Активировать демодоступ

Секретариат

Делопроизводство: образцы документов

15 июля 2019
2735
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, какие деловые бумаги составляют документопоток организации. Вы сможете скачать формы и образцы основных документов, участвующих в процессах делопроизводства.

Подробнее о том, как организовать делопроизводство в компании

Скачайте полезные образцы:

Делопроизводство компании: основные документы

Основы делопроизводства должны знать все сотрудники компании, в обязанности которых входит работа с документами. Но ответственных за разные виды делопроизводства руководитель обычно назначает отдельным приказом. 

Делопроизводство в компании подразделяется на:

  • общее — сопровождает основную деятельность компании;
  • бухгалтерское и финансовое — сопровождает соответствующие виды деятельности организации;
  • кадровое — включают документооборот по личному составу;
  • секретное или конфиденциальное — работает с документами, доступ к которым ограничен, и которые обрабатывают, учитывают и хранят по отдельным правилам;
  • электронное — регламентирует работу с документами, которые оформлены в электронной форме. 

Кадровым, бухгалтерским и финансовым делопроизводством занимаются соответствующие службы. Остальные виды ведет служба делопроизводства, секретарь или специально назначенный ответственный сотрудник. 

Делопроизводство: образцы документов, которые включают в документооборот предприятия

Документооборот компании разделяют на три группы: 

1. Входящие документы: письма, как бумажные, так и электронные, рекламные и информационные буклеты, распоряжения и требования исполнительной власти и вышестоящих организаций, уведомления и предложения. 

2. Исходящая корреспонденция: инициативные письма и письма-ответы в бумажном и электронном виде, запросы и предложения и ответы на них, первичная документация бухгалтерского учета, счета и акты, справки, разъяснения, отчетность.

 

Воспользуйтесь сервисом от журнала «Справочник секретаря»
«Конструктор деловых писем»Упростит секретарю работу с письмами

3. Внутренняя документация: служебные, докладные и объяснительные записки, приказы и распоряжения, локальные нормативные акты и регламенты, договоры, журналы регистрации и учета, доверенности. 

Чтобы сохранить юридическую значимость документов и подтвердить их подлинность и законность, важно следовать требованиям, которые закрепляют стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 и локальные нормативные акты. Регламенты определяют формуляры для каждого вида документов: наличие и расположение обязательных реквизитов, а так же то, как должны быть оформлены бланки документов в делопроизводстве конкретной компании. 

Расположение реквизитов на докладной записке: подсказка от журнала «Справочник секретаря»

Делопроизводство: образцы документов

Смотреть другие подсказки в журнале

Образцы и бланки документов в делопроизводстве

В 2004 году разработали унифицированные формы первичных документов по учету труда и его оплате. Их утвердили Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. Сегодня коммерческие организации не обязаны применять эти формы. Руководители могут своим приказом утверждать формы документов, которые используют в документообороте предприятия. Как правило, образцы документов в конкретной компании утверждают локальным нормативным актом — Инструкцией или Положением. 

Образцы приказов

Организация может использовать унифицированную форму или разработать свою форму для оформления приказов. В первом случае важно помнить, что для каждого вида приказов есть отдельная унифицированная форма. Пример — в таблице ниже. 

Номер формы в зависимости от назначения приказа:

Назначение приказа

Номер унифицированной формы

О приеме на работу

Т-1, Т-1а

О внутреннем переводе работника

Т-5, Т-5а

О предоставлении отпуска сотруднику

Т-6, Т-6а

О расторжении трудового договора

Т-8, Т-8а

О командировании работника

Т-9, Т-9а

О поощрении сотрудника

Т-11, Т-11а

Как правило, при первичном приеме на работу используют форму №Т-1. Но если сотрудник переходит на основную работу с работы по совместительству, образец приказа может выглядеть как в образце ниже. 

Приказ о переходе сотрудника на основную работу с работы по совместительству

Делопроизводство: образцы документов

Скачать документ полностью

По такому же образцу компания может составлять и другие виды приказов и распоряжений. Например, о внесении изменений в штатное расписание или график отпусков, назначении ответственных, переводах и совмещении профессий. 

Унифицированные формы используют и при оформлении документов, которые представлены в таблице ниже. 

Наименование документа

Номер унифицированной формы

Личная карточка работника

Т-2

Штатное расписание

Т-3

График отпусков

Т-7

Командировочное удостоверение

Т-10

Табель учета рабочего времени

Т-12, Т-13

Записка-расчет об отпуске сотрудника

Т-60

Записка-расчет при увольнении работника

Т-61

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Т-73

Образцы писем и запросов

В делопроизводстве образцы документов, которые относятся к категории писем, запросов и предложений, оформляют одинаково. Они различаются только наименованием, темой и содержанием. ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет, что независимо от типа письма в нем необходимо заполнить следующие реквизиты:

  • адреса и реквизиты отправителя и получателя;
  • справочные данные об отправителе — его ИНН, ОКПО, номер расчетного счета в банке, контактные телефоны;
  • исходящий регистрационный номер документа и дату регистрации;
  • текстовую часть, которая определяет суть письма;
  • должность, подпись и расшифровку подписи должностного лица, которое подписывает документ;
  • фамилию, инициалы и контактный телефон исполнителя. 

Образец гарантийного письма об оплате с просьбой и обязательствами

Делопроизводство: образцы документов

Смотреть этот и другие образцы писем в журнале

Образцы доверенностей

Доверенности действительны, только если соблюдаются два условия:

  • есть реквизит «Дата заполнения»;
  • доверенному лицу уже исполнилось 18 лет. 

Образец заполнения доверенности

Делопроизводство: образцы документов

Скачать доверенность полностью

Образцы служебных записок

Служебные записки составляют и руководители, и линейные сотрудники. Они помогают оперативно обмениться информацией как по вертикали, так и по горизонтали. Служебные, объяснительные и докладные записки относятся к категории внутренних документов, но к их оформлению предъявляют определенные требования. 

К обязательным для служебных записок реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения, сотрудник которого является автором записки;
  • наименование типа сообщения — докладная, объяснительная записка;
  • дата составления записки и регистрационный номер, присвоенный документу;
  • должность, фамилия и инициалы должностного лица, на имя которого составлена записка;
  • тема сообщения;
  • текст сообщения;
  • отметка о наличии приложений;
  • виза;
  • должность и подпись автора записки. 

Объяснительная записка сотрудника о причинах отсутствия на рабочем месте

Делопроизводство: образцы документов

Скачать образец

Итог:

Все образцы документов в делопроизводстве утвердите локальным нормативным актом. Оформите их в соответствии с требованиями ГОСТ по делопроизводству.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.