text
Секретариат

Оформление письма на английском: образец

  • 29 апреля 2018
  • 1210

Навык общения на английском языке все чаще включают в требования к квалификации секретаря. Оформление письма на английском требует владение языком, знание этикета деловой переписки и традиций. Разберем на примерах.

В английском языке существует несколько видов официальных сообщений. Для каждого прописаны свои правила построения текста. Основная цель — донести мысль до адресата. Чтобы ее реализовать, следуйте сложившимся правилам деловой переписки.

Скачайте документы по теме:

Оформление делового письма на английском: бланк и обязательные реквизиты

Во многих компаниях существуют фирменные бланки для деловой корреспонденции. Основным международным языком общения в сфере бизнеса считается английский. Разрабатывая форму или шаблон письма, сразу переведите его для переписки с иностранными партнерами.

Оформляйте официальное письмо на английском на бланке, который включает:

  • эмблему (логотип) компании;
  • полное наименование;
  • род деятельности;
  • почтовый адрес;
  • номер телефона;
  • адрес электронной почты;
  • названия представительств и филиалов с указанием городов и стран;
  • банковские реквизиты.

Основное отличие от русскоязычного бланка — сведения об адресации ответа в шапке бланка. Например:

In reply please address the Chief Accountant. Ответ направьте главному бухгалтеру.

All letters to be addressed to the Director General. Все ответы адресуйте генеральному директору.

Если документ составляют на обычном листе, а не на фирменном бланке, адрес отправителя помещают в левом верхнем углу. Ниже пишут адрес получателя. Тремя строками ниже проставляют дату в формате день / месяц / год. При оформлении адреса запятые в конце строк не используют.

Правила оформления делового письма на английском языке требуют четкого форматирования текста. Все абзацы начинают от одной вертикальной линии. Красные строки не используются. Каждый абзац соответствует отдельному смысловому блоку. Белые поля расположены равномерно. Даже если текст состоит из одной–двух строк, их помещают в центре листа.

Оформление делового письма на английском: пример бланка

Бланк для ведения переписки с англоязычными партнерами разрабатывают для выполнения условий договоров и контрактов. В соглашении оговаривается условие переписки на двух языках. Это значит, что корреспонденция на русском и английском считается юридически равнозначной.

Универсальным вариантом считают оформление деловых писем на английском языке по образцам стандартов ISO 90-х годов. Эти правила применяются до настоящего времени.

Оформление письма на английском: образец

Рис. 1. Оформление официального письма: образец заполненного бланка на английском

Правила оформления письма в английском языке: структура письма

Каждый вид официальной корреспонденции на английском имеет четкую структуру. Обязательные реквизиты и основной текст выстраивают в последовательность.

Таблица 1. Структура делового письма на английском языке

Элемент

Содержание

Пример

Адрес отправителя

Имя отправителя.

Должность.

Название организации.

Номер дома, улица.

Город, почтовый индекс.

Страна.

Mr Aleksandr Klimov

Marketing Director

Alfa PLC

16 Sadovaya St

Moscow 123456

Russia

Адрес получателя

Имя адресата.

Должность.

Название организации.

Номер дома, улица.

Город, почтовый индекс.

Страна.

Mrs Barbara Stain

Chief manager

Terra Inc

25 Downing St

London SW1A 2AB

United Kingdom

Дата

день / месяц / год

21 March, 2018

Обращение

Варьируется в зависимости от пола и степени знакомства с адресатом.

К незнакомым людям:

Dear Sir / Madam / Sirs

К малознакомым людям:

Dear Mr. / Mrs. / Miss

Вступление

Вводное предложение: цель обращения и источник информации.

With reference to your advertisement in Publisher Journal

(Со ссылкой на ваше объявление в журнале «Издатель»)

In reply to your letter of 15 March...

(В ответ на ваше письмо от 15 марта)

Основной текст

Пояснение целей и причин обращения, детали обсуждаемой проблемы, вопросы и оценка ситуации, пожелания и предложения.

Более подробно о стандартных фразах, оборотах и выражениях, использующихся при оформлении деловых писем на английском языке.

Заключение

Благодарность за внимание, намерение продолжить переписку.

Please acknowledge receipt

(Пожалуйста, подтвердите получение)

Looking forward to hearing from you soon

(С нетерпением жду вашего ответа)

Формула вежливости

Общепринятое завершение письма (аналог русского «С уважением»).

К незнакомым людям:

Yours sincerely

К знакомым людям:

Yours faithfully

Подпись отправителя

Собственная подпись, имя, фамилия, должность.

Yours sincerely,

Aleksandr Klimov

Marketing Director

Alfa PLC

Приложение

Отметка о наличии приложения.

Inc. copy of supply contract

Правильное оформление письма на английском: образец структуры основной части

При составлении официального сообщения учтите, что все его части должны быть выстроены в определенной логической последовательности. Правила действуют не только на порядок обязательных реквизитов. Основная часть письма также обладает четкой структурой. Узнайте, как сделать сложный текст простым в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статьи оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

Текст разбивают на смысловые абзацы, которые отделяют друг от друга двойным интервалом. Основные мысли сообщения при таком форматировании отслеживаются легче.

Таблица 2. Оформление основного текста письма на английском

Цель и причины обращения

Inviting (приглашение), apologizing (извинение), informing (информирование), requesting (запрос), complaint (жалоба), thanking — благодарность

We are writing with regard to…

(Пишем вам по поводу…)

We are able to confirm…

(Мы можем подтвердить…)

Детали и факты

Подробное описание или оценка проблемы.

Regarding your question about...

(Касаемо вашего вопроса о…)

We would like to inform that…

(Хотели бы проинформировать вас о…)

Вопросы

Запрос дополнительной информации у адресата.

I am a little unsure about…

(Я немного сомневаюсь по поводу…)

Could you possibly explain…

(Не могли бы вы объяснить…)

Пожелания и предложения

Предлагаемые для дальнейшего сотрудничества действия.

I would be grateful if you could …

(Я был бы признателен, если бы вы…)

Please could you send me…

(Не могли бы вы выслать мне…)

Благодарность

Завершение послания в позитивном ключе.

I appreciate your help.

(Я ценю вашу помощь)

I am grateful for your assistance.

(Я благодарен за вашу поддержку)

Заключение

Намерение продолжить переписку.

Please acknowledge receipt

(Пожалуйста, подтвердите получение)

Feel free to contact us

(Без колебаний обращайтесь к нам)

Стилистические правила при оформлении письма на английском

Строгие правила существуют не только для оформления реквизитов и структурирования документа. Они также затрагивают стилистику текста. Деловое письмо носит официальный характер. Особенности стиля во многом схожи с русским языком:

  • лаконичность, сжатое изложение достоверных фактов;
  • структурирование материала по смыслу;
  • употребление шаблонных фраз, устойчивых выражений;
  • использование терминологии;
  • отсутствие выражений с ярко выраженной эмоциональной окраской;
  • прямой порядок слов в предложении;
  • использование сложных предложений;
  • отсутствие сокращений.

При оформлении письма за образец по стилистике английского языка часто принимают его британский вариант. На самом деле, это зависит от национальных и территориальных особенностей вашего адресата.

Вывод

Мировой бизнес не признает географических границ. Общаться с иностранными партнерами и клиентами приходится все чаще. Именно поэтому владение дополнительным языком становится необходимым навыком современного специалиста, в том числе секретаря.

Оформление деловых писем на английском языке имеет свои особенности. Если секретарь знает о них, он сможет произвести хорошее впечатление на адресата, что положительно влияет на имидж компании.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.