Активировать демодоступ

Секретариат

Журнал регистрации должностных инструкций: образец

23 сентября 2019
862
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, как оформить и вести книгу учета должностных инструкций, и какие сведения в нее вносить. Поделимся образцами журнала.

Скачайте образцы

Для чего нужен журнал регистрации должностных инструкций

Такой нормативный локальный документ, как должностная инструкция в ТК не упоминается. Это значит, что если в компании его не будет, инспекторы не предъявят претензий. Но работодатели сами заинтересованы иметь такой  регламент — он устанавливает четкие критерии соответствия работника конкретной должности, перечисляет его обязанности и права. 

Должностная инструкция, выданная работнику в установленном порядке под подпись,— гарантия правоты работодателя или самого работника в случае возникновения трудового спора. Работника, который не выполняет требования должностной инструкции,  можно наказать в дисциплинарном порядке вплоть до увольнения. Решение работодателя об увольнении сотрудника суд сочтет незаконным, если в должностной инструкции не прописан функционал, за невыполнение которого трудовой договор с работником расторгли. 

Должностная инструкция секретаря руководителя

Для одной и той же должности обязанности могут быть разными, в зависимости от того функционала, который установили для конкретного рабочего места. На больших предприятиях с разветвленной штатной структурой удобно регистрировать разработку должностных инструкций в специальном журнале регистрации. Унифицированной формы нет — журнал компания имеет право разработать самостоятельно. 

Журнальная форма позволяет ускорить поиск нужного документа, проконтролировать его наличие для конкретного рабочего места и должности. Тем более, если такая книга учета в организации ведется в электронном виде. Электронный журнал регистрации документов можно разработать самостоятельно и вести его в Excel. 

Электронный журнал регистрации документов в Excel

Журнал регистрации должностных инструкций, независимо от того, в какой форме он оформлен, как правило, находится в ведении кадровой службы. Иногда вести регистрационную книгу поручают секретарю. Такую обязанность устанавливают приказом руководителя, трудовым договором или же должностной инструкцией специалиста, ответственного за ведение журнала. 

Какие графы содержит журнал регистрации должностных инструкций, образец

То, в каком формате и по какой форме организация будет вести журнал регистрации должностных инструкций, необходимо установить локальным нормативным актом — Положением или Инструкцией о делопроизводстве. 

Когда для ведения книги учета выбирают бумажный формат, необходимо оформить титульный лист. Он содержит такие сведения:

  • наименование организации;
  • название журнала;
  • даты начала и окончания записей;
  • общее количество листов, пронумерованных и прошнурованных в журнале;
  • срок хранения регистрационной книги;
  • дата окончания срока хранения. 

Титульный лист журнала регистрации должностных инструкций, образец 

Журнал предназначен для того, чтобы структурировать и облегчить процесс регистрации и поиск нужного документа. Поэтому он должен содержать максимум необходимой информации. Включите в него следующие сведения:

  • дата утверждения должностной инструкции;
  • дата вступления документа в действие;
  • наименование инструкции, дополнений и изменений, вносимых в нее;
  • подразделения, в которых применяется этот регламент;
  • примечание, в этой графе можно указывать даты внесения дополнений и изменений, а также даты пересмотра или отмены. 

Журнал регистрации должностных инструкций, образец заполнения

Поскольку журнал не имеет унифицированной формы, работодатель вправе вносить в него и другую информацию, например,  каких сотрудников ознакомили с зарегистрированными в нем должностными инструкциями. В этом случае форму книги учета можно дополнить такими графами:

  • фамилия и инициалы сотрудника, который ознакомился с должностной инструкцией;
  • дата ознакомления;
  • личная подпись работника;
  • личная подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала. 

Требования к оформлению и заполнению журнала регистрации должностных инструкций

Книга учета не содержит конфиденциальных сведений. Но когда в ней есть графы с подписями сотрудников, которые ознакомились с той или иной инструкцией, стоит позаботиться о сохранности страниц в этом документе. Для этого их нужно пронумеровать, прошнуровать и опломбировать бумажной пломбой с подписью ответственного лица, заверенной печатью организации или кадровой службы. Такая мера исключит утрату или замену листов в журнале регистрации. 

Этот вид книг учета ведут до полного заполнения и не обновляют ежегодно. Продолжительность текущего хранения и использования журнала регистрации должностных инструкций может составлять несколько лет, поэтому целесообразно снабдить его твердой обложкой. 

Регистрировать инструкции в журнале нужно в тот же день, когда их утвердил руководитель. Каждый документ должен иметь уникальный регистрационный номер, предусмотренный для этого вида нормативных актов утвержденной номенклатурой дел. Записи вносят ручкой с черной или синей пастой, четким, разборчивым почерком, который позволяет легко прочитать каждое слово и однозначно его трактовать. 

Как и сколько хранить журналы регистрации должностных инструкций

На текущем хранении журнал находится у ответственного исполнителя. Чтобы исключить утерю и ограничить доступ к нему посторонним лицам, хранить журнал следует в закрытом шкафу, снабженном замком. 

Срок хранения журналов учета — три года (Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения). Но необходимо учитывать также, с какой периодичностью в организации обновляют должностные инструкции. Если срок превышает три года, хранить журнал регистрации должностных инструкций тоже нужно дольше. Это позволит гарантировать, что все сведения о разработанных в организации инструкциях, дополнениях к ним и поправках зафиксируют в обоих журналах — и в том, который ведут в настоящее время, и в том, который находится на архивном хранении. 

Когда срок архивного хранения завершится, утилизировать журнал нужно в общем порядке — силами самой компании или по договору со специализированной организацией, которая занимается уничтожением документации. 

Итог

Журнал регистрации должностных инструкций, образец работодатель вправе разработать самостоятельно. Журнальная форма учета локальных регламентов организации удобна для поиска и позволяет систематизировать работу с ними.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.