Методы самоменеджмента в работе секретаря

197
Самоменеджмент позволяет секретарю рационально использовать время, владеть ситуацией и осознанно планировать работу. В статье дается характеристика самоменеджмента и излагаются основные принципы системы.

Цель самоменеджмента

Многие секретари, сталкиваясь с лавиной ежедневных рутинных задач и незапланированных поручений, теряют контроль над ситуацией и не могут рационально организовать рабочий процесс.

Такая растерянность — явный признак того, что вы не пользуетесь возможностями саморазвития и личностного роста, которые дает самоменеджмент.

Самоменеджмент — это самоорганизация, умение создавать порядок из хаоса ежедневных рутинных задач.

Сущность самоменеджмента — это осознанное и методичное внедрение эффективных приемов работы в повседневный трудовой процесс, оптимальное использование собственных ресурсов для достижения поставленных целей.

Как применить на практике принципы самоменеджмента?

Технология самоменеджмента включает в себя 6 базовых принципов:

  1. постановка цели;
  2. планирование;
  3. принятие решений;
  4. реализация;
  5. контроль;
  6. коммуникация.

1. Постановка цели

Цель — это визуализация результата работы. Создание образа того, что вы хотите достичь, предваряет любую осознанную деятельность, упорядочивает ее и делает осмысленной.

Постановка цели позволяет сконцентрировать энергию и силы на том, что должно быть достигнуто.

Одно из правил эффективного самоменеджмента гласит: «Случайные успехи красивы, но не гарантированы. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляются и случаются чаще».

Стоит устанавливать краткосрочные, реально достижимые цели. Они станут этапами в достижении долгосрочной цели.

2. Планирование

Главная задача планирования — оптимизация использования времени.

Основные принципы планирования времени:

  • Соотношение (60:40). Этот принцип самоменеджмента важен для планирования рабочего времени руководителя. Составлять план следует только на определенную часть рабочего времени (на 60%). Остальное время оставляйте на незапланированные встречи, затянувшиеся переговоры и экстренные случаи.
  • Регулярность — системность — последовательность. Регулярно планируйте все дела, а не только важные. Планируйте системно: долгосрочные планы — краткосрочные дела — текущие действия. Последовательно доводите каждое начатое дело до конца.
  • Реалистичность. Планируйте только такой объем работы, с которым можете справиться.
  • Компенсация потери времени. Компенсировать потерянное время лучше сразу, в тот же день. Задержитесь вечером на работе и завершите все дела, вместо того, чтобы в течение следующего дня наверстывать упущенное.
  • Результат, а не действия. Составляя план, формулируйте цель или результат, а не действия для их достижения. Например, «ответ на запрос из трудовой инспекции», а не «написание ответа». Так вы подсознательно направите свою энергию на результат, а не на процесс.
  • Срок исполнения. Устанавливайте и фиксируйте точные сроки выполнения задач.
  • Синхронизация планов. Согласуйте по времени свой план с планами других сотрудников. Такую синхронизацию удобно делать в приложении MS Outlook.

Советы по оптимизации планирования рабочего времени с помощью MS Outlook вы найдете в статье.

3. Принятие решений

Этот этап предполагает выбор первоочередных задач.

В системе самоменеджмента принять решение означает расставить приоритеты. Главная проблема секретаря — желание сделать все дела сразу. Вы распыляете свои силы на несущественные, но кажущиеся срочными дела.

При определении очередности выполнения задач пользуйтесь следующими принципами:

  • Принцип Парето (соотношение 80/20). Принцип гласит: 20% наших усилий способны принести 80% результата. Отсюда вывод: начинайте день с самых важных и трудных дел, а не самых легких и интересных.
  • Принцип АБВ: установление приоритетов. С помощью букв «А», «Б» и «В» все дела маркируются в соответствии с их важностью и значением: самые важные, просто важные и менее важные. Самые важные составят 15% от всех дел, их вклад в достижение общей цели составит 65%. Важные составят 20%, их суммарная значимость составит 20%. Менее важные покроют 65% списка дел и дадут всего 15% к общему результату. Принцип «АБВ» является развитием принципа Парето.

4. Реализация и организация

Этап включает составление распорядка дня, организацию работы и реализацию плана. Основное понятие самоменеджмента: «Работа подчиняется мне, а не наоборот». Есть несколько принципов составления распорядка дня, которые делятся на 3 группы: принципы начала дня, принципы середины дня и принципы окончания дня.

Принципы начала дня:

  • создаем хорошее настроение;
  • начинаем работу в одно и то же время;
  • просматриваем и корректируем план дня, составленный накануне;
  • согласовываем план с руководителем;
  • начинаем с самых трудных и важных дел;
  • стартуем без раскачивания.

Принципы середины дня:

  • не отвлекаемся на решение «неотложных» проблем;
  • избегаем незапланированных импульсивных действий: вдруг захотелось позвонить — подумайте, не помешает ли это текущей работе, пришла в голову гениальная мысль — запишите ее и вернитесь к ней позже;
  • после каждых 50 минут работы делаем 10 минутный перерыв;
  • начатое дело доводим до конца или завершаем этап;
  • небольшие однородные задачи объединяем в один блок;
  • незапланированные промежутки времени (например, ждем звонка) используем для планирования, подготовительной работы или рутинных операций;
  • для самой важной работы резервируем один час, когда вам никто не будет мешать;
  • перепроверяем план дня, корректируем приоритеты, добавляем или удаляем задачи.

Принципы окончания дня:

  • завершаем все начатые небольшие дела;
  • контролируем результаты: сравниваем план с результатом;
  • составляем план на следующий день;
  • создаем хорошее настроение: определяем главное достижение сегодняшнего дня.

Об основных принципах планирования рабочего дня руководителя рассказывается в статье.

5. Контроль результатов

Задача этапа — оптимизация трудового процесса. Все функции самоменеджмента не произведут желаемого эффекта, если не проводить регулярный контроль достигнутых результатов.

Контроль выполняет 3 задачи:

  • оценка достигнутых результатов (физическое состояние дел);
  • сравнение исходного плана с итоговым списком выполненных задач;
  • корректировка целей.

Регулярно, через заданные интервалы времени, проверяйте свои планы, контролируйте затраченное время и записывайте факторы, ставшие препятствием к осуществлению задуманного.

В течение дня задавайте себе следующие вопросы:

  • Я решаю сейчас самую важную задачу?
  • Я смогу решить эту задачу в запланированное время?
  • Я могу поручить выполнение этой задачи другому сотруднику?
  • Я могу объединить эту задачу с однотипными в единый блок?
  • Я контролирую помехи и «поглотителей времени»?

6. Информация и коммуникация

Информация и коммуникация — основа самоменеджмента, они необходимы на всех этапах. На этапе планирования работы секретарю важно поставить ряд вопросов, которые помогут найти решение проблемы. На этапе контроля нужно четко сформулировать причины невыполнения задачи и сделать выводы. Залог успешной коммуникации — умение слушать и слышать руководителя и формулировать проблему в виде последовательности задач.

Вывод

Значение самоменеджмента велико в профессиональной и личной жизни секретаря. В профессиональном плане этот метод позволяет концентрироваться на главном, меньше торопиться, владеть ситуацией и повысить работоспособность. В личном плане самоменеджмент снижает уровень стресса, повышает мотивацию и уверенность в себе. Практика самоменеджмента состоит из шести шагов: постановка цели, планирование, принятие решений, реализация, контроль и коммуникация.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» -
      портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль