Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Срок хранения служебных записок в организации

  • 20 июня 2019
  • 92

Расскажем в статье, как срок хранения служебных записок зависит от важности их содержания.

Подробная информация о том, как оформлять служебные записки

 

Скачайте полезные документы:

Для чего устанавливают определенный срок хранения служебных записок

К служебным запискам относят следующие документы:

  1. Докладные записки. Они посвящены кадровым вопросам и содержат информацию о поведении работников, нарушении дисциплины. На основании докладной записки, которую составил начальник подразделения, руководство компании принимает решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности.
  2. Объяснительные записки. Их составляют сотрудники, которые нарушили дисциплину или правила внутреннего трудового распорядка. При этом в случае дисциплинарного проступка, должен и рядовой работник, и линейный руководитель вплоть до заместителя директора компании.
  3. Пояснительные записки. Это приложение к пакету документов, чертежу или схеме. Ее составляет исполнитель, чтобы дать пояснения по содержанию бумаг и действиям, которые нужно предпринять адресату.
  4. Непосредственно служебные записки. Они касаются вопросов производственного характера. Как правило, это сообщение о невозможности своевременно и качественно выполнить поставленную задачу из-за конкретной проблемы. В записке автор описывает проблемы и предлагает как ее решить. 

Все эти записки предназначены для оперативного взаимодействия внутри организации. Их может написать как рядовой сотрудник, так и руководитель отдела или службы. Но получатель всегда управленец — или подразделения, или компании. 

Любая служебная записка, независимо от вида, это юридическое основание для адресата предпринять какое-то действие или принять определенное управленческое решение. Докладные, объяснительные или служебные записки — обязательный пункт в перечне документов, которые подтверждают, что руководство компании принимает правильные решения

Записки подтверждают и личную ответственность составителей. Это касается как кадровых решений о переводе, взыскании или увольнении, так и производственных решений о реорганизации или изменении условий труда. 

Специалисты компании должны обязательно хранить служебные записки как первичные документы, которые подтверждают обоснованность управленческих решений. Срок хранения служебных записок зависит от того, насколько важно их содержание. 

Каковы сроки хранения служебных записок в организации

Сроки хранения документов, которые циркулируют внутри организации, определяют государственными и отраслевыми нормативными актами, а так же локальным регламентом работодателя. То, сколько хранятся служебные записки, зависит от степени их важности, то есть то того, с какой целью и по какому поводу их составили. Например, записки, которые сопровождают документы первичного финансового, кадрового или бухгалтерского учета, нужно хранить как минимум 5 лет, вместе с отчетами, актами, докладами, протоколами 

Таблица от эксперта: какими регламентами руководствоваться при определении сроков хранения служебных записок в организации

Содержание служебных записок

Документ, регламентирующий срок хранения

Касаются несчастных случаев на производстве, вопросов охраны труда и техники безопасности

Статьи 230 и 230.1 ТК РФ

Первичные документы кадрового и бухгалтерского учета

Приказ Минкульта РФ № 558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Отдельные виды документов, участвующие во внутреннем документообороте предприятия

Федеральный закон ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле в РФ», «Правила работы архивов компаний», утвержденные Постановлением Коллегии Росархива от 06.02.2002г

Скачать таблицу

Внимание! Руководитель компании приказом или локальным нормативным актом, инструкцией или положением о делопроизводстве, может установить более длительные сроки хранения служебных записок. Но уменьшать срок, оговоренный государством или ведомственными нормативами, нельзя.

Служебные записки, в которых содержится информация о решении хозяйственных вопросов, можно хранить один год. Исключение: случай, когда вы покупали мебель, специализированную технику или оборудование для рабочих мест. 

Памятка от эксперта: сроки хранения служебных записок

Вид документа

Срок хранения

Распоряжения администрации, включая выписки, докладные записки, заключения, иные документы об административно-организационной деятельности и пр.

5 лет

Записки, докладные, заявления о выдаче или утрате удостоверений, о пропусках и идентификационных картах

1 год

Записки и другие бумаги, не вошедшие в состав личных дел

5 лет

Объяснительные и докладные о случаях нарушений дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

3 года

 

Скачать памятку

Независимо от сроков хранения служебных записок в организации, их нужно регистрировать и учитывать. Для этого используют специальные книги или журналы, в которых каждую служебную записку регистрируют под уникальным номером. 

Как присвоить регистрационный номер внутреннему служебному документу расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря»

Отдельно стоит сказать о служебных записках, в которых есть сведения о партнерстве с зарубежными контрагентами или переписка с депутатами или государственными органами. Срок хранения служебных записок этих категорий неограничен. При проверке инспекторы могут затребовать такие первичные документы в любой момент. 

Текущее хранение служебных записок до того, как их уничтожат или подошьют в дело по истечении календарного года, осуществляют ответственные исполнители в структурных подразделениях. В дела подшивают только те подлинники внутренних документов, срок хранения которых превышает три года. 

Итог:

Определяйте сроки хранения служебных записок в соответствии с содержанием и установленными регламентами. Ведите учет внутренних служебных записок, присваивайте им регистрационные номера, используя специальный журнал.

×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.