Активировать демодоступ

Секретариат

Сейф для хранения документов: как выбрать и какие бумаги там держать

9 октября 2019
190
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, какие документы нужно хранить в специализированном сейфе. Объясним, как его выбрать.

Полезные документы по теме:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихТрудовые книжки лучше хранить в сейфе
Личная карточка сотрудникаПодшейте в личное дело и храните в сейфе
Заверенная копия трудовой книжкиХраните в сейфе в составе личного дела

Для хранения каких документов нужен сейф

В каждой компании есть документы и бумаги, которые представляют особую ценность. Условия их хранения должны исключать не только возможность кражи, но и утери в случае пожара, наводнения и даже стихийного бедствия. 

К бумагам, представляющим особую ценность, относятся, например, правоустанавливающие документы, состав и количество которых зависит от организационно-правовой формы предприятия. В перечень таких документов входят:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • свидетельство о регистрации в ЕГРЮЛ или выписка из этого реестра;
  • свидетельство о присвоении ИНН и постановке на налоговый учет. 

Акционерные общества дополнительно обязаны обеспечить особую сохранность ценных бумаг, которые обеспечены их имуществом — акций и реестров их владельцев. 

Как правило, все правоустанавливающие документы подшивают в отдельную папку. Самое безопасное место для ее хранения — сейф. Его устанавливают в кабинете директора или главного бухгалтера. На крупных предприятиях такой сейф могут поместить в юридическом отделе. 

Обратите внимание! Ответственность за сохранность правоустанавливающих документов организации несет ее генеральный директор.

Особый порядок хранения закон предусматривает и для бухгалтерских документов. Он установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105. Согласно положению, бланки, которые имеют статус документов строгой отчетности, необходимо хранить в сейфах или других местах, где будет обеспечена их сохранность — металлических шкафах, специально оборудованных и защищенных помещениях. Металлические сейфы для хранения документов могут быть установлены и в помещении архива организации. 

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете

То же правило действует и в отношении бланков трудовых книжек и вкладышей в них — они хранятся в сейфах, металлических шкафах и защищенных помещениях. К хранению трудовых книжек работников и их персональных данных таких требований закон не предусматривает: работодатель должен только обеспечить их сохранность и исключить доступ к ним посторонних лиц. Кроме того, в сейфах рекомендуют хранить печати и штампы организации. 

Как обосновать необходимость приобретения сейфа для хранения документов

Поскольку директор несет персональную ответственность за сохранность конфиденциальных и правоустанавливающих документов, а также бланков строгой отчетности, он в первую очередь заинтересован в приобретении сейфа. Поэтому особо уговаривать его вряд ли придется. 

Специалист, которого назначают ответственным за хранение ценных документов или бланков строй отчетности, может проявить свою компетентность в вопросе выбора сейфа. Сотруднику необходимо досконально изучить потребности компании, выяснить, какие объемы документов будут хранить в сейфе и какой степенью безопасности он должен обладать. Это поможет грамотно обосновать выбор и даст руководству уверенность, что будет обеспечено оптимальное соотношение цена/качество. 

Какой сейф для хранения документов выбрать

Основное назначение сейфа для хранения документов — защитить от кражи или пожара. Повышенная взломостойкость и огнестойкость сейфа обеспечивается за счет толщины стенок. Поэтому часто в таком сейфе просто не хватает места для хранения всех ценных бумаг, бланков и печатей. В них не могут поместиться большие папки, в которые подшиты правоустанавливающие документы. Чем больше объем сейфа — тем он дороже. 

Сегодня почти все административные помещения в организациях подключены к пожарной и охранной сигнализации, а здания расположены на охраняемой территории. Поэтому приобретать засыпной сейф с двойными и даже тройными толстыми стенками с повышенной степенью защиты, нет особого смысла.  

Оптимальным вариантом для хранения конфиденциальных документов и бланков строй отчетности станет незасыпной сейф высотой 60-80 см, без двойных стенок и без наполнителя. Чтобы он не стоял на виду, выберите такой сейф, который может поместиться под обычным письменным столом. Сейф должен быть не очень широким и запираться на кодовый электронный замок. Объемы такого сейфа позволят хранить в нем несколько толстых папок с бухгалтерской и налоговой отчетностью, печати организации, бланки строгой отчетности, сертификаты электронных подписей, USB-ключи банковского онлайн клиента.

Выбор металлического сейфа для хранения документов, оснащенного кодовым электронным замком, представляется более целесообразным, чем выбор сейфа с обычными ключами. Приказом директора доступ к сейфу и, соответственно, код от замка, могут получить несколько сотрудников. При этом физический ключ от сейфа не нужно будет ни передавать, ни где-то прятать. Код невозможно потерять и в случае необходимости, будет несложно быстро изменить. 

При выборе сейфа учитывайте такие параметры:

  • полезный внутренний объем;
  • класс взломо- и огнестойкости;
  • способ размещения и монтажа (встраиваемые в мебель или стену);
  • дополнительные возможности (функция перепрограммирования кодового замка, наличие депозитной прорези, отдельного отсека, закрывающегося особым ключом).

Офисные сейфы продаются в специализированных магазинах. Купить их можно и через интернет. Стоимость небольшого надежного офисного сейфа для хранения документов колеблется от 5 до 20 тысяч. 

Итог

На любом предприятии, независимо от его численности и вида деятельности, должен быть сейф для хранения документов и бланков строгой отчетности. Он пригодится и после того, как все документы будут переведены в электронный формат, например, для хранения ключей электронных цифровых подписей.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.