text
Секретариат

В каких случаях нужен лист ознакомления?

  • 2 августа 2018
  • 371

Факт ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами компании подтверждается специальным документом — листом ознакомления. В статье дается пошаговая инструкция оформления листа ознакомления и приводятся образцы этого документа.

Скачайте документы по теме:

Какие способы ознакомления сотрудников с локальными актами существуют в делопроизводстве?

Локальные нормативные акты адаптируют действующее трудовое законодательство к работе конкретного предприятия. Каждый сотрудник компании должен быть ознакомлен с этими документами.

Существует 4 варианта ознакомления сотрудника с локальной нормативной документацией:

1. Подпись сотрудника в самом документе. С этой целью на последнем листе документа создается специальная таблица. Работник после ознакомления с актом вносит в эту таблицу данные о себе и ставит подпись. Такой порядок не позволяет руководству заменить деловую бумагу в одностороннем порядке или внести в текст изменения. Этот вариант ознакомления вызывает наибольшее доверие у сотрудников проверяющих органов.

2. Специальный лист ознакомления с локальными нормативными актами. Существует два варианта оформления листа:

  • отдельный лист для каждого существующего локального нормативного акта;
  • общий лист ознакомления для всех нормативных актов.

Важный компонент обоих вариантов — наличие графы с датой ознакомления. Она будет использоваться проверяющими сотрудниками для сопоставления номера редакции акта и факт знакомства с ним сотрудника. При каждом внесении изменений в текст документа, работник расписывается в том, что ознакомлен с этими изменениями.

3. Журнал ознакомления с локальной документацией. Для каждого факт ознакомления отводится отдельная строка в журнале. Записи вносятся на каждую строку, без пропусков. Документ прошнуровывают и пронумеровывают.

4. Пункт в трудовом договоре. Согласно этому пункту при приеме на работу сотрудника он знакомится со всей действующей на данный момент локальной нормативной документацией компании. Работник ставит в трудовом договоре две подписи — одну в графе о получении своей копии договора, а вторую — в графе об ознакомлении с локальной документацией.

Как оформить лист ознакомления?

В настоящей статье мы рассмотрим второй вариант ознакомления сотрудников — создание листа ознакомления.

Законодательством не предусмотрена единая стандартная форма этого документа. Каждая организация разрабатывает его в соответствии со своими задачами и добавляет в таблицу необходимые графы. Можно завести один лист ознакомления со всеми локальными актами, а можно — завести отдельные листы для каждого акта. Законом разрешены оба варианта.

Порядок оформления листа ознакомления

1. В верхней части листа, по центру, пишем его заголовок: «Лист ознакомления сотрудников». Далее указываем название компании. Можно дать полный вариант названия, а можно — сокращенный.

2. В следующей строке пишем наименование локального нормативного акта, с которым производится ознакомление. В том случае, если мы составляем лист, распространяющийся на всю локальную документацию, то так и пишем — «С локальными нормативными актами организации». Распространен вариант, когда эта строка просто опускается.

3. Создаем таблицу со следующими столбцами:

  • порядковый номер. Строго следите за тем, чтобы строки были пронумерованы по порядку. Пропуск строк не допускается;
  • фамилия, имя, отчество сотрудника, который подтверждает факт ознакомления с локальной документацией;
  • должность сотрудника;
  • структурное подразделение компании, к которому принадлежит сотрудник;
  • название локального акта, с которым проводится ознакомление. Этот столбец создаем в том случае, когда мы знакомим сотрудников сразу со всеми актами компании. Если мы собираем подписи по одному акту, то данный столбец можно исключить.
  • дата ознакомления. Сотрудник должен сам поставить дату, когда он был ознакомлен с локальным нормативным актом;
  • подпись сотрудника.

Читайте также

На заметку

Лист ознакомления не заверяется и не подписывается.

Если строки в таблице закончились, следует создать новый лист.

Вывод

Существует четыре варианта подтверждения ознакомления сотрудников с локальной нормативной документацией — в самом документе, на специальном листе, в журнале и в тексте трудового договора.

Факт ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами подтверждается его подписью, поставленной на листе ознакомления. Единой стандартной формы листа ознакомления не существует. Обычно его оформляют в виде таблицы с ФИО сотрудника, указанием его должности, отдела и подписью сотрудника.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.