Активировать демодоступ

Секретариат

Проживание в гостинице: документы для авансового отчета после командировки

7 октября 2019
1903
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, как оплатить сотруднику проживание в гостинице во время командировки. Объясним, какими документами он должен подтвердить оплату проживания, как и в какие сроки оформить авансовый отчет.

Полезные документы по теме:

Для чего сотрудник обязан предоставить документы, которые подтверждают проживание в гостинице в командировке

В большей части российских компаний служебные поездки сотрудников — командировки — неотъемлемая часть производственного процесса. Правила оформления таких поездок закрепляют коллективным договором или локальным нормативным актом — Положением о командировках. Регламент составляют в произвольной форме и утверждают приказом директора организации. 

В Положении прописывают и правила документального оформления поездки. Документы, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке, в том числе, проезд к месту выполнения служебного задания и обратно, а также проживание в гостинице включают в авансовый отчет. К нему прикладывают и документы, которыми командированный сотрудник подтверждает дополнительные расходы, произведенные им в поездке с ведома и по поручению руководства. 

Весь пакет документов, подтверждающих затраты работника, связанные с выполнением служебного задания, должен быть представлен работодателю в полном объеме. Это необходимо, чтобы компания возместила расходы сотрудника (ст. 168 ТК РФ). Расходы по найму жилого помещения, к которым относится и проживание в гостинице, включены в открытый перечень затрат, подлежащих обязательному возмещению работнику. 

Обратите внимание! Обязанность работодателя возместить расходы работника на проживание распространяется и на сотрудников, чья трудовая деятельность имеет разъездной характер.

Согласно Постановлению № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», деньги, необходимые для оплаты расходов в предстоящей поездке, работник получает заранее. После возвращения ему нужно будет отчитаться за полученную сумму и предъявить подтверждающие отчетные документы. 

Форма учета очков программ лояльности отелей для командировок руководителя

Какими отчетными документами подтверждается проживание в гостинице в авансовом отчете

Работодатель вправе самостоятельно установить, какие документы работник может предъявить в качестве доказательства затрат на проживание. Нужно помнить, что поскольку затраты на командировки позволяют учесть их в базе по налогу на прибыль и снизить его, обоснованность расходов могут проверить при налоговой проверке. То есть, документы, которыми работник подтвердит, что он действительно проживал в гостинице, должны быть оформлены надлежащим образом и не вызывать сомнений в своей легитимности. 

При проживании в гостинице документом для авансового отчета являются квитанция, чек или счет, выдаваемые после оплаты услуги. 

Перечень необходимых документов для авансового отчета в Положении о командировках

Обязательные реквизиты счета на оплату гостиницы

Чек, который подтверждает поступление средств на счет гостиницы, — документ первичного бухгалтерского учета. Это бланк строгой отчетности. К таким документам предъявляют особые требования, соблюдение которых гарантирует их подлинность. 

В соответствии с требованиями, которые устанавливает Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, бланк  квитанции или счета, должен быть изготовлен типографским способом и иметь соответствующие реквизиты.  Это:

  • наименование и серия документа;
  • наименование и организационно-правовая форма юридического лица – владельца гостиницы;
  • название гостиницы или отеля полностью;
  • регистрационные сведения о гостинице - ИНН, КПП и т.п.;
  • месторасположение гостиницы, ее адрес;
  • фамилия, имя и отчество клиента, оплатившего проживание;
  • стоимость номера;
  • время вселения и выселения из гостиницы;
  • дополнительные услуги, включенные в счет;
  • должность, фамилия, имя и отчество лица, принявшего оплату и оформившего квитанцию, его личная подпись
  • заверяющая печать организации, штамп об оплате.

Обратите внимание! Из перечня дополнительных услуг, которые гостиница оказывает сотруднику во время служебной поездки, работодатель обязан оплатить только оговоренные в Положении о командировках.

В бюджетных организациях расходы сотрудников на командировки оплачивают в соответствии с нормативными актами федерального или муниципального уровня. Они устанавливают твердые ограничения на оплату за проживание, которые нельзя превышать. 

Способ оплаты за проживание в гостинице в командировке можно оговорить в Положении. Оплату разрешают производить как в наличной, так и в безналичной форме. 

Сроки, в которые нужно отчитаться за проживание в гостинице и предъявить документы для авансового отчета

Порядок и сроки оформления авансового отчета по итогам командировки также оговаривают в Положении. Как правило, предъявить авансовый отчет с приложенными к нему документами сотрудник должен не позднее, чем через три рабочих дня по возвращении из служебной поездки. 

Оформление авансового отчета — обязанность сотрудника. Подтверждающие его расходы документы, во избежание утери, можно наклеить на стандартный лист бумаги и приложить его к заполненному бланку авансового отчета. 

Форма № АО-1. Авансовый отчет

Перед тем, как принять от работника авансовый отчет, сотрудник бухгалтерии должен его проверить и убедиться, что в наличии имеются все документы, указанные в отчете, а также в том, что все обязательные реквизиты в них заполнены. 

После подсчета фактических расходов вернувшегося из командировки сотрудника, сумма будет сверена с той, что была получена им подотчет. Разницу бухгалтерия вычтет или выплатит в ближайший срок, установленный в организации для выплаты зарплаты. 

Если нет документов, подтверждающих проживание в гостинице в командировке

Сотрудник может забыть или не успеть получить подтверждающий документ о пребывании в гостинице. В таком случае работодатель может направить в отель запрос и попросить выслать забытый чек или квитанцию по почте. 

Кроме этого, запрос можно отправить и в организации, где сотрудник работал во время служебной поездки. Компания оформит справки-подтверждения, что в указанный период сотрудник выполнял свое служебное задание по командировке на их территории. 

Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

В этом случае расходы сотрудника, не подтвержденные чеком или счетом, будут оплачены по нормативу, установленному Положением в качестве неподтвержденной документом оплаты за проживание. 

Итог:

Порядок оплаты и оформления расходов на командировку оговаривается локальным нормативным актом работодателя — Положением о командировках. Пропишите в нем, какие документы о пребывании в гостинице сотрудник должен предоставить для авансового отчета. Обычно это счет или квитанция с указанием необходимых реквизитов.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.