Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Делопроизводство кадров: порядок ведения

  • 25 марта 2019
  • 599

Кто может вести кадровое делопроизводство в организации и какие функции будет выполнять этот специалист, расскажем статье.

Образцы, необходимые в работе:

Инструкция по кадровому делопроизводствуСкачайте документ от эксперта
Форма № Т-7. График отпусковСкачайте документ от эксперта
Пример заполнения штатного расписанияСкачайте документ от эксперта
Правила внутреннего трудового распорядкаСкачайте документ от эксперта
Положение об оплате трудаСкачайте документ от эксперта

Чем регламентируют кадровое делопроизводство

Грамотное ведение кадрового делопроизводства минимизирует количество претензий при проверках и обеспечивает своевременное оформление всех документов, сопровождающих трудовую деятельность сотрудников. В кадровом документообороте задействованы все документы, связанные с персоналом, его расстановкой внутри организации, учетом рабочего времени и расчетами с работниками.

Основным документом, который регламентирует трудовую деятельность, кадровое дело, делопроизводство и документооборот, является Трудовой кодекс РФ. Но и в трудовом законодательстве не всегда четко и однозначно прописаны эти регламенты. 

Пример

Статьей 128 ТК РФ установлено, что отпуск без сохранения заработной платы работник может оформить на основании письменного заявления. В тоже время в статье 255 ТК РФ говорится о том, что отпуск по беременности и родам предоставляется женщине на основании больничного и заявления. Отсутствие уточнения «письменный» делает возможным и достаточным устное заявление работницы. 

Поэтому многие организации ведение кадрового документооборота осуществляют на основании Положения или Инструкции. Эти регламенты устанавливают правила оформления и ведения кадровых документов на предприятии. 

Разработка Инструкции позволяет:

  • установить общий порядок оформления кадровой документации;
  • адаптировать делопроизводство кадров к специфике организации;
  • стандартизировать оформление кадровых процедур. 

Инструкция по кадровому делопроизводству

Делопроизводство кадров: порядок ведения

Скачать инструкцию с комментариями эксперта

Многие компании используют в кадровом делопроизводстве рекомендуемые, но не обязательные к использованию унифицированные формы первичной учетной документации по учету и оплате труда. Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1. Работодатели могут дополнять эти формы, утвердив их или самостоятельно разработанные образцы в своей учетной политике. 

Классификация документов в кадровом делопроизводстве

Документы, участвующие в кадровом делопроизводстве, подразделяют на три группы:

  1. Локальные нормативные акты и организационные документы, в том числе: штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положения, коллективный договор, инструкции по охране труда и пр.;
  2. Документы по учету личного состава, в том числе: приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, личные карточки работников, трудовые договоры, заявления и пр.
  3. Информационно-справочные документы, в том числе: входящая. Исходящая и внутренняя корреспонденция.

Таблица. Классификация документов по основным кадровым процедурам

Процедура

Состав документов

Прием на работу

  • Заявление о приеме на работу
  • Трудовой договор (контракт)
  • Приказ о приеме на работу
  • Протокол общего собрания учредителей

Перевод на другую работу

  • Заявление о переводе
  • Служебная записка (представление) о необходимости перевода сотрудника
  • Приказ о переводе

Увольнение и сокращение

  • Уведомление работника о предстоящем сокращении
  • Заявление об увольнении
  • Приказ об увольнении

Отпуск

  • График отпусков
  • Заявление на отпуск
  • Приказ об отпуске

Дисциплинарное взыскание

  • Служебная (докладная) записка
  • Акт о нарушении трудовой дисциплины
  • Объяснительная записка
  • Приказ о дисциплинарном взыскании

Поощрения и награждения

  • Представление к награждению
  • Приказ о награждении

Функции кадрового делопроизводства

Термины и определения, которые используют в делопроизводстве кадров, установлены ГОСТ Р 51141-98. Согласно стандарту, делопроизводство — это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами.

Кадровое делопроизводство — это работа с документами, связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров. Эти документы — следствие и основа принимаемых кадровых управленческих решений, они обеспечивают решениям юридическую силу.

Основная функция кадрового делопроизводства — фиксация информации о трудовой деятельности персонала:

  • приеме на работу;
  • перемещениях и переводах сотрудников;
  • учете рабочего времени;
  • предоставлении оплачиваемых и прочих отпусков;
  • увольнении. 

К числу кадровых документов также относят локальные нормативные акты работодателя, регламентирующие трудовые взаимоотношения на конкретном предприятии. Их разработка, утверждение и актуализация также входят в функционал кадрового делопроизводства. 

Кому поручают ведение кадрового делопроизводства

Работодатель вправе принять самостоятельное решение о том, как организовать и как вести кадровое делопроизводство. При этом учитываются величина штата и финансовые возможности. На крупных предприятиях этим занимается специальное структурное подразделение — отдел кадров, кадровое делопроизводство в этом случае затратный, но гарантированный способ соблюдения трудового законодательства.

На небольших предприятиях в штат вводится отдельная единица — кадровик, кадровое делопроизводство входит в его основной функционал. На предприятиях – субъектах малого предпринимательства, ведение кадрового документооборота может быть поручено сотруднику в порядке совмещения. Как правило, дополнительный функционал включают в обязанности бухгалтера или секретаря

★ Если функции по делопроизводству кадров возложены на секретаря, не стоит поручать ему разработку локальных нормативных актов и другой организационной документации. Для этого требуются юридические знания, знакомство с основами трудового законодательства, ведь положения локальных регламентов не должны ущемлять тех прав, которые работникам гарантирует ТК РФ. 

К работнику, который будет вести кадровое делопроизводство, предъявляют повышенные требования. Он должен знать основы трудового, гражданского и административного законодательства.

Специалисту по делопроизводству кадров потребуются экономические знания, основ бухгалтерского учета и отчетности. Это должен быть человек, обладающий аналитическим складом ума, ответственный, педантичный и скрупулезный. Современный кадровик-делопроизводитель должен свободно пользоваться специализированным программным обеспечением и справочными системами, обеспечивающими актуальную правовую поддержку. Эксперты журнала «Справочник секретаря» расскажут о том, что важно знать секретарю о делопроизводстве договоров.

Делопроизводство кадров: порядок ведения

Как вести кадровое делопроизводство

Обязанности специалиста, которому поручено делопроизводство кадров, устанавливает Трудовой кодекс РФ. В функции кадровика-делопроизводителя входит:

  1. Формирование и ведение личных дел работников организации.
  2. Составление трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
  3. Оформление согласий на обработку и хранение персональных данных сотрудников, соблюдение требований законодательства о персональных данных.
  4. Разработка проектов внутренних организационных документов (штатное расписание, график отпусков и пр.).
  5. Оформление и своевременная выдача справок, копий и выписок из кадровых документов.
  6. Подготовка проектов организационно-распорядительной документации.
  7. Разработка форм внутренних документов, используемых в кадровом делопроизводстве.
  8. Учет отработанного сотрудниками времени с целью оформления оплачиваемых отпусков и расчета компенсаций за неиспользованные отпуска.
  9. Формирование и своевременное представление периодической отчетности в ПФР, Госстатистику и внебюджетные фонды.
  10. Представление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета и начисления зарплаты, отпускных, надбавок, компенсаций и пр. 

Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта

Делопроизводство кадров: порядок ведения

Скачать документ

Если в организации создана кадровая служба, все ее сотрудники должны быть знакомы с основами кадрового делопроизводства. Правильное и своевременное оформление кадровых документов – гарантия отсутствия претензий как со стороны контрольно-надзорных органов, так и сотрудников. 

Распространенные ошибки при ведении кадрового делопроизводства

  1. К самым распространенным ошибкам в делопроизводстве кадров относится заключение трудовых договоров без предъявления всех документов, указанных в статье 65 ТК РФ как обязательные. Например, кадровик «забывает» затребовать у соискателя дополнительно справку, необходимую для выполнения некоторых видов профессиональной деятельности – об отсутствии судимости или медицинское подтверждение о состоянии здоровья.
  2. Невнимательность и небрежность являются причиной частых ошибок в кадровом делопроизводстве. Например, при заполнении приказов и распоряжений кадровики указывают наименование должностей не в соответствии со штатным расписанием. Или же в штатном расписании наименование должностей, для которых установлены вредные и опасные условия труда, не соответствуют наименованиям, указанным в профстандартах или квалификационных справочниках.

➤ Ошибки, допущенные при ведении кадрового документооборота, чреваты судебными спорами и крупными штрафами. 

Итог:

Важно не только назначить добросовестного сотрудника, ответственного за делопроизводство кадров, но и ознакомить его с основами законодательства и азами ведения документооборота.

logo
×
Не ищите этот документ в Яндексе и Гугле!

Хороший секретарь и помощник руководителя не ищет шаблоны документов в поисковиках, а использует проверенные образцы, которые разработали эксперты. Вы в одном шаге от базы документов для зарегистрированных пользователей нашего сайта. Скорее регистрируйтесь, чтобы скачать документ и получить доступ к образцам, за которые не стыдно перед руководителем. Это бесплатно и займет одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.