text
Секретариат

Основные правила работы архивов организаций 2018: применяем на практике

  • 22 октября 2018
  • 380

Знать главные принципы учета, обработки и передачи документов на архивное хранение нужно не только кадровикам, но и секретарям, которые ежедневно работают с документами компании. Даем основные понятия и правила, необходимые в работе с архивами.

Основные правила работы архивов организаций: какие документы регулируют

Любая компания, не зависимо от формы собственности, ведет документооборот. Это, например, внутренние и внешние организационно-распорядительные документы, документы кадрового, бухгалтерского и финансового учета и пр. Работодатель обязан их хранить. Государственные и муниципальные учреждения закон прямо обязывает вести архивы.

Понятие «архив» относят как к отдельному учреждению, так и к структурному подразделению, сотрудники которого обязаны хранить, комплектовать, учитывать и работать с архивными деловыми бумагами. Деятельность таких учреждений и структурных подразделений подчиняется основным правилам работы архивов организаций 2018. 

Правила работы архивов организаций 2018 устанавливают три главных федеральных документа:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила от 31.03.2015);
  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила от 06.02.2002). 

Правила от 31.03.2015 относятся к нормативным актам. Их обязаны исполнять все организации, в которых действуют архивы. Правила от 06.02.2002 имеют методический, рекомендательный характер. Оба документа содержат основные правила работы архивов организаций и дополняют друг друга. Поэтому в практической работе использовать их нужно в комплексе. 

Важно! В документы, которыми регламентируют архивная деятельность предприятий, постоянно вносятся поправки. Узнайте, что изменится в нормативной базе делопроизводства и архивного дела до конца 2018 года в журнале «Справочник секретаря». 

Основные правила работы архивов: полезная информация для секретаря

Секретарь или помощник руководителя должен иметь представление об основных правилах работы архивов организаций, знать какие документы компании и как необходимо хранить. Дадим основные понятия и правила, которые необходимы в работе с архивами. 

  1. Экспертиза ценности документов

Это проверка дел, которые хранят в архиве. Если срок хранения документов истек, их утилизируют. Занимается этим комиссия организации, которую создают приказом руководителя.

  1. Срок хранения документов

Срок хранения документов устанавливают специальные перечни. Государственные, муниципальные организации, как правило, руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень № 58). Учтите, что сроки хранения документов даже одной целевой группы могут существенно различаться. А кадровые документы по личному составу хранят 75 лет. О том, какие документы включены в эту категорию, расскажет эксперт «Системы Кадры». 

Пример срока хранения документов бухгалтерского и кадрового учета.

Наименование документа

Срок хранения 

Аналитическая документация (таблицы, доклады), сопровождающая годовую бухгалтерскую отчетность

5 лет

Лицевые карточки сотрудников, счета

75 лет

Разного типа балансы, приложения и пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет

постоянно

Исполнительные листы, выписанные службой судебных приставов на сотрудников предприятия

до минования надобности

Бланки форм статистической отчетности, хранящиеся в учреждениях, не являющихся их разработчиками

до замены новыми

Документация, которой подтверждается исчисление и уплата страховых взносов во внебюджетные фонды

6 лет

  1. Хранение электронных документов

Порядок формирования и передачи в архив дел и документов, созданных на электронных носителях, вы можете узнать в Правилах от 31.03.2015. В этом же документе, регламентирован порядок хранения электронных документов.

  1. Номенклатура дел

Это классификатор исполненных бумажных и электронных документов, составленных в организации, и их сроки хранения. С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел. Как правило, папка с делом содержит документы с одинаковым сроком хранения. 

Узнайте, как без ошибок выдать документы из архива. 4 ситуации из жизни и готовые решения к ним в журнале «Справочник секретаря». 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.