Секретариат

Как подготовиться к офисному переезду: советы секретарю

  • 6 марта 2018
  • 677

Как подготовиться к переезду компании в другой офис? Участвует ли секретарь в планировании и подготовке переезда, и какая роль ему отводится? Что сделать, чтобы не пропустить ничего важного и помочь коллегам быстро освоиться на новом месте?

Для многих организаций рано или поздно наступает тот момент, когда занимаемое помещение перестает устраивать руководство. Как подготовиться к офисному переезду: советы секретарюПричиной этому может быть как поиск более экономичных вариантов аренды, так и расширение компании. Удобно расположенный, комфортный, современный офис — часть корпоративного имиджа. Если подходящий вариант найден, компанию ждет крайне нервный и ответственный процесс офисного переезда.

Основная проблема — как сменить офис с наименьшими потерями. При этом дело касается не только вынужденных перерывов в работе. Казалось бы, переехать на новое место — это просто упаковать вещи и перевезти их в новое помещение. Но как при этом сохранить важные документы, не потерять ничего по дороге, быстро разобрать и организовать все по приезду? Как не потерять связь с клиентами, партнерами и своевременно оповестить их о том, что организация меняет адрес? Все эти заботы ложатся на плечи координатора переезда, на роль которого часто назначают секретаря или офис-менеджера.

Переезд офиса: что делать секретарю?

Переезд фирмы в новый офис может изрядно потрепать нервы. Недаром его сравнивают с пожаром. Чтобы этого избежать, секретарю нужно заранее подготовить грамотный и эффективный план, чтобы впоследствии воплотить его в жизнь без ущерба для рабочего процесса. Надо тщательно продумать от начала до конца и спланировать все действия таким образом, чтобы смена места работы вызвала наименьший стресс, как у персонала, так и у организации в целом. Залог успеха — избегать лишней суеты, планировать каждый этап, уделять внимание мелочам. Соблюдая данные правила, секретарь сможет не просто организовать процесс, но и извлечь из него определенные выгоды для организации. При смене места всегда можно избавиться от лишних вещей, провести ревизию документации, спланировать будущие закупки, исправить ошибки в организации офиса. А если включить в подготовительный процесс весь персонал, можно поднять корпоративный дух и сплотить коллектив вокруг общего дела.

Действовать нужно не только четко, но и быстро. Обычно на подготовку отводится около месяца. Если речь идет о переезде офиса в другой город, может понадобиться гораздо больше времени. Бывают и «экстремальные» ситуации, когда переезжать приходится в течение нескольких недель. В любом случае важно сохранять спокойствие и следовать поэтапному плану.

Как оповестить сотрудников о переезде фирмы в новый офис?

Первое, что должен сделать ответственный помощник руководителя — оповестить персонал компании о предстоящем переезде офиса. Отметим, что сделать это можно только после того, как руководством будет принято соответствующее официальное решение. Чтобы донести информацию максимально быстро можно провести организационное собрание или сделать корпоративную рассылку. Если штат фирмы невелик, можно сообщить коллегам о планах руководства в устной форме, пройдясь по всем отделам.

Справка

К наиболее важной информации, которую нужно довести до сведения всех работников, относятся:

  1. новый адрес;
  2. схема проезда на общественном транспорте;
  3. сведения о наличии парковок и схема их расположения;
  4. общий план с указанием местонахождения отделов и помещений общего пользования.

Если для того чтобы переехать планируется привлекать работников, необходимо подготовить для них памятку о подготовке рабочего места и заблаговременно закупить упаковочные материалы.

Переезд в другой офис: действуем по плану

Чтобы скоординировать подготовительные процессы, нужно составить подробный план переезда офиса, рассчитанный на несколько недель. В него должны быть включены этапы с момента принятия решения до обустройства на новом месте. В упрощенном виде он может выглядеть следующим образом:

Как подготовиться к офисному переезду: советы секретарю

Об эффективных методах работы с информацией и инструментах планирования читайте здесь.

Такой план дает представление о планируемом порядке действий. Если помощник руководителя уже имеет опыт подобных мероприятий, он должен знать, как непросто организовать переезд офиса в компании с большим числом подразделений. В этом случае целесообразно сформировать очередь и составить временной график. Чем больше времени займет обустройство того или иного отдела, тем раньше он должен переехать на новое место. Как правило, в первых рядах оказываются IT-отдел (серверная) и архив организации.

Читайте также:

План переезда офиса: образец временного графика

При разработке плана-графика нужно расписать планируемые этапы и указать сроки их выполнения. Необходимо обозначить все детали (время прибытия транспорта, погрузка, выгрузка, распаковка и т.д.), а также учесть возможные форс-мажоры. Целесообразно заложить в график дополнительное время на случай непредвиденных ситуаций.

График переезда

Как подготовиться к офисному переезду: советы секретарю

То, как правильно организовать переезд офиса и сколько времени выделить на каждый этап, определяется размерами компании и количеством перевозимого имущества. В правую пустую графу необходимо внести примерную продолжительность работ с учетом непредвиденных ситуаций. Подобный график поможет четко координировать действия коллектива.

Необходимо заранее назначить координатора (им может выступать и секретарь), который будет следить за соблюдением графика и помогать в разрешении возникающих проблем.

Как организовать переезд офиса: выбираем перевозчика

При переезде офиса очень важно не ошибиться с выбором транспортной компании. От нее будет зависеть не только скорость, но и благополучное завершение данного мероприятия. Как правило, выбор перевозчика доверяют помощнику руководителя, который должен провести анализ предложений и подобрать оптимальный вариант, с точки зрения соотношения цены и качества.

При выборе перевозчика целесообразно руководствоваться следующими критериями:

Качество первичной консультации. В ответ на ваш запрос профессиональная транспортная компания должна предложить консультацию и, возможно, выезд в офис менеджера для оценки технических условий и количества перевозимого имущества.

Квалификация и опыт. Необходимо изучить существующий опыт компании в реализации схожих проектов, а также узнать о профессиональных навыках ее сотрудников.

Рекомендации. Внимательно ознакомьтесь с доступными отзывами о перевозчике и проверьте их даты.

Гарантии. Ответственная мувинговая компания всегда работает по договору, обязательным условием которого является ее материальная ответственность.

Ценообразование. Стоимость оказания услуг не должна измениться после подписания договора. Если планируется почасовая оплата, перевозчик должен предоставить тарифы на все виды работ.

Планирование. Профессионалы должны заблаговременно разработать график с учетом всех особенностей проекта и предоставить подробную смету.

Правила офисного переезда: как избежать проблем

Основной принцип всех офисных переездов — непрерывная работа компании и минимизация потерь. Как сделать так, чтобы деятельность компании продолжалась, несмотря ни на что?

Справка

Существуют несколько правил:

  1. Задача секретаря — уведомить партнеров, клиентов и поставщиков о том, что компания переезжает в новый офис. Для этого нужно подготовить электронную рассылку или провести личный обзвон всех наиболее заинтересованных лиц.

  2. Необходимо заблаговременно позаботиться о подключении телефонной линии и интернета. Желательно сохранить старые телефонные номера, чтобы клиенты смогли дозвониться по привычному номеру. Если это невозможно, нужно указать новый номер в рассылке, на сайте организации, а также повесить объявление по старому месту работы о том, что офис переехал по новому адресу. Неплохо также оставить координаты новым арендаторам.

  3. Переезжая на новое место, нужно не забыть про вывески и указатели. Их расположение необходимо согласовать с арендодателем.

  4. По возможности, время мероприятия нужно согласовать с бухгалтерией. Смена места работы во время сдачи отчетности не лучшим образом скажется на работе этого отдела.

Переезд в другой офис может стать для организации настоящим испытанием. Однако если позаботиться обо всем заблаговременно и грамотно все спланировать, можно снизить материальные и временные затраты, а также уровень стресса. Секретарю в данной ситуации советуем запастись терпением и оптимизмом. На ваши плечи ляжет ответственная работа, выполнив которую, вы получите заслуженное одобрение от коллег и руководства, а также приобретете ценный опыт, полезный для дальнейшей карьеры.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.