text
Секретариат

Организация деловых поездок коллег: особенности внутренних и заграничных командировок

  • 27 февраля 2018
  • 587

Роль секретаря в организации деловых поездок работников велика. В статье рассказывается, как оформить служебные поездки работников и на что обратить внимание при организации зарубежных командировок и деловых поездок.

Какие документы нужно оформить секретарю при организации деловых поездок сотрудников

Положение о командировках

Секретарю, занимающемуся подготовкой служебных поездок коллег, нужно в первую очередь закрепить общие правила организации таких поездок в локальном нормативном акте.

Как правило, такой акт называется Положением о командировках. Данный документ может быть составлен в произвольной форме и утвержден приказом (распоряжением) руководителя компании.Организация деловых поездок коллег: особенности внутренних и заграничных командировок

Документы для командировки

Следующим шагом в организации поездки станет подготовка и оформление соответствующего приказа.

Данный документ составляется по стандартным формам № Т-9 или № Т-9а либо по самостоятельно разработанной форме.

Секретарь должен подписать этот приказ у руководителя организации или его заместителя.

Журналы регистрации поездок сотрудников

Журналы регистрации поездок сотрудников в 2018 году вести не обязательно.

Однако секретарь может вести данные журналы, в том числе используя ранее утвержденные типовые формы, прописав и утвердив их в локальных документах компании.

Командировочные удостоверения

В 2015 г. отменили командировочные удостоверения. Кроме этого, разрешено не составлять служебное задание и отчет о выполненной в командировке работе. Поэтому фактический срок пребывания в командировке устанавливают по проездным документам. Для поездки за границу подойдут также отметки в паспорте. 

Читайте также:

На что обратить внимание при подготовке служебной поездки сотрудников за границу

Наличие визы, срок действия паспорта — те самые «важные мелочи», на которые стоит обратить внимание в первую очередь. Займитесь этими вопросами еще на этапе планирования поездки. При подаче документов на визу тщательно проверьте, все ли требования соблюдены. Так вы избежите задержек при получении паспорта.

В первую очередь, проверьте, чтобы у российского сотрудника было право на выезд из страны, а у иностранца — на въезд.

Нельзя отправить в зарубежную командировку российского сотрудника, у которого есть допуск к сведениям особой важности или государственной тайне. Также запрет действует, если работник выступает подозреваемым по делу или его привлекли в качестве обвиняемого до вынесения решения по делу.

В отношении иностранцев запрета на выезд из страны нет, но есть ограничения на въезд обратно. Например, если иностранец нарушил правила пересечения границы или сообщил о себе заведомо ложные сведения. Также работнику откажут во въезде, если он неоднократно в течение трех лет привлекался к административной ответственности.

Для зарубежных служебных поездок действуют общие правила командировок. Так, работодателю запрещено направлять в поездку беременных женщин, а также работников в возрасте до 18 лет. Нельзя командировать сотрудника, с которым заключен ученический договор, если поездка не связана с обучением (ч. 3 ст. 203 ТК). Работника с инвалидностью можно отправить в поездку, если это не запрещено ему в соответствии с индивидуальной программой реабилитации.

Как подготовить документы для выезда и установить срок служебной поездки

Перед отправкой в командировку убедитесь, что у российского работника есть действующий заграничный паспорт. Если документа нет, предупредите сотрудника о том, что он должен его получить, и возместите ему расходы по оформлению.

Заранее подготовьте визу для въезда в другую страну, приобретите билеты.

Справка

Как купить билеты 

У вашей компании есть договор с организацией, которая приобретает билеты по вашей заявке? Тогда билеты оплачиваются по счетам, а не через банковскую карту. Это удобно. Корпоративная карта не всегда позволяет заказывать билеты онлайн. В таком случае сотрудникам не придется расплачиваться своей личной картой. Если у компании нет такого договора, изучите сервисы бронирования. Выберите наиболее удобный. Но заранее прочитайте условия оплаты и возврата билетов.

Что нужно для оформления визы?

Зайдите на сайт посольства. Ознакомьтесь с условиями выдачи виз и необходимым пакетом документов. Также рекомендуем вам позвонить в посольство. Информация на сайте может быть неактуальной. Иногда телефонные переговоры с посольством платные. Оплатите счет вовремя, чтобы в следующий раз вам не отказали в подаче документов. Курьер, который отвозит документы сотрудников в посольство, должен знать:

  • название компании-партнера;
  • цель поездки.

Уточните график работы посольства. Это важно, если командировка выпадает на новогодние/майские и другие праздники.

Для выезда иностранному работнику нужно иметь с собой удостоверение личности и визу, на основании которых он может пребывать в стране командировки. Проверьте, чтобы у иностранного работника на момент выезда и въезда в Россию была действующая российская виза. Если между странами по международному договору предусмотрен безвизовый режим, например, с Арменией, Беларусью, Казахстаном, российская виза не понадобится.

Отправить российского работника в командировку можно на любой срок. Продолжительность поездки не ограничена минимальными и максимальными пределами. Длительность командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема и сложности поручения. Главное условие: служебная поездка не должна быть бессрочной (ст. 166 ТК).

Для иностранного работника действует ограничение на срок пребывания за пределами России. Не направляйте его в командировку продолжительностью более шести месяцев. Иначе у сотрудника аннулируется разрешение на работу. Если иностранец после возвращения из командировки сроком более шести месяцев продолжит работать — это будет нарушением, за которое организацию могут оштрафовать на сумму от 250 000 до 800 000 руб. (ч. 1 ст. 18.15 КоАП).

Работодатель вправе увеличить или уменьшить срок зарубежной поездки. Действовать нужно по общим правилам для командировок. Оформите служебную записку, где укажите причину изменения длительности поездки (образец ниже). У работников с семейными обязанностями получите письменное согласие на продление командировки. Если продлеваете срок командировки, рассчитайте и доплатите сотруднику аванс на расходы во время служебной поездки. 

На основании служебной записки издайте приказ и ознакомьте с ним работника под подпись. Если сотрудника по факту нет и подписать документ некому, примените особый порядок ознакомления с приказом. Подготовьте и подпишите документ у руководителя, отправьте скан-копию приказа по электронной почте работнику. Сотрудник подписывает его в таком виде и отправляет обратно. Вы избежите нарушения, если закрепите специальный порядок ознакомления с приказом в положении о командировках или ином локальном акте. 

Если срок служебной поездки сократили или работник израсходовал меньше денег, чем ему выдали, разницу он должен вернуть работодателю. Вернуть разницу сотрудник должен в день, когда представил авансовый отчет (п. 26 Положения о командировках). Если он не вернул деньги, работодатель может удержать сумму задолженности из заработной платы работника.

Предварительно работодатель должен получить заявление с согласием на удержание (образец ниже). Удерживать ежемесячно можно не более 20% от начисленной суммы заработной платы. Процедура оформляется приказом в срок не позднее одного месяца с даты, когда работник представил авансовый отчет. Унифицированной формы приказа нет, можно использовать собственную. С документом следует ознакомить сотрудника под подпись.

Подведем итоги

  1. Секретарю, занимающемуся подготовкой служебных поездок коллег, нужно закрепить общие правила организации таких поездок в локальном нормативном акте — Положении о командировках.

  2. Перед тем как начать подготовку сотрудника к зарубежной командировке, нужно проверить, не относится ли он к категории сотрудников, в отношении которых действуют ограничения или запреты на поездки.

  3. Российского работника можно отправить в поездку на любой срок. Иностранного сотрудника — не более чем на шесть месяцев. Иначе он потеряет разрешение на работу.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.