text
Секретариат

Архивная опись: образец и правила составления

  • 20 июня 2018
  • 229

Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.

Когда составляется опись архивных документов?

Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание!

Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Кто составляет архивную опись?

Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации. На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

  • будут переданы на архивное хранение;
  • подлежат уничтожению и утилизации.

Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации — в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее — Правила).

Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

Архивная опись: правила составления и оформления

Содержание архивной описи дел, ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей. Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности. Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).

Рекомендуемые для использования формы описи для разных видов дел

Вид архивной описи

Номер приложения

к Правилам

дела постоянного хранения

Приложение № 14

электронные документы, дела постоянного хранения (если они являются оригиналами)

Приложение № 17

дела по личному составу

Приложение № 15

электронные дела по личному составу

Приложение № 18

дела временного срока хранения (более 10 лет)

Приложение № 16

электронные дела временного срока хранения

Приложение № 18

Содержание и порядок составления архивной описи в зависимости от ее вида регламентируются п. 4.32 Правил. В соответствии с требованиями этого регламента:

  • Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
  • Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
  • Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел.
  • Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
  • Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.

При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».

Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.

Перед тем, как дело, передаваемое на хранение, будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно. Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о...», «договоры поставки…» и т.п.) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.

Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.

Вывод

Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив. Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Содержание архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.