Активировать демодоступ

Секретариат

Документы временного хранения

16 сентября 2019
234
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, какие документы имеют ограниченный срок хранения. Объясним, как правильно избавиться от бумаг, которые потеряли свою практическую ценность. Поделимся шпаргалками, которые помогут определить срок хранения документов.

Читайте подробнее о хранении документов

Скачайте полезные документы

Регламенты, которые определяю сроки хранения документов

Организация обязана хранить все документы, которые выпускает в процессе деятельности и которыми подтверждает все производственные, организационные и административные решения руководства. Сроки хранения разных видов документов отличаются. Они зависят, во-первых, от важности бумаги. Второй критерий, который определяет продолжительность хранения документов  организационно-правовая форма компании. В отношении акционерных обществ действуют особые требования, обусловленные видом их деятельности, которая связана с оборотом ценных бумаг. 

Правила, которые регламентируют порядок работы с документами и сроки их хранения, компания устанавливает локальными нормативными актами. Например, Положением или Инструкцией о делопроизводстве, номенклатурой дел, регламентом работы архивов. Кроме того, определяя сроки и порядок хранения того или иного документа, организация должна следовать нормативным актам федерального и отраслевого уровня: 

  • перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 (Перечень);
  • основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ». 

Главный регламент, на основании которого компания устанавливает сроки хранения своих документов, — Перечень. При этом работодатель вправе своим ЛНА увеличить срок хранения того или иного вида документов, но уменьшать срок, который указан в Перечне, нельзя. 

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения

Документы постоянного и временного хранения

Все деловые бумаги, которые сопровождают деятельность компании, имеют определенный срок хранения. Они подразделяются на документы долговременного хранения, а также временного и постоянного срока хранения.

Долговременное хранение документов — это организация хранения деловых бумаг, которые в соответствии с Перечнем или ЛНА работодателя должны храниться в компании более 10 лет. Документы постоянного хранения организация обязана сохранять в течение всего периода существования, а в случае ликвидации — передать в городской архив. 

Сроки, в течение которых хранятся документы временного хранения, – до 10 лет включительно. К таким документам относятся, например:

  • приказы по административно-хозяйственной деятельности компании;
  • документы первичного бухгалтерского учета и соглашения к ним;
  • переписка с вышестоящими или нижестоящими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности;
  • доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности обособленным подразделениям;
  • путевые листы. 

Памятка: сроки хранения архивных документов

Документы временного хранения составляют основную часть документооборота организации. В соответствии с Перечнем, сроки их хранения могут составлять:

  • 1 год;
  • 2 года;
  • 3 года;
  • 4 года;
  • 5 лет;
  • 10 лет. 

Некоторые виды документов со сроком хранения 5 и 10 лет можно уничтожить, когда срок хранения истечет. Для этого нужно составить решение об утилизации, которое примет специально созданная на предприятии экспертная комиссия (ЭПК). Такой дополнительный контроль гарантирует, что уничтожат действительно только те бумаги, которые уже потеряли актуальность и важность. 

К документам временного хранения до 10 лет относятся и деловые бумаги, для которых Перечень устанавливает следующие условия нахождения в архиве:

  • до минования надобности;
  • до востребования;
  • до снятия с учета;
  • до окончания эксплуатации;
  • до списания транспортных средств;
  • при условии проведения проверки (ревизии);
  • в течение срока полномочий;
  • после замены новыми;
  • после утверждения;
  • после истечения срока действия договора. 

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов устанавливают с учетом таких критериев:

  • на кого оформлен документ — на рядового сотрудника или руководителя организации;
  • срок оформления — документы по личному составу, оформленные до 2003 года, хранят в архиве 75 лет, после 2003 года — 50 лет;
  • условия труда — табели учета рабочего времени в общем случае хранят 5 лет, заполненные на работах с вредными и опасными условиями труда — 50 и 75 лет, в зависимости от года оформления. 

Шпаргалка: сроки хранения кадровых документов в компании

Как утилизировать документы временного хранения

По окончании календарного года документы подшивают в дела в соответствии с номенклатурой дел. Как правило, в папки подшивают бумаги одного вида с одинаковыми сроками хранения. При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дел делопроизводством. 

Дела за прошлые годы, срок хранения которых истекает в новом году, просматривает экспертная комиссия. Ее создают по приказу руководителя компании. Комиссия действует на постоянной основе. 

Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Комиссия работает по следующему алгоритму:

  1. Отбирает документы, срок хранения которых истек, а также те, которые потеряли свое практическое значение и актуальность.
  2. Проводит экспертизу их ценности и оформляет протокол заседания, которым утверждает список деловых бумаг, выделенных к уничтожению. 

Скачайте образец

  1. Оформляет акт на уничтожение документов, подписанный председателем и членами комиссии, утверждаемый руководителем компании. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому за образец можно взять форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций. 

Образец акта о выделении к уничтожению архивных документов

Обратите внимание! Первичные документы бухгалтерского учета в общем случае хранятся 5 лет, но если предприятие работало в убыток, который перенесен на последующие периоды, документы, подтверждающие убыток хранятся на протяжении всего срока переноса.

Для утилизации выделенных к уничтожению документов временного хранения можно использовать офисный измельчитель-резак для бумаги. После уничтожения составляют отдельный акт об этом. Если же объемы утилизируемых документов велики, компания может заключить договор со специализированной организацией, которая также подтвердит факт уничтожения документов актом. 

В акте об уничтожении необходимо заполнить следующие обязательные реквизиты:

  • название компании, составившей акт;
  • дату составления акта;
  • наименования утилизированных документов,
  • описание факта уничтожения документов, с указанием способа утилизации, общего количества бумаг;
  • подписи ответственных за уничтожение лиц и их расшифровка. 

Акт об уничтожении кадровых документов: образец

Итог

Своевременная утилизация документов временного хранения позволит компании избавляться от ненужных бумаг, потерявших свою актуальность, и не загромождать помещения, выделенные под архивное хранение.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.