Активировать демодоступ

Секретариат

Электронный документооборот между предприятиями: как это работает

19 августа 2019
127
Средний балл: 0 из 5

В статье расскажем, как понять, нужно ли компании внедрять электронный документооборот между своими контрагентами. Подскажем, как организовать ЭДО и по каким категориям выбрать оператора.

Скачайте материалы по теме:

Что такое электронный документооборот между организациями и для чего он нужен

Обмен документами между предприятиями-контрагентами или головными и дочерними организациями – это официальное подтверждение их взаимодействия. Документооборот между организациями, если речь идет о деловом партнерстве, включает в себя:

  • входящую и исходящую корреспонденцию;
  • договоры, дополнительные соглашения, акты приемки и выполненных работ;
  • накладные, счета-фактуры;
  • рекламные и коммерческие предложения.

На основании документов, которыми обмениваются компании-контрагенты, ведут бухгалтерскую, налоговую и статистическую отчетность. Поэтому бумаги нужно обрабатывать своевременно, исключать возможность их утери или повреждения. 

Деловые бумаги могут иметь две физические формы:

  1. На бумажном носителе.
  2. На электронном носителе. 

Сегодня из-за высокой скорости и больших возможностей интернета, предприятиям удобнее обмениваться друг с другом корреспонденцией в цифровой форме. Некоторые компании уже давно используют электронный документооборот. Сейчас главный стимул внедрения ЭДО — требования финансовых и контролирующих органов. Так, банки, налоговики, Пенсионный и внебюджетные фонды стали требовать от предпринимателей сдавать документы и отчеты в электронном виде. 

У электронного документооборота немало преимуществ. Он полностью исключает основные недостатки бумажного документооборота, среди которых:

  • риск потерять документы;
  • затраты времени и денег на распечатку, брошюровку и хранение бумаг;
  • траты на пересылку бумаг;
  • невозможность оперативно обработать данные, автоматизировать поиск, контроль и анализ информации. 

Как организовать документооборот между организациями в электронных форматах

Прежде чем вести речь об электронном документообороте между организациями, компания должна наладить внутренний электронный обмен документами между подразделениями. 

Выберите разработчика и приобретите специализированное программное обеспечение — систему электронного документооборота. Купите сертификат электронной подписи (ЭП) и устройство для шифрования/дешифрования — средство криптографической защиты. 

Разработайте Положение о внутреннем и внешнем электронном документообороте. В нем определите, какие документы будут использоваться для обмена только в бумажном виде, а какие — в электронном или бумажном.  Установите порядок создания, обработки, подписания, регистрации, учета и хранения электронных документов. 

Скачайте образец


У организации есть два варианта, как обмениваться электронными документами с партнерами:

  1. Через электронный почтовый ящик. Этот вид связи доступен всем, но использовать его для обмена служебной и коммерческой информацией нельзя. Почтовый ящик можно легко взломать и к конфиденциальной информации вашей компании получат доступ конкуренты. В крайнем случае, этот канал может быть использован для обмена сообщениями, не содержащими ничего секретного.
  2. Через оператора электронного документооборота. Это сертифицированная организация, через которую связь между компаниями-партнерами будет осуществляться по защищенным каналам связи. Для подключения к регламенту обмена напишите заявление и составьте договор с оператором. 

Напишите своим бизнес-партнерам информационные письма с предложением стать участниками электронного документооборота между вашими организациями. 

Письмо партнерам с приглашением стать участником электронного документооборота

Электронный документооборот между предприятиями: как это работает

Скачать письмо полностью

Где взять электронную подпись и как она работает

Электронная цифровая подпись — уникальная комбинация символов, которая создается каждый раз заново, когда владелец специального ключа, заверенного сертификатом, подписывает электронный документ. Сертификат, как правило, выдается сроком на пять лет. Ключ действителен только до тех пор, пока действует сертификат. 

Ключ и сертификат ответственный сотрудник получает в Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи. Иногда функции удостоверяющего центра выполняет оператор ЭДО.

В зависимости от степени криптографической защиты, электронные подписи подразделяются на:

  • простые;
  • неквалифицированные;
  • усиленные квалифицированные.

В таблице показана область использования каждой из них:

Область использования

Простая

Неквалифицированная

Усиленная квалифицированная

Для заверения внутренних и внешних документов

Для обращений в арбитражные суды

Для обмена документами с физическими лицами

Для открытия личного кабинета на сайте Госуслуг

 

Для обмена информацией с контролирующими органами (ФНС, ФСС, ПФР, Росстат)

 

 

Для участия в электронных торгах

 

 

Поскольку все организации участвуют в документообороте с государственными надзорно-контрольными органами, руководителю и главному бухгалтеру предприятия потребуется оформить именно усиленную квалифицированную электронную подпись. Остальные сотрудники, которые участвуют в электронном документообороте между организациями и имеют право подписывать внутренние и внешние документы, могут оформить простую электронную подпись. Она, согласно закону, по юридической значимости аналогична обычной подписи, поставленной на бумаге. 

Памятка. Как проверить на подлинность электронную подпись на входящих документах

Электронный документооборот между предприятиями: как это работает

Скачать эту и еще 9 памяток по делопроизводству

Сколько стоят услуги оператора электронного документооборота

Перед компанией вопрос о том, что такое электронный документооборот между организациями и как это работает, может встать, когда:

  • много бизнес-партнеров, с которыми постоянно обмениваются документами в больших объемах. Например, предприятия, работающие в сфере логистики;
  • первичные документы учета часто теряют и их приходится дублировать;
  • руководство хочет сделать прозрачными процессы получения и отправки документов;
  • много средств тратят на оформление документов в бумажном виде (с учетом стоимости формирования, распечатки, отправки, получения, хранения и утилизации). 

То, во сколько компании будут обходиться услуги оператора ЭДО, зависит от того, какое количество исходящих документов вы будете направлять своим контрагентам. В соответствии с этим показателем нужно выбрать тарифный план. Чем больше документов вы будете отправлять, тем меньше вы заплатите за пересылку одной бумаги. В среднем, стоимость отправки одного документа может различаться у разных операторов от 4 до 12 рублей. 

Стоимость, конечно, важный критерий выбора, но, кроме него при выборе оператора ЭДО, обратите внимание на такие показатели, как:

  • безопасность;
  • возможность интеграции с используемым в компании программным обеспечением;
  • развитость системы, число абонентов;
  • количество предлагаемых тарифных планов, возможность роуминга;
  • опыт работы, репутация в отрасли;
  • сервисное обслуживание. 

Итог

Чем больше объемы внешнего документопотока, тем больше у компании причин внедрить электронный документооборот с контрагентами. Стоимость услуг можно снизить, если провести анализ и учесть все критерии выбора оператора.

logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш!Это бесплатно и займет всего пару минут.

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.Пожалуйста,зарегистрируйтесь, и вам будут доступны любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.