Секретариат

Документирование управленческой деятельности: внедрение централизованной системы

  • 22 апреля 2018
  • 989

С ростом компании растет объем управленческой документации. Со временем секретарь перестает справляться с возложенными на него обязанностями документирования управленческой деятельности. В статье рассказывается об основных этапах внедрения централизованной системы документирования.

Какие существуют системы документирования управленческой деятельности организации

Документирование управленческой деятельности ведет каждая организация. Однако не в каждой компании есть специальный отдел, занимающийся этой работой. Работу по документированию в таких организациях ведут сотрудники разных отделов в дополнение к своим основным обязанностям. Процессы делопроизводства и маршруты движения документов в этих фирмах не согласованы между собой. Такую систему документирования управленческой деятельности организации называют «децентрализованной».

Скачайте документы по теме:

В компаниях, где документирование ведется в разных отделах, но все они подчиняются одному сотруднику, например, секретарю руководителя, ситуация с документами упорядочена. Такую систему документирования называют «смешанной».

Недостатком этой системы является отсутствие отдельной штатной единицы, для которой контроль за документированием управленческой деятельности является основной обязанностью.

С ростом компании объем документов растет. Секретарь перестает справляться с возложенными на него обязанностями.

В этой ситуации он может инициировать создание специального отдела, который будет заниматься документированием управленческой деятельности предприятия.

Сотрудники новой структуры:

  • разработают и внедрят единые правила документирования;
  • организуют контроль за выполнением этих правил;
  • разработают четкую схему документооборота;
  • создадут удобную систему поиска документов.

Полезная информация об организации делопроизводства и документировании управленческой деятельности содержится в статье «Первые этапы делопроизводства организации».


Каковы этапы внедрения централизованной системы документирования управленческой деятельности

Этап 1. Получите письменное распоряжение руководителя

Создание нового отдела — это изменение организационной структуры. Для этого издается приказ по основной деятельности. В нем руководитель компании:

  • ставит задачу и назначает ответственного за ее выполнение или создает рабочую группу;
  • определяет срок выполнения задачи и устанавливает промежуточные сроки отчетов;
  • поручает работникам компании оказывать содействие рабочей группе.

Ниже приведен образец приказа о централизации системы документирования управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности: внедрение централизованной системы

Рис. 1. Приказ о централизации системы ДОУ: образец

Этап 2. Сделайте анализ системного документирования управленческой деятельности в организации

Составьте список сотрудников, которые ведут документирование управленческой деятельности в своих отделах. Централизованная система поддерживает усилия сотрудников, ответственных за ДОУ. Они буду контролировать на местах выполнение новых правил. В качестве примера анализа системного документирования приведем Таблицу 1.

Таблица 1. Подразделения компании, ответственные за документирование управленческой деятельности

Подразделение

Кто ведет документирование

Примечание

Ф. И.О.

Должность

1

Руководство, Дирекция по реализации

Аленичева А. В.

Секретарь генерального директора

2

Финансовая дирекция

Захарова М. В.

Экономист

Фактически — секретарь приемной, по должности не работает

3

Дирекция по производству

Петрова В. А., Горячева Т. Б.

Офис-менеджер, инженер отдела эксплуатации

Петрова — делопроизводство; 
Горячева — архив дирекции

4

Дирекция по логистике

Комарова Н Н.

Диспетчер

В рамках дополнительных обязанностей ведет архив отдела.

Юридический отдел

Бердышев И. Р.

Юрисконсульт

В рамках дополнительных обязанностей ведет архив отдела.

Подготовьте перечень инструкций по документированию управленческой деятельности. Подготовка перечня поможет систематизировать отраслевые правила по обращению с документацией и найдет пробелы в существующем перечне.

Читайте также:

Этап 3. Опишите маршруты движения деловых бумаг

Анализ текущего потока документов поможет его упростить и оптимизировать. Маршрутизацию документопотока не следует описывать в текстовом виде. Получится сложно и не наглядно. Наиболее подходящая программа для создания схем — MS Visio.

В небольших организациях, где количество этапов движения деловых бумаг небольшое, маршрут представьте с помощью простой схемы, составленной в приложении MS Word или MS Excel. Ниже приведен пример маршрута входящего документа.

Документирование управленческой деятельности: внедрение централизованной системы

Схема 1. Маршрут входящего документа 

Анализ схемы позволяет выявить факторы, тормозящие движение документа:

  • Секретарь генерального директора после получения почты предварительно рассматривает письма и сортирует их. Потом составляет список отделов, куда нужно передать почту.
  • Пока не будет составлен список приема-передачи, почта не дойдет до нужных отделов.
  • Прежде чем письмо дойдет до исполнителя, два сотрудника должны расписаться в его приеме и передаче.

В примере входящий документ до регистрации проходит четыре этапа: прием, сортировка, составление списка для приема-передачи и собственно, прием-передача.

Очевидно, что мы имеем дело с искусственным затягиванием процесса работы с входящей документацией. Избавьтесь от таких усложнений.

После оптимизации работы с почтой входящий документ будет до своей регистрации проходить всего два этапа: прием и первичное рассмотрение.

Используя приведенный пример, составьте маршруты движения других документов в компании и проанализируйте их.


Полезные советы по анализу существующей системы документирования процесса управления вы найдете в статье «Аудит делопроизводства: привлекаем аудиторскую фирму».


Этап 4. Дайте наименование и определите статус нового делопроизводственного отдела

Новое подразделение может называться «канцелярия», «отдел делопроизводства» или «служба документирования управленческой деятельности». Определите статус новой структурной единицы. Это может быть самостоятельный отдел или группа сотрудников в рамках одного из существующих подразделений.

Этап 5. Сформируйте штат будущего подразделения

Возможно два варианта: подобрать сотрудников из других отделов компании, либо нанять новых. В любом случае, это решение находится вне компетенции секретаря. Его принимает руководитель фирмы. Секретарь лишь дает свои рекомендации.

На пятом этапе к работе по документированию управленческой деятельности организации подключаются сотрудники отдела кадров, которые:

  • меняют штатное расписание и организационную структуру фирмы;
  • разрабатывают должностные инструкции новых штатных единиц;
  • нанимают сотрудников на новые вакансии внутри фирмы или за ее пределами.

Секретарь руководителя не остается в стороне от этого процесса. Сформулируйте требования к кандидатам на вакансии, примите участие в разработке должностных инструкций.

Этап 6. Составьте план материально-технического обеспечения нового отдела

Канцелярии или отделу ДОУ потребуются укомплектованные рабочие места и стандартное программное обеспечение. Рабочее место сотрудника нового отдела оснастите потоковым сканером. В кабинете разместите шкафы для хранения документов. Часть шкафов должна запираться на ключ.

Этап 7. Подготовьте пакет организационно-правовых документов для нового подразделения

Новому отделу потребуется Инструкция по делопроизводству. Опишите в ней процесс создания, движения, использования и хранения деловых бумаг, отвечающий специфике документирования управленческой деятельности вашей организации.

Разработайте Положение о структурном подразделении.

Все остальные документы разработают сотрудники вновь созданного отдела ДОУ или канцелярии.

Вывод

Если объем документов компании растет, и секретарь перестает справляться с обязанностями по контролю процесса документирования управленческой деятельности, возможно создание новой структурной единицы — канцелярии или отдела ДОУ. Новый отдел разработает единые правила и будет контролировать процесс документирования управленческой деятельности.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.