Активировать демодоступ

Секретариат

ГОСТ делопроизводство и архивное дело: термины и определения

5 августа 2019
409
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, какие государственные стандарты регламентируют делопроизводство и архивное хранение документов на предприятии. Объясним основные термины и определения, которые используют в делопроизводстве, чтобы избежать ошибок и недопонимания.

Скачайте материалы по теме:

Основные стандарты, которые регламентируют делопроизводство и архивное дело

Руководитель подписывает множество деловых писем, служебных записок, распоряжений, изменений в штатное расписание и многих других внутренних и внешних деловых бумаг. Их содержание и оформление должны соответствовать нормам и положениям правил, рекомендаций и инструкций. Эти правила разрабатывают в строгом соответствии с Государственными стандартами. 

Стандарты, которые регламентируют делопроизводство и архивное дело, как правило, носят рекомендательный характер. Но делопроизводители стараются придерживаться требований, которые они устанавливают. Стандартизация делопроизводства означает использование унифицированных документальных форм и позволяет:

  • обеспечить единообразие документов, которые относятся к разным типам в пределах их видов;
  • установить общие правила к содержанию и составу их реквизитов;
  • облегчить учет и регистрацию;
  • обеспечить контроль над исполнителями и своевременность обработки. 

Основные государственные стандарты, регламентирующие делопроизводство и архивное дело в России

ГОСТ делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Скачать таблицу полностью

Для секретаря, независимо от того, ведет он делопроизводство на предприятии или нет, важно изучить и руководствоваться в работе положениями следующих федеральных стандартов:

  1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации;
  2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
  3. Р ИСО 15489-1. Процессы управления документами.

Это важно, поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает единые требования к оформлению официальных документов и содержит ссылки на два других стандарта — ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Р ИСО 15489-1. 

Поговорим подробнее о содержании ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело». 

Основные положения ГОСТ Архивное дело

Область и правила применения ГОСТ Делопроизводство и архивное дело устанавливает статья 26 ФЗ РФ от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации». В стандарте даны термины, рекомендуемые к применению во всех видах документов по делопроизводству и архивному делу, а также всех видов официальных документов. ГОСТ также содержит полное описание каждого термина. Всего их 174. 

Термины по делопроизводству ГОСТ разбиты по разделам и подразделам в соответствии со структурой стандарта:

  • Общие понятия
2. Делопроизводство
2.1. Документирование
2.2. Организация работы с документами
  • Архивное дело

3.1. Хранение и учет архивных документов
3.2. Комплектование архива
3.3. Информационная деятельность архива 

В таблице ниже есть некоторые термины и их определения из раздела «Общие понятия».

ГОСТ делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Скачать таблицу полностью

Для чего используют ГОСТ Делопроизводство и архивное дело

ГОСТ Р 7.0.8-2013 — это толковый словарь, который четко определяет понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Определения в нем объясняют суть каждого термина и позволяют грамотно применять его на практике. Общая терминология способствует взаимопониманию и улучшает качество взаимодействия не только между различными службами предприятия, но и между конкретными исполнителями. ГОСТ устанавливает разницу между понятиями, которые часто путают. 

Пример

Понятия «Документ» и Официальный документ» — не идентичны. Первый — это информация, зафиксированная на носителе и имеющая реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Второй — документ, созданный от имени юридического, должностного или физического лица, оформленный в установленном порядке в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Различны и понятия «юридическая значимость документа» и «юридическая сила документа». Юридическая значимость — свойство документа, позволяющее ему служить подтверждением бизнес-деятельности либо событий, имеющих личный характер. Юридическая сила — свойство официального документа, вызывающего определенные правовые последствия. 

Как вести архивное дело в соответствии с ГОСТ Делопроизводство и арихвное дело: термины и определения

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет архивное дело как деятельность организации, ее специализированного подразделения или ответственного лица по:

  • комплектации документов;
  • их учету;
  • предоставлению доступа к документации, находящейся на текущем и архивном хранении. 

Архивы создаются во всех организациях. В них хранятся деловые бумаги и электронные файлы с документацией, имеющие как временный, так и постоянный срок хранения. Независимо от формы собственности организации, деятельность ее архива регулируется в соответствии с ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 

Единица архивного хранения — дело. Это совокупность документов, объединенных общим типом или тематикой, сшитых в папку, имеющую наименование в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. 

Сроки хранения кадровых документов в организации

ГОСТ делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Скачать таблицу полностью

Исполнение требований ГОСТ делопроизводство и архивное дело гарантирует идентификацию каждой единицы хранения с помощью универсального шифра, аналогичного тому, который применяется в библиотечном деле. Использование общих регламентов – ГОСТов облегчает формирование архивных дел, повышает прозрачность каталогизации, помогает обеспечить исполнителям быстрый доступ к любому документу, хранящемуся в архиве. 

Систематизация, порядок в учете и хранении архивных документов обеспечиваются и за счет использования специальных журналов учета, в которых регистрируются поступающие и выбывающие документы, отражается их состояние и количество. С развитием высоких технологий архивное делопроизводство организации начали вести в электронном виде, устанавливая специализированное программное обеспечение. 

Итог

Должностные лица, ответственные за делопроизводство и архивное дело в организации, обязаны изучить требования действующих ГОСТов и грамотно применять их в практической работе с документацией.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.