Активировать демодоступ

Секретариат

Переход на электронный документооборот

21 октября 2019
223
Средний балл: 0 из 5

В статье расскажем о преимуществах электронного документооборота между компаниями. Поделимся пошаговым алгоритмом перехода на взаимодействие по электронным каналам связи.

Скачайте полезные документы:

Нужен ли вашей компании переход на электронный документооборот

Переход на электронный документооборот (ЭДО) выгоден, в первую очередь, крупным компаниям с большим числом сотрудников, дочерними подразделениями, сложной системой учета. Перевод отчетных и первичных документов в электронные форматы существенно облегчает таким организациям взаимодействие с налоговиками и фондами. 

Однако работодатели находят множество причин оттянуть переход на электронный документооборот. Многие ссылаются на: 

  • высокую стоимость перехода, затраты на специализированное программное обеспечение, перевод документов в электронные форматы, электронные подписи.
  • отсутствие контрагентов, с которыми можно было бы обмениваться электронными документами;
  • проблемы с подписанием документов;
  • высокую вероятность утраты всего архива. 

Сегодня список контролирующих органов постоянно расширяется, государственных и муниципальных структур, переходящих на электронное взаимодействие с юридическими лицами, становится все больше. Компании активно сотрудничают по электронным каналам связи. Это позволяет существенно снизить затраты на издание, пересылку, архивное хранение документов. Грамотная организация электронных архивов полностью исключает риск утраты документов, хранящихся в цифровых форматах. Поэтому все опасения работодателей излишни. 

Переход на электронный документооборот выгоден компании. Он позволяет:

  • быстро обмениваться документами;
  • быстрее заключаться сделки с клиентами и партнерами;
  • своевременно сдавать отчеты и вносить в них исправления;
  • принимать оплату за свою продукцию в режиме реального времени;
  • в несколько раз ускорить исполнение заключаемых договоров. 

Рынок ЭДО в России в последнее время демонстрирует устойчивый ежегодный рост — в среднем на 20%. Этот рост обеспечивается в основном за счет компаний, которые хотят повысить качество обслуживания потребителей и работы с поставщиками, оптимизировав процесс внешнего документооборота. 

Операции над внутренними документами: схема-маршрут

Что нужно для перехода на электронный документооборот и во что он обойдется компании

Чтобы внедрить в компании юридически значимый ЭДО, потребуются время и средства. Затраты зависят от способа реализации электронного документооборота, а он, в свою очередь, — от объемов документопотоков и того, как на предприятии организована работа с документами. Поэтому до того, как перейти на электронный документооборот, проанализируйте свои реальные потребности, чтобы не переплачивать. 

Для компаний с небольшим объемом исходящих документов — порядка 100 единиц в месяц — наиболее подходящей станет веб-версия. Ее принцип работы напоминает электронную почту. Для перехода на электронный документооборот не потребуется интеграция с другими информационными системами компании. Затраты — только на отправку документов. 

Компании, чей внешний документооборот составляет от 100 до 500 единиц в месяц, многие разработчики предлагают типовые, так называемые «коробочные» интеграционные решения, адаптированные для работы с какой-то одной конкретной учетной системой — Парус, 1С. Пользователи приобретают такие решения за небольшие деньги и устанавливают самостоятельно, продолжая работать с электронными документами на привычном программном обеспечении. 

Крупные компании с разветвленной филиальной сетью, как правило, используют разные учетные системы и системы управления базами данных: SAP ERP, MS Dynamics, Oracle, Архив ЭЛАР. Интеграция ЭДО с этими системами потребует больше времени и средств, но в результате сотрудники компании смогут обрабатывать электронные документы в режиме единого окна с использованием привычного интерфейса учетной системы. 

Пошаговый алгоритм перехода на электронный документооборот

После того, как примите решение о реорганизации документооборота и перевода его в электронные форматы, действуйте по следующему алгоритму. 

Шаг 1. Внесите необходимые корректировки в локальные нормативные акты, регламентирующие документооборот и учетную политику компании. Разработайте методические рекомендации и инструкции для всех категорий участников процесса: администраторов, операторов, исполнителей. 

Скачайте образец

Шаг 2. Проанализируйте схему документооборота, действующую в компании. Оцените, сколько исполнителей задействовано в процессе разработки и обработки документов, на выполнение каких этапов тратится больше всего времени. Продумайте, как можно устранить промедления и потери, свойственные бумажным цепочкам, за счет цифровизации документопотоков. 

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Шаг 3. Выберите техническое решение с учетом уже выстроенной в организации схемы электронного документооборота (ЭДО): веб-версия, «коробочное» интеграционное решение или интеграция с несколькими учетными системой уже внедренными в компании. 

Шаг 4. Выберите оператора ЭДО. Стоимость услуг оператора зависит от тарифов и объемов исходящих документов, которые компания будет направлять своим контрагентам. Чем больше объем исходящего документопотока, тем дешевле обойдутся услуги оператора. Средняя стоимость отправки одного документа существенно различается в зависимости от тарифов и объемов и колеблется от 4 до 12 рублей. 

При переходе на электронный документооборот и выборе оператора также обратите внимание на такие показатели:

  • безопасность обмена документами;
  • количество абонентов;
  • предлагаемые тарифные планы и скидки;
  • возможность и стоимость роуминга;
  • продолжительность работы на рынке, репутация оператора;
  • что входит в пакет сервисного обслуживания. 

Шаг 5. Оформите электронные подписи ответственным исполнителям. Ключи и сертификаты они получат в Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи. Некоторые из операторов ЭДО также сертифицированы для оформления электронных подписей. Электронные подписи подразделяют в зависимости от степени криптографической защиты на

  • простые;
  • неквалифицированные;
  • усиленные квалифицированные. 

Области применения каждого типа цифровых подписей

Переход на электронный документооборот

На днях правительство объявило, что в ноябре 2019 года начнется двухлетний эксперимент по выдаче и использованию облачной электронной цифровой подписи. Получить такую подпись смогут как граждане, так и юридические лица. При проведении эксперимента будут использовать именно квалифицированную электронную подпись. 

Шаг 5. Организуйте электронный документооборот между предприятиями, подключите контрагентов. Направьте им приглашения, донесите до них информацию через сайт вашей компании или сайт оператора ЭДО, уведомите по телефону или электронной почте. 

Письмо партнерам с приглашением стать участниками электронного документооборота между вашими компаниями

Чем больше компаний-контрагентов перейдет на электронный документооборот и будет вовлечено в обмен документами по электронным каналам связи, тем скорее окупятся затраты вашей организации. 

Итог

Переход на электронный документооборот  неизбежно потребуется любой средней или крупной компании, документопоток которой превышает несколько сотен единиц в месяц. Чем раньше организация осуществит такой переход, тем быстрее избавится от бумажной рутины и окупит затраты.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.