Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

  • 19 марта 2019
  • 3416

Расскажем, какие изменения в кадровом делопроизводстве вступили в силу с 2019 года. Скачайте образцы новых документов, которые вам потребуются.

Скачайте полезные документы:

1. Электронный кадровый документооборот: изменения в 2019 году

На официальном сайте, где публикуют проекты новых законодательных инициатив, 13 февраля 2019 года размещен законопроект Минтруда России. Он касается внедрения электронного кадрового документооборота.

Минтруд РФ с 2018 года начал экспериментировать с переводом трудовых документов и сведений о работниках в электронную форму. При обязательном наличии бумажных версий электронный кадровый документооборот затронул такие процессы, как:

  • оформление графика отпусков, формирование уведомлений о начале отпуска;
  • ознакомление работника при приеме на работу с локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности;
  • оформление командировок. 

Новое в кадровом делопроизводстве 2019 касается подготовки к расширению эксперимента по переводу кадровых документов, в том числе, трудовых книжек, в электронный вид. Планируется отработать механизм ведения кадрового документооборота, исключающий использование документов на бумажных носителях.

Если законопроект получит статус закона, в эксперименте, который начнется с 2020 года и будет продолжаться три года, на добровольной основе примут участие крупнейшие российские компании.

В задачу участников эксперимента также войдет подготовка рекомендаций по внесению корректировок в трудовое законодательство и государственные стандарты, регламентирующие кадровый документооборот.

Предприятия, которые будут отобраны для участия в эксперименте, смогут самостоятельно определить, какие именно кадровые документы будут переводить в электронные форматы и какой вид электронной подписи будут использовать при оформлении цифровых документов.

Законопроект предусматривает, что усиленную квалифицированную электронную подпись в обязательном порядке будут использовать при оформлении наиболее важных кадровых документов.

К их числу отнесены:

  • трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
  • договоры о материальной ответственности;
  • ученические договоры.

Эксперт «Системы Кадру» подскажет, можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

Для ведения кадрового документооборота в электронном виде и формирования цифровых документов, защищенных электронной подписью, будут использовать отечественное программное обеспечение. Весь обмен информацией и документами с различными контрольно-надзорными органами будет осуществляться в цифровых форматах.

Ожидается, что в ходе эксперимента будет решен вопрос о выборе отечественных разработчиков технических средств и ПО, позволяющих обеспечить надежное хранение информации в электронном виде. Программные продукты должны гарантировать аутентичность данных, их целостность и достоверность в течение установленных сроков хранения. Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет, как с помощью инструкции по делопроизводству внедрить новый ГОСТ за пять шагов, вам расскажут

2. Диспансеризация: изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 году

На основании изменений, внесенных в ТК РФ законом от 03.10.2018 № 353-ФЗ, работающие россияне с 1 января 2019 года смогут раз в три года получать оплачиваемый день для прохождения диспансеризации. Работникам предпенсионного возраста работодатель обязан ежегодно предоставлять для этих целей два дня. Закон гарантирует сохранение рабочего места и среднего заработка за сотрудником, проходящим медицинское диспансеризационное обследование.

Статьей 185.1 ТК РФ, регламентирующей прохождение работниками диспансеризации, порядок предоставления четко не прописан. В законе сказано, что оплачиваемые дни предоставляются работнику на основании его заявления. 

Заявление сотрудника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации

Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Скачать образец

Роструд рекомендует учесть изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 и предоставлять работнику возможность проверить состояние своего здоровья на основании приказа. Это поможет избежать трудовых споров с работниками и замечаний при проверках контрольно-надзорных органов. 

Образец приказа об освобождении работника от работы для прохождения диспансеризации

Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Скачать документ полностью вы можете по ссылке в начале статьи >>

О том, как правильно вести кадровое делопроизводство, каких ошибки ваших коллег учесть, расскажет Валентина Андреева, эксперт «Системы кадры», профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП

Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

3. Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году: сведения об уклонистах нужно направлять в военкомат

Федеральный закон от 06.02.2019 № 8-ФЗ, вступившим в силу с 17 февраля 2019 года, обязывает работодателей подавать в военкоматы информацию о сотрудниках призывного возраста, уклоняющихся от постановки на воинский учет. Корректировки об это внесли в Закон о воинской обязанности и военной службе от 28.03.1998 № 53-ФЗ.

Согласно изменениям в кадровом делопроизводстве в 2019 году, сотрудники, на которых приказом руководителя возложены обязанности по военно-учетной работе обязаны:

  • в течение двух недель оповещать военкоматы о всех случаях выявления работников призывного возраста, не служивших в армии и не числящихся на воинском учете, но обязанных состоять на нем;
  • оформлять направления для постановки на учет в военкомат и вручать их работникам, уклоняющимся от воинской обязанности. 

До вступления в силу этих изменений сведения об уклонистах требовалось предоставлять только на основании запросов из военных комиссариатов. Для оформления направления для постановки на воинский учет нужно использовать форму, утвержденную приказом Минобороны России, МВД России и ФМС России от 10 сентября 2007 г. № 366/789/197. Работодатель при этом может оставить незаполненными поля, которые содержат сведения:

  • о коде подразделения;
  • адресе, по которому гражданин регистрируется по месту жительства или встает на учет по месту пребывания,
  • наименовании территориального органа ФМС России. 

Направление работника в военкомат

Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Скачать документ полностью

4. Новый отчет в службу занятости о работниках предпенсионного возраста

С января 2019 года Роструд ввел новую ежеквартальную форму отчетности. Работодателей обязали сдавать в территориальные Центры занятости сведения о сотрудниках предпенсионного возраста. Срок сдачи нового отчета — 15 число месяца, следующего за завершающим отчетный период. Первый отчет работодатели должны были направить 15 января, следующий срок сдачи этого отчета — 15 апреля.

В письме Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР приведена форма, по которой следует заполнять новый отчет. К сотрудникам, сведения о которых необходимо представить, относятся:

  • мужчины 1959 года рождения;
  • женщины 1964 года рождения. 

Образец заполнения отчета о сотрудниках предпенсионного возраста

Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Скачать документ полностью в начале статьи >>

Территориальные Центры занятости разослали работодателям оповещения с требованием о сдаче отчета, но такие оповещения получили не все организации. Поэтому если в вашей компании в отчетном квартале работали сотрудники предпенсионного возраста, заполните и сдайте отчетную форму, не дожидаясь напоминаний. Эксперты «Системы кадры» подробно расскажут, как заполнить и сдать в службу занятости отчет о численности сотрудников предпенсионного возраста  

5. Новое в делопроизводстве в 2019 году: что учесть при составлении графика отпусков

При составлении графика отпусков теперь нужно учитывать пожелания сотрудников — родителей троих и более детей в возрасте до 12 лет. Этой категории работающих россиян с 2019 года очередной трудовой отпуск предоставляется в удобное для них время (статья 257.1ТК РФ).

Но, как следует из разъяснений Роструда, отпуск в период, выбранный работником, может быть предоставлен только целиком. Если сотрудник хочет использовать его частями, по своему желанию он сможет выбрать удобное время только для какой-то одной части отпуска.

Учитывать пожелания многодетного работника нужно до того момента, пока одному из младших троих детей не исполнилось 13 лет. То есть, если ребенку 12 лет исполняется в этом году, за родителем сохраняется право первоочередного выбора времени отпуска. Когда ребенку исполняется 12 лет — в начале или конце года, значения не имеет. 

Пример заполнения графика отпусков

Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Скачать заполненный образец

Итог:

Будьте в курсе всех изменений в кадровом делопроизводстве в 2019 году, чтобы правильно и вовремя оформлять все необходимые документы.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.