Секретариат

Как подписать документ электронной подписью

  • 9 ноября 2018
  • 309

Вопрос о том, как подписать документ электронной подписью, особенно актуален в последнее время, когда многие компании переходят на электронный документооборот. О том, какие программные продукты используют для создания электронной подписи, расскажем в статье. Воспользуйтесь пошаговыми алгоритмами.

Как подписать документ квалифицированной электронной подписью

Как подписать документ электронной подписьюЭлектронные документы используют повсеместно и, благодаря заверению квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и их бумажные аналоги. Использование цифровых подписей регулирует Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Читайте в журнале «Справочник секретаря» — сертификат ЭЦП теперь можно получить с помощью выездного обслуживания или нотариуса

С помощью электронной подписи, компания может организовать полноценный электронный документооборот и удаленно работать с госструктурами, заказчиками и партнерами.

После того как компания оформит право на использование этого цифрового реквизита, она получает специализированное обеспечение: 

  1. Криптопровайдер, с помощью которого формируется электронная подпись, защита которой обеспечивается благодаря встроенному набору криптографических алгоритмов и функций. Обратите внимание на то, что программное обеспечение должно быть сертифицировано ФСБ РФ.
  2. Ключевую пару — «закрытый» и открытый» ключи. Первый необходим для формирования самой электронной подписи, второй — для проверки ее корректности. Ключевая пара представляет собой токен — устройство, похожее на флеш-накопитель.
  3. Сертификат ключа проверки, необходимый для удостоверения факта принадлежности данной ЭП конкретному юридическому лицу. 

Самые популярные криптопровайдеры, один из которых необходимо установить до того, как подписать документ электронной подписью — КриптоПро и CSP и ViPNet CSP. Установка не должна вызвать затруднений — их поддерживают все популярные операционные системы и веб-браузеры.

Для организации рабочего места можно воспользоваться программным обеспечением КриптоАРМ и веб-сервисом Крипто Контур — подписать документ электронной подписью.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

Как подписать документы электронной подписью в КриптоПРО или КриптоАРМ

Электронные документы, в зависимости от того, какими программами они созданы, имеют разные форматы. Это расширение в имени файла, которое указывают после точки в его названии. Так, например, файлы, созданные в текстовом редакторе Word, имеют форматы: *.doc, *.docx, *.pdf, *.rtf.

Если вы создаете документы, которые должны быть заверены ЭП, в какой-то одной программе, удобнее использовать специализированное программное обеспечение. 

Как подписать документ электронной подписью в Word

Текстовый редактор Word, разработанный компанией Microsoft, имеет функцию «Подписать документ», но она не дает необходимую криптографическую защиту, обеспечивающую юридическую силу документа.

Чтобы подписывать квалифицированной ЭП документы, создаваемые в пакете Microsoft Office, установите на компьютер специальный программный модуль — КриптоПро Office Signature. 

Обратите внимание! Действие бесплатной демо-версии программы ограниченно, после окончания пробного периода сертификат на программу нужно будет приобретать за деньги.

Пошаговый алгоритм: как подписать электронной подписью документ Ворд 

Как подписать документ электронной подписью

  1. После установки плагина выберите в главном меню, расположенном вверху экрана, пункт «Сервис».
  2. Далее выберите пункт «Параметры».
  3. Во вкладке «Безопасность» активируйте кнопку «Цифровые подписи».
  4. Выберете ту подпись из списка цифровых ЭП, которые уже установлены на данном компьютере и нажмите кнопку «Подписать».
  5. Программа запросит пароль ключевого контейнера, введите и подтвердите его.

 

Разобравшись с тем, как подписать вордовский документ электронной подписью, учтите, что проверять созданную электронную подпись рекомендуется в той же версии редактора, в которой она создавалась, иначе при проверке может возникнуть ошибка. 

Как подписать электронной подписью документ pdf

Файлы формата pdf, как правило, создают и используют в программах компании Adobe. Для их заверения можно воспользоваться специальным модулем КриптоПро PDF, он является бесплатным приложением к программе Adobe Reader.

В других программных продуктах компании Adobe этот модуль встроен на время тестового периода. Поэтому если вопрос о том, как подписать документ ПДФ электронной подписью, встает регулярно, по окончании пробного периода пользователь может приобрести лицензию на этот модуль дополнительно. 

Пошаговый алгоритм: как подписать документ электронной подписью КриптоПро PDF

Как подписать документ электронной подписью

  1. Подключите КриптоПро PDF для совместного использования с основной программой.
  2. Затем в главном меню документа активируйте пункт «Работа с сертификатами».
  3. Выберите «Подписать».
  4. Среди тех подписей, которые уже установлены, выберите нужную и поставьте ее в то поле документа, где должен располагаться этот реквизит.


 

Как подписать документ электронной подписью в КриптоАРМ 

КриптоАРМ — специальная программа, с помощью которой электронной подписью можно заверять файлы любых форматов, в том числе архивные, баз данных или изображений.

В платных версиях программы есть дополнительные возможности. Например, вы можете подписать документ электронной подписью PDF отдельным файлом с расширением sig. Это файл, который содержит отдельную, не встроенную в сам документ электронную подпись. Кроме этого, программа позволяет одновременно ставить выбранную ЭП в несколько отмеченных документов. 

Как подписать документ электронной подписью через веб-сервисы

У пользователей сети есть такая удобная возможность, подписать документ электронной подписью Контур.Крипто, зарегистрировавшись на одноименном веб-сервере. После регистрации на компьютере автоматически инсталлируется ПО для выполнения крипто-функций.

После загрузки файла, который нужно подписать, достаточно выбрать удостоверяющий подпись сертификат и создать ее. После того, как будет нажата кнопка «Подписать», создается отдельная папка, в которой сохраняется подписанный документ. Его разрешение с исходного изменяется на *.sig. Это означает, что документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. 

Существует и другой способ заверения электронных документов, такой, как подписать документ электронной подписью в госуслугах. Простая ЭП пользователя создается автоматически, после прохождения процесса регистрации на портале. Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, пользователю необходимо обратиться в удостоверяющий центр по месту своего проживания. 

Обратите внимание! ЭП, оформленная через удостоверяющий центр для портала Госуслуги, действительна только для работы на этом портале. 

После получения программного обеспечения и USB-флешки в удостоверяющем центре, пройдите проверку работоспособности электронной подписи и можете заверять ею документы. Алгоритм действий такой же, как и в предыдущем случае. 

Полезные статьи по теме из журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.