Активировать демодоступ

Секретариат

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

23 сентября 2019
960
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, как правильно составить и оформить приказ о распределении трудовых функций сотрудников. Скачайте образец распорядительного документа и узнайте, какие реквизиты в нем необходимо заполнить, чтобы придать ему юридическую силу.

Скачайте полезные документы:

В каких случаях составляется приказ о распределении обязанностей

При приеме на работу каждый сотрудник знакомится с кругом обязанностей, которые определены его трудовой функцией. Полное описание функционала, который вменяется ему в обязанности, содержит трудовой договор и должностная инструкция. 

На небольших предприятиях, где сотрудникам приходится совмещать функции по нескольким должностям, распределение обязанностей для конкретного рабочего места легко предусмотреть сразу, при составлении должностной инструкции. Но в крупных организациях должностные инструкции составляют на определенную должность, занимать которую могут несколько специалистов одного подразделения. Таким образом, должностная инструкция устанавливает для них одинаковые обязанности. 

Отсутствие четкого разграничения функционала между сотрудниками приводит к выполнению двойной работы. Кроме того, объемы выполняемых сотрудником заданий зависят от:

  • специфики конкретного рабочего места,
  • квалификации и опыта исполнителя,
  • его ответственности и добросовестности.

В результате нагрузка и ответственность распределяется по исполнителям неравномерно. В итоге, получая одинаковую зарплату и занимая одинаковые должности, специалисты выполняют разный объем работы. 

Чтобы устранить подобные накладки и диспропорции, руководство организации вправе конкретизировать выполняемый сотрудниками функционал и четко распределить обязанности между ними, оставив прежней трудовую функцию или скорректировав ее. Согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, корректировать должностные обязанности — полномочие руководителя компании. Изменение функционала работников осуществляется на основании приказа о распределении обязанностей между сотрудниками. 

При этом если трудовая функция работника остается прежней и меняется только объем поручаемой ему работы, достаточно только издать приказ о распределении обязанностей. В том случае, когда должностные обязанности сотрудника меняются, одного приказа будет недостаточно — потребуется письменное согласие сотрудника на изменение условий труда. Кроме того, придется заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. 

Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении должностной инструкции

Обратите внимание! Согласно статье 72 ТК РФ, работодатель не имеет права по собственной инициативе и без согласия работника расширять его должностные обязанности, он может их только конкретизировать.

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками составляют с целью:

  • разграничить зоны ответственности;
  • конкретизировать трудовой функционал каждого работника;
  • повысить взаимодействие между исполнителями;
  • исключить выполнение двойной работы;
  • повысить контролируемость, оперативность и качество исполнения управленческих решений. 

Как оформить и составить приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Унифицированной формы приказа о распределении обязанностей нет, поэтому работодатель вправе составить его в произвольной форме, утвержденной локальным нормативным актом – инструкцией или положением о делопроизводстве. При составлении документа нужно учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общие правила к структуре содержательной части распорядительных документов. 

Приказ о распределении обязанностей состоит из:

  • шапки, в которой указана справочная информация об организации, ее наименование, регистрационные данные, адрес и контактные телефоны;
  • наименования документа, даты и места составления, регистрационного номера;
  • вводной и распорядительной частей — с какой целью составили приказ, какие поручения и кому дают, кто будет контролировать их исполнение;
  • указания должности, фамилии и инициалов лица, которые подписывают документ, его собственноручной подписи. 

Кроме того, особое внимание при оформлении приказа о распределении обязанностей следует обратить на наличие реквизитов, которые ГОСТ Р 7.0.97-2016 относит к обязательным, то есть придающим документу юридическую силу (скачайте примеры оформления реквизитов ГОСТ в начале статьи). В этот перечень реквизитов входят:

  • наименование организации в точном соответствии с уставными документами;
  • указание организационно-правовой формы компании;
  • дата и место составления или издания распоряжения;
  • регистрационный номер, присвоенный приказу и указанный в регистрационной книге;
  • название вида документа (приказ);
  • заголовок;
  • текстовая часть;
  • подпись руководителя с расшифровкой и указание даты подписания;
  • отметка о наличии приложений, если таковые имеются. 

Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками одного подразделения

Как и сколько хранятся приказы о распределении обязанностей

Текущее хранение приказов, как правило, поручают кадровой службе или же эти функции возлагают на секретаря в соответствии с приказом, подписанным руководителем организации. Для регистрации и учета издаваемых приказов используют специальные журналы. Как правило, для учета каждого вида приказов заводят отдельный журнал. 

Сотрудник, назначенный ответственным за текущее хранение этого типа распорядительных документов, подшивает их в дело. По окончании календарного года папке с делом присваивают регистрационный номер в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Затем ее передают на архивное хранение. 

Приказ о распределении обязанностей относится к документам по основной деятельности. Это распоряжения и приказы, которые содержат управленческие и административные решения руководства организации. Как правило, эти распоряжения касаются вопросов производственной деятельности, реализации продукции, планирования, финансирования. 

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утвержденному приказом № 558 Министерства культуры РФ, приказы по основной деятельности должны храниться в архиве организации постоянно. В случае ликвидации предприятия, ее архив передают на хранение в муниципальный. 

Итог:

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками составляется в произвольной форме. Законную силу ему придет наличие обязательных реквизитов.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.