Активировать демодоступ

Секретариат

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии

26 августа 2019
4356
Средний балл: 5 из 5

Расскажем об основных журналах учета и регистрации, которые ведет ответственный за делопроизводство. Ознакомьтесь с дайджестом и скачайте формы журналов учета.

Скачайте полезные образцы:

Журнал учета входящей корреспонденцииДля учета писем и входящей корреспонденции
Журнал учета исходящей корреспонденцииДля фиксации даты отправления, адресата и содержания всех исходящих писем и бумаг
Журнал регистрации приказов по личному составуЧтобы облегчить процесс регистрации приказов
Журнал регистрации приказов по основной деятельностиДля регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
Журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировкуЧтобы систематизировать приказы о направлении в командировку
Журнал учета печатей, штампов и факсимилеДля регистрации печатей, штампов и факсимиле в компании

Кто ведет журналы по делопроизводству и документообороту

Кому поручат вести основные журналы документооборота на предприятии, зависит от размеров организации и объемов документопотоков. Обычно с этим справляются один-два человека, если компания маленькая и общий документопоток не превышает 10 тысяч единиц. В таком случае, нет необходимости организовывать специальную службу. Сотрудники обрабатывают и учитывают документы на условиях совмещения в соответствии с приказом руководителя. 

Документ по теме

На предприятии организуют службу делопроизводства, когда объемы документопотока составляют от 10 до 25 тысяч учетных единиц. На крупных предприятиях с разветвленной структурой и большими объемами документооборота дополнительно к службе делопроизводства в каждом подразделении могут назначить сотрудника, ответственного за организацию работы с документами.

Если ответственным за функции делопроизводства назначают секретаря руководителя, ему передают все уже оформленные журналы по делопроизводству и документообороту. Сотруднику нужно изучить общие правила ведения и оформления журналов учета и продолжить регулярно их заполнять.

Сложности могут возникнуть, если предприятие основали недавно. Это значит, что вопросами делопроизводства никто раньше не занимался. Регистрировать документы необходимо, потому что учет позволяет:

  • повысить исполнительскую дисциплину;
  • минимизировать потери деловых бумаг;
  • облегчить поиск документа и его исполнителя;
  • вести статистический учет.

Если секретаря назначают ответственным за делопроизводство в таком случае, ему нужно быстро разобрать накопившиеся бумаги, оформить журнал документооборота для каждого вида документов, зарегистрировать их в журналах и только после этого вести учет в рабочем порядке. 

Умный журнал учета документов: позволит регистрировать бумаги задним числом и не нарушать закон

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии

Скачать журнал

Справка

Какие журналы не ведет специалист по делопроизводству?

Делопроизводитель или секретарь, который отвечает за делопроизводство, не может вести журналы, которые оформляют в соответствии с ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда». Это журналы регистрации инструктажей и несчастных случаев на производстве. Их заполняет специалист по охране труда, назначенный приказом руководителя. Кроме того, не заполняет делопроизводитель и журналы учета движения трудовых книжек, вкладышей и бланков. Это задача представителя кадровой службы.

Способы оформления журналов делопроизводства и документооборота на предприятии

Руководство компании может само выбирать, в каком виде вести журналы регистрации. Есть три варианта:

  1. В бумажном виде — сегодня почти все организации используют такой вид не как самостоятельный, а как дубликат электронных журналов документооборота для подстраховки;
  2. В виде электронных таблиц, например, в Excel — применяют в маленьких компаниях с небольшим объемом документопотока.
  3. В системе электронного документооборота — оптимальный вариант для крупных компаний, который обеспечивает оперативный анализ, поиск, обмен и контроль исполнения документов. 

Основные требования к ведению журналов по делопроизводству и документообороту

  1. Право вносить в журналы записи имеют только сотрудники, которых приказом назначили ответственными, и в должностных инструкциях которых прописали эту обязанность. Только в этом случае они будут нести дисциплинарную ответственность за нарушение порядка ведения журналов документооборота или их утрату.
  2. Для каждой категории документов оформляют отдельный журнал.
  3. Сведения, которые вносят в журнал, должны быть полными и позволять однозначно идентифицировать любой документ.

Образцы журналов документооборота и рекомендации по их ведению

К числу журналов по делопроизводству и документообороту, которые поручают вести ответственному за делопроизводство, относятся, в том числе, журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. 

Журнал регистрации исходящих документов: образец заполнения

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии

Скачать журнал

Форму этих журналов работодатель вправе разработать самостоятельно, учитывая требования к максимальной полноте информации о каждом документе. 

Журнал регистрации входящей корреспонденции: образец

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии

Скачать документ

Если эти журналы на предприятии ведут в бумажном виде, для учета входящих и исходящих документов заведите отдельные книги, так будет удобнее искать нужную бумагу. Когда форма журналов – электронная, их можно объединить в один файл. В этом случае в форме можно предусмотреть дополнительное поле, в котором будет ставится отметка «вх.» или «исх.», по которой вы и будете искать и сортировать документы на входящие и исходящие. 

Отдельные книги учета делопроизводитель ведет и по разным подкатегориям приказов:

  • по личному составу;
  • по административным-хозяйственным вопросам;
  • по основной деятельности. 

Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии

Скачать журнал

 Образец заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии

Скачать образец

Классифицировать, к какому подтипу относится тот или иной приказ, иногда бывает затруднительно — четких критериев в законодательстве нет. Решая, в каком из журналов регистрировать тот или иной приказ, делопроизводитель может использовать два метода сортировки:

  1. Явный: в заголовке приказа стоит отметка о его типе.
  2. По смыслу: решение о типе приказа принимают на основании его содержания. Так, если приказ касается конкретно одного или нескольких работников, отнести его следует к распоряжениям по личному составу. Когда текст приказа относится ко всему коллективу, это приказ по основной деятельности

К приказам по личному составу, которые регистрируются отдельно от остальных, относятся распоряжения о направлении сотрудников в командировки. 

Образец журнала учета приказов о направлении сотрудников в командировку

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии

Скачать образец

К журналам, которые ведет секретарь, исполняющий обязанности делопроизводителя, относится и очень важный — журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации. 

Образец заполнения журнала учета ознакомления с ЛНА организации

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии

Скачать образец

С этими регламентами работников знакомят при поступлении на работу или если работодатель разработал новый локальный нормативный акт. Журнальная форма, которая подтверждает, что сотрудник ознакомился с текстом регламента, удобнее, чем собственноручные визы, проставленные на оригиналах документов. В специальной книге учета найти подтверждающую запись можно гораздо быстрее. 

Еще один журнал документооборота, ведение которого работодатель, скорее всего, поручит делопроизводителю — книга учета печатей, штампов и факсимиле. 

Образец журнала учета печатей, штампов и факсимиле

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии

Скачать образец

Этот журнал ведут по правилам, которые установлены для документов строгой отчетности. Это означает, что все листы книги необходимо пронумеровать, прошнуровать и опломбировать. И не забудьте при опломбировании в заверительной надписи указать, что именно пронумеровано — листы или страницы. 

https://e.profkiosk.ru/service_tbn2/fohh5_.jpg

Смотреть образец в статье

Как упорядочить документацию предприятия

Используйте пошаговый алгоритм, если нужно разобрать и систематизировать горы бумаг. 

Шаг 1. Рассортируйте документы на три стопки:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние.

Для учета первых двух типов документов заведите два отдельных журнала. Один — для входящей, другой — для исходящей корреспонденции

Шаг 2. Внутренние документы рассортируйте по категориям: приказы, служебные записки, акты, договоры. Если нужно, рассортируйте каждую категорию по подтипам. Например:

  • приказы: по личному составу, командировкам, созданию комиссий;
  • акты: приемки, сдачи выполненных работ, ревизии, передачи материальных ценностей;
  • договоры: кредитные, на выполнение работ, предоставление услуг, поставку товаров, аренду. 

Шаг 3. Оцените объемы каждой категории и подкатегории документов. Для учета каждой категории внутренних документов заведите отдельный журнал регистрации. Если единиц учета какой-то из подкатегорий много, есть смысл завести для них отдельный журнал документооборота. Кроме тех журналов делопроизводства и документооборота на предприятии, в которых будут регистрироваться документы, может потребоваться оформить журналы учета:

  • внутренних командировок;
  • печатей, штампов, факсимиле;
  • проведения инструктажа;
  • времени прихода на рабочее место;
  • сдачи и получения ключей.

Эти виды журналов, хоть и не предназначены для учета документации, также входят в систему документооборота предприятия. Порядок их оформления и заполнения тоже должен быть отражен локальным нормативным актом. 

Необходимость оформлять тот или иной вид журнал документооборота диктуют правила внутреннего трудового распорядка, специфика деятельности организации и приказы руководителя. 

Итог

Регистрация документов и фактов в специальных журналах делопроизводства и документооборота на предприятии позволяет упорядочить обработку и контролировать своевременность их исполнения.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.