Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

  • 12 марта 2019
  • 1378

Используйте удобную пошаговую инструкцию, чтобы быстро и без ошибок вести кадровое делопроизводство в компании. В статье — все необходимые образцы документов.

Скачайте полезные документы:

Инструкция по делопроизводствуИспользовать готовый образец
Правила внутреннего трудового распорядкаДокумент, необходимый в работе
Положение об оплате трудаСкачать готовый образец

Кадровый документооборот

Кадровое делопроизводство с нуля можно организовать и составить только после того, как получите представление о составе документов, которые участвуют в документообороте кадровой службы. Их можно отнести к одному из трех видов:

  • организационные
  • распорядительные
  • информационно-справочные 

Организационные кадровые документы

К организационным кадровым документам относят локальные нормативные акты работодателя, которыми регулируются трудовые взаимоотношения с работниками предприятия. Основным законом, действующим в области трудовых взаимоотношений. является Трудовой кодекс РФ. Локальными актами учитывают специфику конкретного предприятия. Основное требование, предъявляемое к локальным нормативным актам — устанавливаемые ими нормы не должны ухудшать положения работников по сравнению с теми, что установлены ТК РФ. 

Документы, которые относят к организационным:

  • коллективный договор
  • правила, которыми устанавливаются внутренний трудовой распорядок и внутренние коммуникации
  • штатное расписание
  • график отпусков
  • положения, которыми регулируются вопросы оплаты труда, премирования, обработки персональных данных, кадрового делопроизводства, допуска к коммерческой тайне
  • инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и т.д.

Эксперты журнала «Справочник секретаря» подробно расскажут, как оформить организационные документы по новому ГОСТу 


Организации, которые относятся к микропредприятиям, могут не оформлять локальные нормативные акты, поскольку их основные положения оговариваются текстом типового трудового договора. 

Распорядительные кадровые документы

Это те документы, которые издает работодатель для передачи определенных распоряжений персоналу организации.

Документы, которые относят к распорядительным:

  • приказы и распоряжения, касающиеся работы с кадрами — о приеме на работу и увольнении, переводе, дисциплинарных взысканиях и награждениях и пр.;
  • документы по кадровому учету — личные дела и карточки работников. 

Государственные и муниципальные организации и учреждения ведут кадровый документооборот с использованием унифицированных форм, утвержденных приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н и актами иных органов федеральной исполнительной власти. Для оформления распорядительных документов коммерческая организация также может пользоваться унифицированными формами, но, при необходимости, организация сама может разработать собственные формы. 

Валентина Андреева, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП подробно расскажет об основах кадрового делопроизводства.

Смотрите учебные видеокурс «Кадровое делопроизводство» 

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы используют как для передачи информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных, эти документы могут не требовать исполнения. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. Информационно-справочные документы подразделяют на три группы. 

Документы, которые относят к информационно-справочным:

  • входящая документация
  • исходящая документация
  • внутренняя документация 

Входящая информационно-справочная документация это:

  • распоряжения и указания, направляемые вышестоящими организациями;
  • отчетность, письма и иная служебная корреспонденция от подчиненных организаций, подразделений и филиалов;
  • корреспонденция, поступающая от иных организаций и предприятий;
  • письма, заявки, жалобы, обращения и предложения, поступающие от физических лиц.

Исходящая информационно-справочная документация это:

  • подготовленные в организации ответы на письма, запросы и обращения;
  • инициативные и информационные письма, предложения, заявки, договоры, акты, обзоры, справки и пр.

Внутренняя информационно-справочная документация это:

  • служебные, объяснительные и докладные записки, пояснения, инициативные предложения, акты и пр.
  • иная внутренняя документация — отчеты, протоколы, планы и пр.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно регистрировать документы, поступившие в кадровую службу 

Журнал учета входящей корреспонденции

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Скачать образец

Кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции 2019

Кадровое делопроизводство ведется с того момента, когда на предприятии появляется первый наемный работник. Если вы начинаете кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 потребуются только после того, как приказом руководителя будет назначено лицо, ответственное за эту часть деятельности организации. Обычно, это кадровик или секретарь. 

Если во вновь созданной компании приказом вас назначили ответственным за кадровое делопроизводство, используйте наш пошаговый алгоритм

Шаг 1. Изучите нормативные и информационные документы, касающиеся организации кадрового учета на предприятии. Основной закон, которым регламентируют кадровый документооборот — Трудовой кодекс РФ. Также ознакомьтесь со следующими нормативными актами:

  1. Постановлением Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1

В нем представлены те унифицированные формы первичных документов, которые используются в кадровом учете. Их можно использовать как образец, если на предприятии будут использоваться самостоятельно разработанные бланки кадровых учетных документов.

  1. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которым устанавливают правила ведения трудовых книжек.
  2. Методическими рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генштабом ВС России 11.07.2017, документом устанавливают правила ведения воинского учета работников на предприятиях;
  3. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, ГОСТом Р 7.0.97-2016, приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477  — в этих документах вы найдете правила делопроизводства, стандарты, действующие в архивном деле.

Существенно облегчить и упростить работу по кадровому делопроизводству помогут специализированные программы, которые позволят автоматизировать разработку и учет кадровых документов. Но внедрение таких программ в организации не исключает необходимость написания инструкции по кадровому делопроизводству. Эксперты журнала «Справочник секретаря», расскажут, какие факторы учитывать при автоматизации делопроизводства в крупной компании

★ Чтобы поддерживать законодательную базу в актуальном состоянии, приобретите доступ к специализированным базам данных. В этом случае обо всех обновлениях вы сможете узнавать в режиме реального времени. 

Шаг 2. Изучите уставные документы организации в части порядка оформления на работу ее руководителя. В отношении этой должности действует отдельный регламент, который описывается в уставных документах. Трудовые отношения со всеми другими наемными работниками регламентируются Трудовым кодексом. 

Шаг 3. Оформите прием на работу руководителя. Он несет единоличную ответственность за текущую деятельность предприятия, на него возложена функция оперативного управления. Поэтому все последующие кадровые решения оформляют за его подписью или подписью лица, уполномоченного на это руководителем. Приказ о приеме на работу руководителя — первый распорядительный документ, регистрируемый в кадровом учете. Все последующие приказы имеют последовательную нумерацию и регистрируются в хронологическом порядке.

Шаг 4. Определитесь, какие организационные документы потребуется разработать в первую очередь. Если документирование управленческой деятельности поручено секретарю, сначала нужно будет разработать:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка;
  2. Положение об оплате труда;
  3. Положение о персональных данных;
  4. Инструкция по делопроизводству;
  5. Штатное расписание.

Шаг 5. Разработайте шаблоны и бланки:

  • трудовых договоров
  • личных карточек сотрудников
  • приказов и распоряжений
  • исходящих писем и пр. 

Все шаблоны и бланки, которые будут использоваться в кадровом документообороте организации, оформите как приложение к инструкции по делопроизводству или положению по кадровому документообороту и утвердите руководителем. В этом регламенте пропишите порядок документирования всех кадровых процедур, а также порядок прохождения кадровых документов внутри организации. 

Инструкция по делопроизводству

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Скачать документ

Шаг 6. Оформите книги учета и журналы:

  • движения трудовых книжек;
  • бланков трудовых книжек;
  • регистрации приказов;
  • проверок контролирующими органами;
  • проведения инструктажей по охране труда и технике безопасности. 

Шаг 7. Издайте приказ о назначении лица, ответственного за оформление, ведение и хранение трудовых книжек. Подготовьте специально оборудованное место, где будут храниться бланки и вкладыши, а также сами трудовые книжки.

Отдельное место, доступ к которому будет ограничен, выделите для хранения личных дел работников, содержащих персональные данные. 

Шаг 8. Оформите прием на работу сотрудников. При подписании трудовых договоров с ними, знакомьте их с локальными актами, касающихся их трудовой деятельности. Приказы о приеме на работу составляйте на основании подписанных обеими сторонами трудовых договоров. Основанием для внесения записи о приеме в трудовую книжку является соответствующий приказ. 

Шаг 9. Проверьте, какие отчеты по кадровому составу и в какие сроки нужно будет представлять в Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и органы Госстатистики. Подробно об этом читайте в «Системе Кадры». 

Итог:

Используйте предлагаемый порядок ведения делопроизводства с нуля, пошаговые инструкции 2019, чтобы быстро и правильно организовать процесс создания и учета кадровых документов.

logo
×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.