Активировать демодоступ

Секретариат

Виды служебных записок и правила их оформления

9 сентября 2019
2724
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, в каких случаях составляют служебные записки и как правильно их оформлять, чтобы они имели юридическую силу.

Скачайте образцы служебных записок

Какие существуют виды служебных записок

Служебные записки относятся к внутреннему документообороту организации, наряду с объяснительными и докладными записками, разного рода справками предложениями и представлениями. 

В отличие от докладных и объяснительных записок, которые нужны для передачи информации по вертикали от подчиненного к руководителю, служебные записки обеспечивают горизонтальные информационные связи между подразделениями. Официального статуса эта категория письменной документации не имеет — понятие «служебная записка» в ОКУД отсутствует. 

Норм, распоряжений и поручений служебные записки не содержат. Но они могут быть основанием для принятия управленческих решений. Информацию, которая в них содержится, можно использовать как обоснование при составлении распорядительных, отчетных и плановых документов. 

Назначение служебной записки — обеспечить оперативное взаимодействие между отделами. В зависимости от содержания, служебные записки можно разделить на следующие виды:

  • информационные — запрос сведений и предоставление данных по запросу;
  • поясняющие — выдача необходимых инструкций, которые нужны для эффективного выполнения инструкций;
  • сопроводительные — пояснения к документам, которые прилагают к записке;
  • уведомительные — оповещение о событии, которое случилось или произойдет. 

Служебные записки составляют, если нужно внести временные изменения в режим труда сотрудника, поощрить или наказать его, скорректировать график отпусков, пополнить запасы канцтоваров и запчастей. 

Образец служебной записки

Виды служебных записок и правила их оформления

Скачать образец

Правила оформления служебных записок

Несмотря на то, что все виды служебных записок относятся к категории внутренних документов, при их оформлении рекомендуется придерживаться требований, которые устанавливает ГОСТ Р. 7.0.97-2016. Это нужно, потому что информационно-справочная документация, на основании которой принимают организационные и управленческие решения, должна иметь законную силу. Юридическую значимость этих документов обеспечивают реквизиты и оформление в соответствии с госстандартами.

В ОКУД фигурирует только один вид записок — докладная. Но служебная записка без официального статуса, — это подвид докладной записки, которая обеспечивает взаимодействие по вертикали. Поэтому требования к оформлению обоих типов записок не различаются. Одинаков и состав основных реквизитов.

Все основные реквизиты по ГОСТ Р. 7.0.97-2016

РЕКВИЗИТЫ

КАК ОФОРМЛЯТЬ

ГДЕ ПРОСТАВЛЯТЬ

01 – Герб

Герб – Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования – воспроизводят на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Коммерческие компании реквизит не используют

В середине верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа

02 – Эмблема

Эмблему организации разрабатывают и утверждают в установленном порядке для размещения изображения на бланках документов

По центру верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа

03 – Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания) регистрируют в установленном законом порядке. Изображение размещайте на бланках документов в соответствии с уставом

В середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» или слева на уровне этого реквизита. Во втором случае допускается захватывать часть левого поля

04 – Код формы документа

Проставляйте на унифицированных формах в соответствии с ОКУД или локальным классификатором

В правом верхнем углу рабочего поля документа

05 – Наименование организации – автора документа

Укажите название компании, закрепленное в учредительных документах. Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положением

По центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов.

В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов

Скачать таблицу со всеми реквизитами

Реквизиты, обязательные для всех видов служебных записок

В число обязательных для заполнения реквизитов служебной записки входят:

  • должность, фамилия и инициалы адресата;
  • наименование структурного подразделения, в котором числится автор записки;
  • должность, фамилия и инициалы автора;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • внутренний регистрационный номер записки;
  • тема документа – заголовок к тексту;
  • текстовая часть;
  • отметка о наличии приложений и их перечень;
  • подпись автора с расшифровкой;
  • виза.

Ни согласовывать, ни утверждать этот тип документов не нужно. Но автор должен понимать, что форму служебной записки используют только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. Когда адресат — вышестоящее должностное лицо, то документ называется докладной запиской. 

Памятка. Расположение реквизитов на служебной записке 

Виды служебных записок и правила их оформления

Посмотреть расположение реквизитов с объяснением в журнале

Как заполняются реквизиты служебной записки

Требования к оформлению и заполнению основных и дополнительных реквизитов, перечисленных выше, изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

При заполнении текстовой части учтите, что форма всех видов служебных записок не предполагает ни выводов, ни инициатив — это сухое, краткое и точное изложение фактов, решение по которым будет принимать адресат. В тексте нельзя проявлять эмоции или приводить оценочные суждения. Если это необходимо, автор может указать причину, почему написал записку, а также сослаться на действующие внутренние и отраслевые нормы и нормативные акты, федеральное законодательство. 

Визу на служебной записке ставит, как правило, руководитель подразделения, которому адресован документ и к которому относится его содержание. Право визировать внутренние документы также имеют главный бухгалтер и заместитель руководителя, который курирует данное структурное подразделение или вопросы, которых касается содержание записки. 

Реквизит «Виза» располагается или сразу под реквизитом «Подпись», или же на обороте последнего листа, если документ многостраничный. Если записка имеет электронный вид и сформирована в системе электронного документооборота, визу можно проставить в цифровом виде. 

После того, как адресат рассмотрит записку и получит визу, документ считается исполненным. Результат исполнения отражают в резолюции, поле которой расположено на свободном от текста месте. Если записка сформирована в СЭД, текст резолюции вносят в электронную карточку документа. 

Оформление резолюции на докладной записке

Виды служебных записок и правила их оформления

Что использовать на записке: визу или резолюцию

Как регламентировать виды служебных записок и правила их оформления

На крупном предприятии с разветвленной организационной структурой служебную записку часто используют как форму оперативного взаимодействия. Требования к ее оформлению и составлению необходимо установить и включить в локальный нормативный акт — Положение или Инструкцию по делопроизводству. 

Ответственным сотрудникам нужно проанализировать внутренние документопотоки между подразделениями. Чаще всего используемые виды служебных записок целесообразно оформить в виде шаблонов — готовых заполненных формуляров. Их включить в альбом с образцами других документов, которые используют в документообороте предприятия. 

Шаблоны позволят даже неопытным исполнителям избежать ошибок при оформлении и составлении «служебок». При необходимости, любой шаблон можно оперативно скорректировать и адаптировать под конкретную производственную ситуацию. 

Итог

Соблюдайте установленные ГОСТом и локальным актом работодателя требования к оформлению и составлению всех видов служебных записок. Это станет гарантией юридической значимости служебной записки, хоть она и является документом внутреннего использования.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.