text
Секретариат

Способы документирования: история и современные стандарты

  • 8 апреля 2018
  • 248

Документирование — способ фиксации информации по определенным правилам и стандартам. В статье дается историческая справка о способах документирования и рассказывается о ГОСТе Р 7.0.97-2016 оформления документов, который вступает в силу с 1 июля 2018 года.

Из статьи вы узнаете:

  • средства и способы документирования информации;
  • этапы развития способов документирования;
  • как классифицируются документы по способу документирования информации;
  • в чем преимущества использования ГОСТа при документировании.

Средства и способы документирования информации

Фиксирование информации на различных носителях называется документированием.

Скачайте документы по теме:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».

Документирование ведется на естественном или на искусственном языке. В первом случае мы имеем дело с текстовыми документами, во втором — с электронными.

Средство документирования — это инструмент, с помощью которого происходит запись информации на носителе. Например, шариковая ручка, пишущая машинка или компьютер.

Способ документирования — это действия, с помощью которых информация фиксируется на носителе. Например, запись от руки, машинопись или ввод данных с клавиатуры компьютера.


О видах и способах документирования рассказывается в статье «Документирование — основа делопроизводства».


Этапы развития способов документирования

Системы документирования (методы и средства фиксации информации) тесно связаны с четырьмя основными способами документирования:

  1. Текстовое документирование.
  2. Техническое документирование.
  3. Кино-, фото- и видеодокументирование.
  4. Электронное документирование.

Текстовое документирование

Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и др.

Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить. Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.

Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение.

Перечисленные способы и особенности документирования стали предпосылками развития письменности и текстового документирования.

Письменность имела несколько этапов развития:

  1. Пиктографическое письмо (использование рисунков для обозначения слов).
  2. Идеографическое письмо (использование иероглифов).
  3. Слоговое письмо (каждый знак обозначает слог).
  4. Буквенно-звуковое письмо.

Этапом в развитии текстового документирования стало изобретений пишущей машинки и появления машинописи как способа фиксации информации.

Техническое документирование 

Средство фиксации технических идей и разработок. Результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных разработок, процессы промышленного производства товаров отражаются в документах, имеющих обобщенное название «техническая документация».

Кино-, фото- и видеодокументирование

Изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом, называют фотодокументом. Такие документы используют для точной фиксации происходящих процессов или событий.

Изобразительный документ, содержание которого составляет последовательность зафиксированных на пленке изображений, называется кинодокументом. Кинодокумент фиксирует процесс или событие в момент его совершения.

В настоящее время кинодокументы используются редко, им на смену пришли видеодокументы.

Электронное документирование.

Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера, кодируется.


Дополнительные сведения о документировании читайте в статье «Как оформлять бланки документов по-новому».


Классификация документов по способу документирования

Современные службы ДОУ имеют дело с официальными документами, созданными юридическими или физическими лицами. Основное назначение документов — реализация функций управления: планирование, прогнозирование, финансирование, снабжение, учет и контроль.

Классификация документов проводится на множестве оснований. По способу документирования различают документы:

  • письменные (рукописные или машинные);
  • графические (схемы, рисунки, чертежи, карты);
  • фото- и видеодокументы;
  • аудиозаписи
  • электронные документы.

По содержанию документы делятся на:

По наименованию деловая документация классифицируется на приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, инструкции, договоры и т. д.

Читайте также:

Возможен вариант классификации по срокам хранения. Срок бывает временным (до 10 лет), долговременным (свыше 10 лет) и постоянным.

Для оптимизации процесса документирования в компании секретарь решает следующие задачи:

  • определяет виды документов по конкретным функциям, ситуациям и способам документирования;
  • пишет инструкцию по составлению деловых бумаг и приданию им юридической силы;
  • разрабатывает образцы оформления наиболее часто используемых в компании документов или составляет трафаретные тексты.

О там, как правильно организовать работу с документами в компании и основных способах документирования, узнайте из статьи «Первые этапы делопроизводства в организации».


В чем преимущества использования ГОСТа при документировании

С 1 июля 2018 года вступает в силу новый национальный стандарт документирования и оформления документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он будет определять состав реквизитов документов, правила оформления деловых бумаг, виды бланков и набор реквизитов в них, а также регламентировать правила создания документов.

Положения нового стандарта будут распространяться на бумажные и электронные документы.

Стандарт ориентирован на тех, кто разрабатывает и использует организационно-распорядительные документы.

Секретари и делопроизводители используют ГОСТ для оценки качества подготовки деловых бумаг. Исполнители, применяя стандарт, получают четкие и непротиворечивые правила документирования, а руководители — инструмент для оценки работы исполнителей.

В чем преимущества использования стандарта?

Один из принципов стандартизации — экономичность.

Для повторяющихся действий и ситуаций унификация процедур приводит к сокращению времени и трудовых затрат.

Справка

Внедрение новых информационных технологий

Внедрение новых информационных технологий документирования требует использования шаблонов и стандартных форм. Применение ГОСТа создает основу для успешного перехода на электронный документооборот.

Документирование управления в любой организации обязательно ведется по правилам и нормам. Если компания не использует ГОСТ Р 7.0.97-2016, то она будет вынуждена разработать собственный стандарт.

Соблюдение ГОСТа снижает расходы компании на разработку собственных норм и правил, сокращает время работы сотрудников. Секретарю и делопроизводителям не потребуется изобретать новые формы деловых бумаг, правила документирования и оформления.

Использование компанией национального стандарта дает преимущества в конкурентной борьбе, поскольку свидетельствует о стремлении быть «прозрачной» и понятной для деловых партнеров.

Применяя стандарт, вы создадите документы, обладающие юридической силой.

Грамотно и рационально оформленные документы легче обрабатывать и анализировать. Это способствует принятию верных управленческих решений.

Единые правила оформления документов повышают деловую и корпоративную культуру компании, укрепляют деловой имидж фирмы.

Для обеспечения требований ГОСТ секретарь разрабатывает локальный нормативный акт (он может назваться «Положение о ДОУ», «Инструкция по делопроизводству» или «Правила оформления управленческих документов»). В этом акте регламентируются стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Рис. 1. Образец Инструкции по делопроизводству

Скачать Инструкцию по делопроизводству.


Подробнее о новым национальном стандарте по оформлению документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016 рассказывается в материале «Как по-новому оформлять документы. Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016».


Вывод

Фиксация информации на конкретном носителе и с соблюдением определенных правил называется документированием. Для снижения временных и трудовых затрат на документирование используется ГОСТ.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.