Активировать демодоступ

Секретариат

Основные правила приема посетителей

31 июля 2019
809
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, как правильно принимать посетителей в соответствии с требованиями делового этикета. Объясним, как подготовиться к визиту гостей и как учитывать посетителей.

Скачайте полезные материалы:

План самопрезентации на русском и английском языкахИспользуйте, чтобы правильно представиться гостям
Журнал учета сотрудников, которые обратились по личным вопросамПонадобится, чтобы учитывать обращения сотрудников компании

Как подготовиться к приему посетителей

В компании могут быть установлены определенные часы и дни приема, в соответствии с регламентом работы руководителя. Посетители записываются на прием заранее, каждый на назначенное время. Перед тем, как гость войдет в кабинет руководителя, секретарь связывается с шефом по телефону, называет должность, фамилию, имя и отчество посетителя, основную суть вопроса. 

Во вне приемные часы возможность подготовиться к приему посетителей заранее есть только в случае, когда визит был согласовали с руководителем, и секретарь знает точно:

  • на какой день и в какое время назначена встреча;
  • сколько будет посетителей и какой у них статус;
  • какая цель визита и какие вопросы будут обсуждать. 

В зависимости от статуса и цели визита гостей, по согласованию с руководителем раздавайте посетителям дополнительные материалы и сувениры. Предлагайте прохладительные напитки, чай или кофе. 

Типы посетителей в компании

Основные правила приема посетителей

Посмотрите типологию полностью в журнале

Какие основные правила приема посетителей устанавливает деловой этикет

Прежде всего, помните: секретарь не имеет права на плохое настроение. Он должен демонстрировать положительный настрой и улыбку. Старайтесь сохранять  терпение, даже когда общаетесь со сложными или агрессивно настроенными посетителями. 

Используйте готовые формы приветствия. Оно должно звучать так, чтобы посетитель почувствовал свою важность и то, что вы готовы быстро ему помочь. Учитывайте, какая культура делового общения сформировалась в компании. В каждой отрасли и в каждом офисе есть свои правила приема посетителей. Некоторые офисы требуют общаться с гостями формально, другие разрешают более непринужденную форму речевого этикета. 

Пример:

В крупной финансовой компании принято, что секретарь встает из-за стола и встречает посетителей фразой: «Доброе утро!» (до 12:00), «Добрый день!» (до 17:00) или «Добрый вечер!» (после 17:00). Если посетитель не согласовал свой визит заранее, его вежливо просят представиться и рассказать о цели посещения. В компании, занимающейся рекламой и PR-ом, секретарь может поприветствовать посетителей фразой: «Привет! Меня зовут Людмила, чем я могу вам помочь?» 

Если гость обратился в приемную в момент, когда вы разговариваете по телефону, кивните ему и жестом предложите войти и присесть. Отвлекитесь от разговора, если это возможно, и попросите гостя немного подождать. Посетителю, которому не можете сразу уделить внимание, предложите ознакомиться с деятельностью компании — дайте ему проспекты, каталоги. 

Предложите посетителю, который остается ждать приема, снять пальто и повесить его на вешалку в приемной. Приобретите специальную подставку для зонтов, чтобы гостям не приходилось держать их в руках во время приема. 

Важного посетителя секретарь приветствует стоя и сразу докладывает о его визите руководителю. Если в этот момент у руководителя нет других посетителей, гостя сразу приглашают войти. В том случае, когда ему придется ждать, предложите ему чай или кофе. 

Как подобрать посуду и угощения к разным видам кофе: памятка

Основные правила приема посетителей

Посмотреть таблицу в журнале

Посетитель, который впервые обратился в компанию, должен предъявить секретарю свою визитную карточку или полностью представиться и рассказать о цели посещения. Данные посетителя секретарь записывает в органайзер. Если вопрос можно решить сразу, направьте посетителя к специалисту, который ему поможет. Для этого секретарю нужно хорошо знать организационную структуру компании: чем занимается каждое подразделение, кто из начальников отделов или сотрудников может помочь в данном вопросе. 

Предложите посетителю записаться на прием, если он хочет обсудить свой вопрос с руководителем. Если вопрос срочный, узнайте у начальника, сможет ли он принять гостя. Если шеф готов поговорить, попросите посетителя пройти в кабинет. 

Скачайте полезные документы

Журнал учета посетителейПонадобится, чтобы учитывать обращения сотрудников компании

Какие навыки нужны секретарю, чтобы следовать правилам приема посетителей

Наверное, нет ни одной организации или компании, которой не приходилось бы взаимодействовать с посетителями. Лично обратиться в приемную могут:

  • представители других юридических лиц, партнеров и клиентов;
  • сотрудники компании;
  • рекламные агенты;
  • граждане;
  • курьеры;
  • проверяющие из контрольно-надзорных органов;
  • представители исполнительных органов власти. 

Первый представитель компании, с которым будут общаться все эти посетители — секретарь. Конечно, знание основных правил приема посетителей входит в перечень его квалификационных требований. Но одного только знания общих правил недостаточно. Чтобы в полном объеме выполнять их, современный секретарь, должен обладать определенными навыками. 

Основные навыки, необходимые секретарю

К числу компетенций, которые необходимы секретарю или помощнику руководителя, чтобы неукоснительно выполнять основные правила приема посетителей, относятся: 

1. Организационные навыки. Секретарь — это лицо компании. Именно к нему обращаются посетители за информацией и справками. Ему часто поручают организовать встречи, приемы и переговоры. Чтобы справится с несколькими поручениями одновременно и ничего не перепутать, секретарь должен уметь организовать свою работу в режиме многозадачности. Эти навыки помогут вам самостоятельно планировать свое рабочее время с учетом приоритетности поставленных задач, не дожидаясь, чтобы кто-то направлял вас или говорил, как что-то делать.

Схема. Взаимодействие с внешними и внутренними посетителями компании

https://e.profkiosk.ru/service_tbn2/ijdimj.jpg

Узнать подробнее в журнале

 2. Знание современных технологий. Вы должны уметь пользоваться телефонной станцией, как отдельными кнопками, так и подключаемыми линиями. Чтобы четко соблюдать основные правила приема посетителей, научитесь планировать рабочий день с помощью электронного органайзера и компьютера, пользоваться текстовыми редакторами и электронными таблицами, автоматизированными системами электронного документооборота, специализированным программным обеспечением. 

3. Пунктуальность и обязательность. Секретарь всегда должен быть на связи. На имидже компании отрицательно скажется ситуация, когда в приемной не берут трубку или в ней всегда скапливается очередь из посетителей. 

4. Умение выслушать посетителя. Умение слушать сделает вас более эффективным. Вы быстрее найдете решение проблемы, когда поймете, о чем человек спрашивает, и быстро определите, кто из сотрудников сможет помочь посетителю в решении вопроса. 

5. Умение общаться по телефону. Отвечать на телефонный звонок нужно сразу: невежливо держать людей в ожидании более минуты. Если нужный абонент занят или разговаривает по телефону, нужно сказать: «Извините, (имя сотрудника или руководителя) в данный момент разговаривает по телефону. Вы хотите подождать или вы хотите оставить ему сообщение по голосовой почте?» Вежливо поблагодарите их и направьте звонок на автоответчик. 

Когда соединять звонящего с руководителем

Основные правила приема посетителей

Узнать подробнее в журнале

6. Фиксация всей поступающей информации. Записывать всю нужную информацию — это отличный способ не забыть и не пропустить ни одну мелкую деталь. Храните свои заметки в блокноте и всегда держите их при себе. Вы будете удивлены, насколько они полезны, особенно если попытаетесь вспомнить, что хотел человек, который звонил пять часов назад. 

7. Знание основ делового этикета. Именно деловым этикетом определяются и правила приема посетителей. Придерживаясь требований, установленных бизнес-этикетом, вы всегда сможете найти правильный выход в любой нестандартной ситуации. Принятым в компании дресс-кодом или деловым этикетом определяются и требования к внешнему виду секретаря. 

Итог

Соблюдайте правила приема посетителей, чтобы поддерживать положительный имидж компании. Развивайте качества, которые помогут вам держать визиты гостей под контролем. Следуйте правилам делового этикета и нормам, которые приняты у вас в компании.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.