Активировать демодоступ

Секретариат

Заявление на подключение к электронному документообороту: как составить

10 сентября 2019
117
Средний балл: 0 из 5

Сдавать отчеты и представлять документы по запросам контролирующих органов проще и быстрее в электронной форме. Расскажем, как выбрать оператора и подключиться к системе электронного документооборота надзорного органа на примере ПФР.

Скачайте полезные документы:

Когда потребуется написать заявление о подключении к электронному документообороту

Электронный документооборот (ЭДО) обеспечивает обмен отчетностью и корреспонденций между предприятиями и контролирующими органами, а также предприятием и контрагентами по специальным  каналам связи. Такие каналы выделяют сертифицированные организации — операторы электронного документооборота. Обмен электронными документами предполагает использование усиленной квалифицированной электронной подписи. 

Все компании, численность которых превышает 25 человек, сдают отчетность через систему ЭДО в принудительном порядке. Заявление о подключении к электронному документообороту в адрес территориальных отделений контролирующих органов компания может подать только после того, как заключить договор на обслуживание с организацией-оператором ЭДО. 

Выбор оператора электронного документооборота

Сегодня в России работают более 90 сертифицированных компаний-операторов ЭДО. Поэтому прежде чем писать заявление о подключении к электронному документообороту в контролирующий орган, сначала выберите оператора, через которого будете взаимодействовать. Проанализируйте пакет услуг, который предлагает каждый оператор, по нескольким критериям. 

Критерий 1. Функционал и удобство работы клиентского приложения. Убедитесь, что оно позволяет:

  • отправлять, получать и просматривать все виды и типы документации, которая участвует в ЭДО;
  • формировать электронный архив, искать документы по запросу;
  • подписывать электронные документы несколькими цифровыми подписями;
  • обрабатывать массивы документов, например, при необходимости подписать большое количество писем;
  • отражать штамп оператора ЭДО при распечатке бумажных копий;
  • согласовывать внутренние документы организации;
  • формировать пакеты документов для передачи их по запросам контрольно-надзорных органов;
  • осуществлять поиск партнерских организаций и рассылать им приглашения на участие в системе ЭДО. 

Кроме того, у клиентского приложения должен быть «дружественный» интерфейс, а действия по обработке документов и их последовательность — интуитивно понятными пользователю. 

Критерий 2. Интеграция с системами внутреннего документооборота и учета. Система ЭДО должна легко встраиваться в программное обеспечение, которое уже использует компания и ее подразделения — системой внутреннего документооборота, модулями программ 1С, Парус. В системе ЭДО должна быть предусмотрена возможность прямой и обратной конвертации всех популярных форматов электронных документов. 

Критерий 3. Количество участников системы и объем документооборота. Некоторые провайдеры могут предложить выгодные тарифы для тех компаний, которые сотрудничают с большим количеством других абонентов. Льготы есть и для организаций, чей документооборот превышает, например, 5 тысяч документов в год. 

Критерий 4. Надежность оператора ЭДО и его опыт работы с предприятиями вашей сферы деятельности. Почитайте отзыв о сотрудничестве с выбранным оператором. Важен и опыт взаимодействия с предприятиями, которые работают в той же отрасли экономики, что и ваша компания. 

Памятка. Как проверить на подлинность электронную подпись на входящих документах

Заявление на подключение к электронному документообороту: как составить

Скачать эту и еще девять памяток по делопроизводству

Критерий 5. Наличие дополнительных услуг. Удобно, если тот же оператор предлагает услуги по оформлению электронных цифровых подписей и предоставляет возможность передать отчетность в контрольно-надзорные органы. 

Критерий 6. Роуминг. Скорее всего, не все ваши партнеры работают в том же регионе, что и вы. И не все из них используют услуги вашего оператора. Поэтому уточните, сколько будет стоить взаимодействие с ними в роуминге. 

Критерий 7. Уровень безопасности. Основное преимущество ЭДО — защищенные каналы связи. Они гарантируют конфиденциальность информации и сохранность пересылаемых данных. Уровень безопасности оператора подтверждается заключением независимой аудиторской компании. 

После того, как вы выберите оператора ЭДО, можно заключать договор. 

Как заполнить заявление о подключении к электронному документообороту

Если численность вашей компании превышает 25 человек, вам придется подключиться к системе ЭДО, чтобы сдавать отчетность. Заявление о подключении к электронному документообороту заполняют по типовой форме. 

Заявление о подключении к электронному документообороту образец

Заявление на подключение к электронному документообороту: как составить

Скачать документ полностью

С ПФР потребуется заключить и допсоглашение об обмене электронными документами в системе ЭДО по телекоммуникационным каналам связи. 

Дополнительное соглашение об обмене электронными документами с ПФР: образец

Заявление на подключение к электронному документообороту: как составить

Скачать документ полностью

Заявление о подключении к электронному документообороту заполните в единственном экземпляре, а дополнительное соглашение — в двух. Один экземпляр соглашения вам возвратят на руки с подписью уполномоченного сотрудника УПФР. 

В адресной части заявления укажите полное наименование Управления Пенсионного фонда России, с которым будете обмениваться документами. Внесите сведения о вашей компании-участнике ЭДО. Укажите:

  • полное наименование организации;
  • ИНН;
  • КПП;
  • адрес электронной почты;
  • контактный телефон;
  • регистрационный номер, присвоенный ПФР;
  • реквизиты банковского счета;
  • юридический и фактический адрес;
  • среднесписочное количество сотрудников. 

В поле, куда вносите сведения об операторе-провайдере, запишите:

  • наименование организации-операторе ЭДО;
  • ее почтовый адрес;
  • сведения о средстве криптозащиты информации (СКЗИ). 

Руководитель компании подписывает заявление  и заверяет его печатью организации. Обратите внимание. Если подключением к системе ЭДО занимается представитель руководителя компании, у него потребуют доверенность. 

После того, как у вас примут заявления и соглашение, заявку будут рассматривать от недели до месяца. Если в документах обнаружат ошибки, компании откажут. 

Итог

Использование типовой формы позволяет заявления о подключении к электронному документообороту минимизировать ошибки и сократить время на заполнение. Уточняйте действующие формы заявления и соглашения на сайтах ПФР по вашему региону.

logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш!Это бесплатно и займет всего пару минут.

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.Пожалуйста,зарегистрируйтесь, и вам будут доступны любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.