text
Секретариат

Прошито и пронумеровано: технология сшивания документов и образец заверительной наклейки

  • 15 апреля 2018
  • 1908

Часто бумаги, которые нужно сдать в архив или в налоговую инспекцию, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. В статье рассказывается, как правильно прошить документы и дается образец заверительной наклейки «Прошито и пронумеровано».

Единой стандартной инструкции по сшиванию деловых бумаг законодательством не предусмотрено. Однако есть методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 года и ГОСТ 51141, который регламентирует правила архивного хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Обложка

Для каждой папки, в которую вы будете подшивать документы, подберите картонную обложку. Обложки бывают трех видов:

  1. Стандартные. Размер — 22,9х32,4 см. В папках с такими обложками хранятся листы стандартного размера А4.
     
  2. Нестандартные. Размер и пропорции нестандартных обложек зависят от формата подшиваемых деловых бумаг.
     
  3. Обложки для длительного хранения бумаг. Главная особенность таких обложек — материал, из которого они сделаны. Это твердый картон, предназначенный для хранения более 25 лет. Размер и пропорции обложек для длительного хранения зависят от формата подшиваемых бумаг.

На обложке напишите следующие сведения:

  • Наименование компании.
  • Название структурного подразделения. Например, «Финансовый отдел».
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома (если томов несколько).
  • Количество листов дела.
  • Дата формирования дела.

Как правильно оформить обложку дела, рассказывается в статье «Оформление обложки дела: важна каждая деталь».


Опись

К каждому делу прикладывается опись. В нее включите следующие сведения:

  • Заголовок дела.
  • Дату составления подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотацию. Это краткое описание документов дела и причина, по которой оно передано на хранение.

На заметку! Листы описи не включается в нумерацию.

Существует три варианта хранения описи в деле:

  • подшить в общую папку;
  • приклеить к обратной стороне обложки дела;
  • хранить отдельно.

Рекомендуем подшить опись к основному делу: так она лучше сохранится.


Как правильно оформить опись дел, рассказывается в статье «Опись дел».


Нумерация листов

Листы дела нумеруйте арабским цифрами. Как правило, нумерация не вызывает затруднений, но учитывайте ряд нюансов:

  • Нумеруйте листы, а не страницы. На страницах оставляйте ту нумерацию, которая была. Она может отличаться от создаваемой вами.
     
  • Номера листов ставьте в правом верхнем углу. Следите, чтобы номер не касался основного текста.
     
  • Приложения к документам нумеруйте в общем порядке, то есть сразу после документа, к которому они прилагаются.
     
  • Если в состав дела входят письма, то сначала пронумеруйте конверт, а потом — все листы, входящие в него.
     
  • Каждый том нумеруйте отдельно, если в деле несколько томов.
     
  • Лист большого формата нумеруйте в правом верхнем углу, потом согните и подшейте под один край.
     
  • Составьте опись содержимого, если к листу приклеены другие документы (чеки, квитанции, билеты и др.), а лист нумеруйте в общем порядке, то есть как один лист.
     
  • Нумеруйте склейку как один лист, если в деле есть склейки нескольких листов, а в описи укажите, сколько листов содержит склейка.

Способы прошивки документов

Компоненты дела сшивают несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел небольшого объема. Прошивайте в два прокола, а на обороте концы нитки свяжите друг с другом. К узлу приклейте наклейку с заверительной надписью и печатью. О том, как составить заверительную надпись «Прошито и пронумеровано», будет рассказано далее.
     
  • С помощью дырокола и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел большого объема. По технологии он аналогичен первому способу, только вместо иглы используют дырокол. Обложку дела при этом не подшивают.
     
  • С помощью дрели (шуруповерта) и шнура. Это способ применяйте для формирования дел очень большого объема. Вместо нити используйте веревку или шнур. При таком способе сшивания обложка подшивается к делу.
     
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ используют в типографиях.

На заметку! Журнал учета трудовых книжек перед прошивкой опечатайте с помощью пломбы.

Общая схема прошивки документов представлена на рисунке ниже:

Прошито и пронумеровано: технология сшивания документов и образец заверительной наклейки

Рис. 1. Общая схема прошивки документов

Читайте также:

Как прошить документы для архива

Через год после завершения дела его следует сдать в архив организации. В течение определенного срока дело хранится в архиве компании, а потом передается в муниципальный, региональный или государственный архив.

Сроки хранения дел в архиве компании:

  • 75 лет хранятся кадровые документы, похозяйственные книги (это книги, в которых ведется учет личного подсобного хозяйства), записи действий нотариального характера;
  • 20 лет хранятся проекты капитального строительства, патенты, технологическая и конструкторская документация;
  • 15 лет хранится научная документация;
  • 5 лет хранятся кинодокументы;
  • 3 года — видео- и фотодокументы.

Подробнее о том, как определить сроки хранения архивных документов, читайте в статье «Сроки хранения документов в организации».


Оформлением дел для передачи в архив компании занимаются сотрудники отдела ДОУ. Если такого отдела в организации нет, то это делает секретарь.

При подготовке документов для передачи в архив не забудьте внести в опись дела дополнительную информацию:

  • дату составления описи;
  • номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
  • должность, фамилию и инициалы лица, составившего опись.

Оформление дела для архива включает в себя несколько последовательных шагов:

  1. Определение состава документов в папке.
  2. Прошивка.
  3. Нумерация листов.
  4. Составление заверительной надписи «Прошито и пронумеровано» и закрепление ее печатью.
  5. Подготовка итоговой описи дела.

Подробнее о том, как правильно формировать дела, читайте в статье «Оформление дел».


Как прошить документы для налоговой инспекции

Подготовка и прошивка документации для налоговой инспекции отличается от прошивки документации для сдачи на хранение в архив.

Особенности подготовки документации для налоговой инспекции:

  • Документы скрепляйте в не в два, а в три прокола. Расстояние между отверстиями делайте не менее трех сантиметров.
     
  • Дело прошивайте с помощью прошивочной иглы. Используйте нитки, банковский шпагат или капроновую нить.
     
  • Документы в папке опечатайте. Для это сделайте наклейку на узел размером 3х5 см. Следите, чтобы концы нитей остались свободными.
     
  • На наклейке сделайте заверительную надпись «Прошито и пронумеровано» (образец ниже).
     
  • Отчеты о бухгалтерской деятельности прошейте в пять отверстий, а узел нити обклейте папиросной бумагой.

Заявления и учредительные документы можно сдавать непрошитыми.

Заверительная надпись

После того, как все компоненты дела прошиты и пронумерованы, сделайте заверительную наклейку. Образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» показан ниже:

Прошито и пронумеровано: технология сшивания документов и образец заверительной наклейки

Рис. 2. Образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью»

Наклейка представляет собой фрагмент бумаги размером 5х6 см (для налоговой — 3х5 см).

Она приклеивается на обороте последнего листа таким образом, чтобы зафиксировать узел, которым связаны нити, скрепляющие дело.

В заверительной надписи «Прошито и пронумеровано» укажите:

  • общее количество листов в папке (цифрами и прописью);
  • физические особенности дефектных листов (например, если некоторые из них порваны);
  • должность, фамилия, инициалы и подпись сотрудника, составившего подшивку.

На заверительную надпись «Прошито и пронумеровано» поставьте печать организации. Оттиск печати должен находится и на самой наклейке, и на листе, к которому она приклеена


Образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив приведен в статье.


Вывод

Оформление дела для передачи в архив или налоговую инспекцию включает в себя определение состава документов в папке, их прошивку, нумерацию, составление описи и подготовку заверительной надписи «Прошито и пронумеровано». Надпись располагается на оборотной стороне последнего листа в папке и содержит информацию о количестве листов в деле и о сотруднике, который формировал и прошивал дело.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.