Активировать демодоступ

Секретариат

Журнал регистрации командировочных удостоверений: образец

17 сентября 2019
612
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, как заполнить и вести книгу учета командировок сотрудников предприятия. Научим оформлять такой журнал в электронном виде.

Скачайте документы по теме:

Для чего вести журнал регистрации командировочных удостоверений

С 2015 года обязанность оформлять командировочные удостоверения и служебные задания отменили. Теперь служебную поездку сотрудника по заданию работодателя подтверждает только приказ о направлении в командировку. 

Образец приказа о направлении сотрудника в командировку

Многие работодатели до сих пор используют при оформлении служебных поездок наряду с приказом и второй документ — командировочное удостоверение. С ним легче контролировать начало и завершение командировки, факт того, что работник выполнил поручение. Наличие командировочного удостоверения облегчает и самому работнику передвижение по территории предприятия, куда его направили со служебным заданием. 

Обратите внимание! Если предприятие использует при оформлении служебных поездок сотрудников командировочные удостоверения, это необходимо закрепить локальным нормативным актом, например, Положением о командировках.

Независимо от того, выдает организация сотрудникам командировочные удостоверения или нет, служебную поездку надо зафиксировать. Для этого на предприятии ведут специальный журнал учета работников, которые выбывают в командировку, или журнал регистрации командировочных удостоверений. 

Удобнее объединить всю информацию о командировках в одном журнале. Тогда не придется поднимать все приказы, чтобы получить нужную информацию о деталях командировки. Работодатель, в соответствии с действующим законодательством, может сам решать, использовать ли в делопроизводстве организации такой журнал. 

Вести журнал учета регистрации командировочных удостоверений, как правило, поручают сотруднику, в функционал которого входит оформление документов на служебные поездки, — кадровику или секретарю. Ответственного назначают приказом руководителя. Главное, чтобы эта обязанность была прописала в должностной инструкции исполнителя. 

Форма журнала регистрации командировочных удостоверений

До 2015 года компании использовали форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 №739н. Сейчас приказ отменен, но многие организации до сих пор используют эту форму. 

Журнал регистрации командировочных удостоверений, образец, который вы используете в делопроизводстве в вашей компании, нужно утвердить локальным актом или, например, инструкцией по делопроизводству. Разрабатывая собственную форму учета такой книги, продумайте, какие сведения нужно в нее внести, чтобы информацию о служебных поездках была максимально полной. 

Журнал удобнее вести в табличной форме. Внутри предусмотреть такие графы:

  • номер и дата приказа о направлении сотрудника в командировку;
  • основание для направления в командировку (реквизиты служебной записки, номер и дата договора);
  • номер и дата командировочного удостоверения;
  • ФИО сотрудника, который едет в командировку;
  • должность командируемого и структурное подразделение, в котором он числится;
  • населенный пункт и наименование организации, куда направляют сотрудника;
  • продолжительность командировки — дата начала и завершения;
  • цель служебной поездки. 

Образец журнала учета командировочных удостоверений

Журнал учета командировок удобно вести в электронном виде. Для этого подойдет, например, Excel. 

Пример электронного журнала учета командировок

Как оформить журнал регистрации командировочных удостоверений в бумажном виде

Если журнал регистрации командировочных удостоверений в организации решили вести на бумаге, оформить документ нужно по стандартным правилам. Пронумеруйте и прошнуруйте все его страницы, опломбируйте его бумажной пломбой с надписью: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ страниц». Поставьте подпись с указанием должности и дату. 

Журнал должен иметь титульный лист или же соответствующий заголовок на обложке. В заголовке или титульном листе укажите наименование компании и название журнала, а также год, в течение которого он будет вестись. Такие журналы ведутся в течение одного года и, по его завершении, передаются на хранение в архив организации. 

В больших компаниях, сотрудники которых часто отправляются в командировки, целесообразно снабдить журнал твердым переплетом, обеспечив его целостность в течение всего срока использования. 

Как и сколько хранить журнал регистрации командировочных удостоверений

Текущее хранение журнала осуществляет ответственный исполнитель. Специальных условий хранения для этого вида документов не предусмотрено, но все же лучше хранить журнал в закрываемом на ключ шкафу, ограничив доступ к нему посторонним лицам. 

В соответствии с действующим сегодня Перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558 Министерства культуры РФ, хранить журнал учета командировок нужно 3 года. 

По истечении срока хранения, журналы утилизируют в установленном порядке. Утилизацию компания организовать своими силами, например, сжечь документ, использовать резак. Можно заключить договор со специализированной организацией, которая занимается уничтожением документов. 

Итог

Журнал регистрации командировочных удостоверений ведется на предприятии для облегчения учета по командировкам сотрудников. Такая форма позволяет получать всю необходимую информацию по деталям служебных поездок.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.