Активировать демодоступ

Секретариат

Оплата питания в командировке

14 октября 2019
227
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, может ли работодатель возместить сотруднику расходы на питание в командировке. Скачайте таблицу, в которой показано: какие виды расходов в командировке работодатель может возместить сотруднику так, чтобы не вызвать возражения налоговиков.

Скачайте документы по теме:

Памятка сотруднику на случай командировкиРаздайте сотрудникам, которых отправляете в служебную поездку
Положение о командировкахПропишите условия оплаты расходов в командировке
Приказ о направлении сотрудника в командировкуСкачайте образец документа, который пригодится в работе
Письменное согласие сотрудника на командировкуПолучить у сотрудников особых категорий

Почему важно вести учет расходов сотрудника в командировке

Командировкой — это поездка сотрудника, вызванная производственной необходимостью, в другую местность по поручению работодателя. При этом работника могут направить в такую служебную поездку не только в любой российский регион, но и за границу.

Согласно статье 168 Трудового кодекса, оплата расходов сотрудника в служебной поездке — обязанность работодателя. Согласно положениям этой статьи, компания возмещает своему сотруднику: 

  • стоимость билетов на проезд к месту командировки и обратно;
  • стоимость аренды помещений для проживания, в том числе сдаваемых квартир, пансионатов и гостиниц;
  • дополнительные затраты, которые несет работник в связи с тем, что ему приходится проживать вне постоянного места жительства;
  • другие затраты, произведенные работником по согласованию с работодателем или по его прямому поручению. 

При этом, если расходы сотрудника в командировке экономически целесообразны и подтверждены документами, а его деятельность направлена на получение работодателем дополнительного дохода, затраты на поездку компании компенсируют. Компенсация — снижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. То есть размер налогооблагаемой базы уменьшается на общую сумму зачтенных сотрудникам командировочных расходов. Поэтому налоговики строго контролируют эти расходы и следят, чтобы в них включали только те затраты, которые по закону разрешены к учету. Питание в командировке — расходы, которые не могут возместить сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки. 

Учет командировочных расходов при налогообложении по налогу на прибыль

Вид расходов

Когда и как учитываются

Суточные

Учитывают всю сумму полностью. Подтверждающие документы:

  • справка из бухгалтерии с расчетом суточной потребности работника;
  • приказ о командировке;
  • билеты к месту проезда туда и обратно

Оплата проезда к месту командировки и обратно

Учитывается в полном объеме согласно подтверждающим документам. При покупке билетов повышенной комфортности могут учесть в полном объеме при наличии проездных документов и обоснования необходимости оплаты такого вида билетов.

Оплата проезда в случае утери или отсутствия проездных документов

Когда получить дубликат или копию билета невозможно, стоимость проезда учитывают по справке, выданной транспортной компанией. При отсутствии справки затраты на проезд возмещению не подлежат.

Оплата проезда по электронному билету

Учитывается в полном объеме, если сотрудник предъявляет:

  • посадочный талон;
  • распечатанный на бумаге билет;
  • чек ККТ;
  • чека электронного терминала.

Проезд на такси

Расходы учитывают в полном объеме, если:

  • поездка этим видом транспорта обоснована экономически;
  • имеются документы, подтверждающие факт оплаты;
  • сотрудник ехал в аэропорт на международный рейс;
  • сотрудник ехал в пункт назначения или обратно к месту постоянной занятости.

Оплата проживания в командировке

Учитывают полностью при предъявлении сотрудником документов, подтверждающих факт оплаты: чеков, счетов, квитанций. Если подтверждающих документов нет, учету расходы не подлежат.

Оплата расходов на оформление загранпаспорта и визы

Учитывают только в случае, когда зарубежная поездка состоялась.

Штрафные санкции за возврат билета при срыве международной командировки

Учитывают в полном объеме при наличии подтверждающих оплату документов

 

Как оплачивать питание в командировке

Когда законодатели устанавливали ограничение на перечень позиций, подлежащих возмещению командируемому сотруднику, то исходили из следующих соображений. Ежедневно работник сам оплачивает и проезд к постоянному месту работы и обратно, и свое питание. Иными словами, на обеспечение этих расходов он тратит свою заработную плату. Следовательно, расходы на общественный транспорт и питание в командировке тоже нужно оплачивать из кармана работника. 

Это подтверждает и Минфин в письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2 марта 2017 года № 03-03-07/11901. В документе прямо сказано, что питание в командировке — расходы, которые не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно, согласно действующему законодательству РФ. 

Но было бы справедливо, чтобы расходы сотрудника на питание в командировке хоть частично возмещались — у него нет возможности питаться в домашних условиях и готовить себе самому. Поэтому на эту статью расходов он тратит больше, чем дома. 

Какой статьей расходов работодатель может регулировать оплату питания в командировке

Частично возместить работнику расходы на питание в командировке работодатель может, включив их в расчет суточных затрат. Их размер определяется справкой, формируемой бухгалтерией. Руководство коммерческого предприятия вправе самостоятельно устанавливать размер суточных в командировках своих сотрудников. Суточные нормы расхода нормативно закреплены только в отношении государственных и муниципальных организаций. 

Согласно статье 168 ТК РФ, суточные расходы — это денежная сумма, не имеющая конкретного целевого назначения. Работник вправе тратить ее и на оплату питания в командировке, и на иные расходы в служебной поездке. Отчет за потраченные суммы с него никто спрашивать не будет. 

При этом суточные выдают командированному сотруднику из расчета за каждый день, проведенный вне дома, включая:

  • время в пути к месту назначения и обратно;
  • государственные праздники;
  • выходные дни в соответствии с графиком работы. 

Максимальный размер суточных, которые возместят работнику без налогообложения, устанавливаются отраслевыми нормативными актами и зависит от сферы деятельности компании. В коммерческих организациях размер суточных устанавливается коллективным договором или внутренним нормативным актом — Положением о командировках. 

Приказ об установлении норм суточных по командировкам по России и за границу

Как работнику отчитаться о расходах на оплату питания в командировке

Такой отчет может потребоваться, когда сотрудник в командировке потратил крупную сумму при посещении ресторана или кафе. В этом случае чек или счет от сотрудника бухгалтерия должна провести по статье «Представительские расходы». Их по документам оформляют отдельно от суточных. 

К представительским расходам, в соответствии с законодательством, можно отнести средства, потраченные на организацию приемов официальных лиц предприятия и профессиональное обслуживание в ресторанах или кафе. Эти затраты, компенсированные работнику компанией, также можно учесть при налогообложении по прибыли в полном объеме, согласно положениям статьи 264 НК РФ. Единственное требование: расходы нужно подтвердить первичными бухгалтерскими документами — чеком, счетом, квитанцией. 

Итог

Отражать в учетных документах расходы сотрудника на оплату питания в командировке не нужно: их учитывают в размере суточных — подтверждения они не требуют. Крупная сумма, которую сотрудник потратил в ресторане, можно учесть как представительские расходы при наличии подтверждающего оплату документа.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.