text
Секретариат

Гид по оформлению командировок 2018

  • 25 мая 2018
  • 1131

Как правильно оформлять командировку в 2018 году?

Гид по оформлению командировок 2018

Гид по оформлению командировки поможет сориентироваться в документах, правильно составить отчёты и подскажет, как упростить планирование командировок с помощью онлайн-сервиса.

  1. Определяем цель поездки, ее сроки и место командирования

Цель поездки отражается в приказе о командировке. На данный момент отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Зная цель и подробности поездки, можно приступать к её планированию. Транспорт и проживание — основные составляющие организационной части. Самый удобный способ — планировать командировки онлайн с помощью специальных сервисов, на которых можно покупать билеты и бронировать отели для любого количества сотрудников.

  1. Выпускаем приказ о командировке

Приказ выпускается по унифицированной форме Т-9, утвержденной Госкомстатом, или внутренней форме организации, утвержденной локальными нормативными актами.   

Что должно быть в приказе?

  • наименование организации,
  • наименование документа и дата его составления,
  • Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
  • место назначения (страна, город, организация),
  • срок командировки (количество календарных дней),
  • даты начала и окончания поездки,
  • цель командировки,
  • организация, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ составляется на основании служебной записки непосредственного руководителя. Приказ должен быть подписан руководителем организации.

  1. Бронируем билеты и проживание для командируемых

Можно обратиться в агентство, которое подберёт отели и билеты на поезд или самолёт за агентское вознаграждение. Более простой и выгодный способ — воспользоваться онлайн-сервисом планирования командировок. Например, OneTwoTrip for Business предлагает более 300 000 отелей по всему миру, билеты более 800 авиакомпаний и ж/д билеты по России и СНГ. Забронировать билеты можно на одного человека или целый отдел буквально за пару минут.

  1. Фиксируем факт отправки сотрудника в журнале учета

Вносим в документ ФИО командированного специалиста, название компании, в которую он направлен, место назначения. Если используется унифицированная форма журнала учета командированных сотрудников, в строке о командировочном удостоверении ставим прочерк.   

  1. Заполняем табель учета рабочего времени.

Заполняется по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утвержденной внутренней форме компании. Дни командировки отмечаем кодом К. Если сотрудник выполнял командировочное задание в свой выходной день, отмечаем этот день кодами РВ и К. Время командировки подтверждается после возвращения билетами на поезд или самолёт.

  1. Оформляем авансовый отчет по форме АО-1
  1. По возвращении сотрудник составляет авансовый отчёт

Со средствами на проезд, проживание и сопутствующие расходы есть 2 варианта. Либо их перед командировкой выдает бухгалтерия, либо сотрудник тратит свои деньги и затем получает компенсацию по чекам из поездки. По возвращении сотрудник в течение 3-х дней сдает авансовый отчет и подтверждающие документы в бухгалтерию. При использовании онлайн-сервиса для планирования командировок вся закрывающая документация уже находится в системе.

  1. Проверяем наличие документов, подтверждающих затраты

Это чеки, квитанции, приходные ордеры, договоры. Факт нахождения в служебной поездке подтверждают железнодорожные или авиабилеты. При стандартном учёте документы должны быть предоставлены в бумажном виде. Онлайн-планирование позволяет видеть все расходы по отелям и билетам на каждого сотрудника в сервисе, а также фильтровать информацию по периоду или человеку. Нет необходимости предъявлять бумажные билеты — электронные квитанции сохраняются при покупке билетов.

Почему стоит попробовать онлайн-бронирование командировок?

  • Доступ ко всем авиа- и ж/д билетам и отелям даёт возможность состыковать рейсы и выбрать из огромного количества вариантов размещения
  • Автоматизированный контроль упрощает управление процессом
  • Отслеживать тревел-процессы онлайн — быстрее и проще
  • Все отчёты — в одном месте и с круглосуточным доступом
  • Не нужно оплачивать фиксированные сборы за работу агентства
  • Есть возможность планировать поездки заранее и видеть все командировки компании в одном месте

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.