Активировать демодоступ

Секретариат

Положение о делопроизводстве и документообороте

15 апреля 2019
2568
Средний балл: 0 из 5

Независимо от объема документации, поступающей и исходящей, на предприятии должны действовать единые правила работы с документами. Расскажем, как разработать локальный регламент, которым их фиксирует.

Скачайте полезные документы:

Для чего составляют положение о делопроизводстве и документообороте

Делопроизводство и документооборот есть в любой организации или предприятии, независимо от того, какую форму собственности они имеют. От того, насколько рационально и эффективно организованы эти виды деятельности, зависит и скорость обмена информацией с внешними корреспондентами, и скорость прохождения управленческих сигналов внутри организации.

В зависимости от объемов документопотока и численности компании, заниматься делопроизводством и документооборотом может отдельная служба, специалист-делопроизводитель или секретарь, для которого это будет дополнительной обязанностью.

Чтобы установить правовой статус службы делопроизводства, в организации разрабатывают специальное положение об этом структурном подразделении. Этим регламентом закрепляют задачи, функционал, права и обязанности службы делопроизводства, выполняемые в процессе ее работы.

Другим локальным нормативным актом, на основании которого действует такая служба или ответственные за делопроизводства сотрудники, является Положение о делопроизводстве и документообороте. Этим актом устанавливают порядок ведения делопроизводства и документооборота на данном конкретном предприятии. 

Положение о делопроизводстве и документообороте

Положение о делопроизводстве и документообороте

Скачать образец в начале статьи >>> 

В некоторых организациях вместо положения разрабатывают инструкцию, но оба эти документа имеют одно назначение — регламентировать процедуру делопроизводства и документооборота на предприятии.

Инструкцию или Положение о делопроизводстве и документообороте разрабатывают, чтобы установить единый порядок обработки и работы с документами, обязательных для исполнения всеми сотрудниками правил работы с документацией.

Эксперты журнала «Справочник секретаря» подскажут, нужно ли организации оформлять отдельную инструкцию по конфиденциальному делопроизводству 

Список нормативно-правовых документов для разработки Положения

Прежде чем начать разработку Положения о делопроизводстве и документообороте, ознакомьтесь с федеральными законами, которые регламентируют вопросы делопроизводства:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Кроме того, нужно внимательно изучить текст Указа Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» и внимательно изучить требования нового государственного стандарта по делопроизводству ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Как основу, при разработке Положения о делопроизводстве и документообороте используют федеральные законодательные и правовые акты, государственные стандарты, отраслевые и межотраслевые нормативно-методические документы.

С 31 августа 2018 года в действие вступила «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях». Документ утвержден приказом Росархива от 11.04.2018 №∘44. Для организаций государственного и муниципального подчинения Примерная инструкция обязательна для исполнения. Коммерческие структуры могут воспользоваться ею как образцом при разработке собственной Инструкции или Положения о делопроизводстве и документообороте. 

Инструкция по делопроизводству. Организация документооборота

Положение о делопроизводстве и документообороте

Скачать образец в начале статьи >>> 

В Примерной инструкции подробно прописаны основные процедурные вопросы, которые также должны быть отражены в Положении о делопроизводстве и документообороте:

  • организация документооборота на предприятии;
  • документирование управленческой деятельности;
  • порядок разработки, согласования, утверждения и подписания проектов документов;
  • организация контроля исполнения документов;
  • порядок работы исполнителей с документацией;
  • порядок формирования документационного фонда на предприятии;
  • регламентация и ограничение доступа к документам;
  • порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей, факсимиле и штампов;
  • изготовление, учет и хранение бланков и сертификатов электронных подписей. 

Примерная инструкция регламентирует основные процессы работы с организационно-распорядительными документами, в том числе порядок их регистрации, учета, контроля исполнения и текущего хранения. Используйте ее как образец, при разработке Положения о делопроизводстве и документообороте. Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству, подробно расскажут эксперты «Системы Кадры». 

Как составить положение о делопроизводстве и документообороте

К разработке документа, регламентирующего делопроизводство и документооборот на предприятии, нельзя подходить формально. В противном случае требования и функционал, изложенные в этом регламенте, не будут соответствовать потребностям и стандартам организации. Исполнители в этом случае будут считать их избыточными или неприменимыми и, как результат, не будут придерживаться единых правил работы с документацией.

Положение о делопроизводстве и документообороте должно содержать конкретные требования и правила, взаимосвязанные с выполняемым функционалом и реальными условиями работы службы делопроизводства. Оставьте в Положении описание только тех процессов, которые соответствуют минимальному набору функций, выполняемых службой.

Так, если в крупной организации функции по ведению архива выполняет отдельное подразделение, не стоит включать описание этого функционала в Положение. А в случае, когда делопроизводителям переданы некоторые функции по кадровому делопроизводству, например, оформление командировок, целесообразно закрепить в Положении правила их оформления. 

Структура и содержание Положения о делопроизводстве и документообороте

Утвержденной структуры Положения нет, но, как правило, в документ включают следующие разделы:

  1. Общие положения:
  2. Принципы организации документооборота;
  3. Порядок организации делопроизводства и документооборота;
  4. Электронный документооборот с третьими лицами;
  5. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов;
  6. Приложения. 

Раздел «Общие положения» содержит перечень правовых и нормативных документов, требования и положения которых были учтены при разработке данного регламента. Здесь целесообразно привести перечень используемых понятий, терминов и определений, чтобы избежать неоднозначности их толкования и восприятия. 

В разделе «Принципы организации документооборота» перечислите основные принципы, по которым будет организован документопоток на предприятии, например:

  • централизованный прием и отправка документов;
  • распределение документопотоков и маршрутизация типовых документов;
  • организация предварительной обработки входящей документации;
  • однократность учета и регистрации документов;
  • оптимизация документопотоков и исключение возвратных движений документов и пр. 

Раздел «Порядок организации делопроизводства и документооборота» самый объемный. Его первым пунктом дайте перечень основных процедур делопроизводства и документооборота предприятия. В том числе включите в раздел подробное описание всех этапов обработки документов от их создания и получения до передачи на хранение в архив и утилизации. Затем подробно и последовательно опишите порядок выполнения каждой из процедур.

Положение о делопроизводстве и документообороте, фрагмент

Положение о делопроизводстве и документообороте 

Раздел «Электронный документооборот с третьими лицами» регламентирует порядок взаимодействия систем электронного документооборота организации и внешних источников информационного обмена. Информационный обмен заключается в ведении служебной переписки в совместимых электронных форматах.

Этот раздел необходим, поскольку в настоящее время уже невозможно обойтись без обмена документацией в цифровой форме. Поэтому целесообразно включить в Положение о делопроизводстве и документообороте требования, выполнение которых позволит обеспечить взаимодействие с внешними корреспондентами в оговоренных участниками электронных форматах. 

Раздел «Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов» нужно включить в Положение о делопроизводстве и документообороте, если предприятие изготавливает и пользуется печатями и штампами, использует бланки типовых документов. 

В раздел «Приложения» включают разработанные на предприятии образцы и формы документов, включенных в документооборот компании. При утверждении текста самого Положения, эти формы автоматически также считаются утвержденными, после чего их можно применять в учетной политике предприятия. 

Используйте в работе удобные памятки по делопроизводству от экспертов журнала «Справочник Секретаря»

Положение о делопроизводстве и документообороте

Скачать все памятки

Порядок согласования и утверждения Положения о делопроизводстве и документообороте

Как правило, разработку проекта Положения поручают руководителю службы делопроизводства или делопроизводителю. Если это поручение дано сотруднику, для которого обязанности делопроизводителя являются дополнительными к основным, например, секретарю, ему лучше использовать в качестве примера Положение о делопроизводстве и документообороте, образец которого можно скачать по ссылке в начале статьи.

Поскольку правила обработки и работы с документами, которые устанавливает Положение, обязательны для применения всеми исполнителями, согласовать его нужно с руководителями структурных подразделений, в том числе начальником юридической службы. Утверждает регламент руководитель организации.

Положение о делопроизводстве и документообороте относится к категории локальных нормативных актов, срок его действия, как правило, не менее пяти лет.

Вносить в него корректировки и дополнения необходимо в случае, когда изменится организационная структура компании, или на предприятии будут внедрять новые технологии обработки документации, новые формы и методы работы с документопотоками. 

Итог:

Положение о делопроизводстве и документообороте, образец необходимо разработать и утвердить на предприятии с целью стандартизации процедур и процессов по обработке внутреннего и внешнего документопотоков.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.