Активировать демодоступ

Секретариат

Способы уничтожения документов

24 октября 2019
1092
Средний балл: 0 из 5

Расскажем о процедуре и способах утилизации документов, срок хранения которых истек.

Скачайте полезные документы:

Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документовПубликуйте, чтобы определить, какие документы можно уничтожить
Бланк акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюЧтобы создать перечень документов, которые надо уничтожить
Акт об уничтожении документов с истекшим сроком храненияСоставляйте после того, как подготовили документы к уничтожению

Для чего и когда нужно уничтожать документы

В процессе деятельности предприятия образуется много бумаг. Документами подтверждаются все аспекты деятельности компании: финансовой, административной, организационной, кадровой. 

Для каждого вида документов установлены сроки хранения. Например, сроки хранения финансовых документов и документов первичного бухгалтерского учета установлены Налоговым кодексом РФ, законом «О бухгалтерском учете». Для основной части деловых бумаг, составляющих документооборот предприятия, сроки хранения устанавливают согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558

Памятка: сроки хранения архивных документов

По окончании календарного года и по мере утраты актуальности документы формируют в дела и с текущего хранения передают на архивное хранение. Все деловые бумаги, как находящиеся на текущем, так и на архивном хранении в организации можно разбить на три группы:

  • не подлежащие хранению;
  • временного хранения;
  • постоянного хранения. 

Уничтожение бумажных документов, отнесенных к категории постоянного хранения, невозможно. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за сохранность таких бумаг. В организации они хранятся в специально оборудованных помещениях, чтобы исключить порчу или утрату. Если предприятие ликвидируют, дела с документами постоянного хранения передают в муниципальные архивы. 

А вот бумаги, которые не подлежат хранению или имеют ограниченные сроки хранения, необходимо периодически уничтожать. 

Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от  журнала «Справочник секретаря»

Обратите внимание! После того, как работник уволился, организация хранит только те документы по личному составу, которые были созданы в период трудоустройства. Все личные документы уволенного сотрудника подлежат унижтожению.

Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения документов, срок хранения которых истек, одинаков для всех организаций независимо от формы собственности. Он установлен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях(утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). 

Ежегодно, в начале нового календарного года специально созданная приказом руководителя комиссия проводит экспертизу ценности документов с истекшим сроком хранения. 

Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Комиссия проводит инспекцию дел, которые хранятся в архиве, и изымает документы, которые подлежат утилизации. Одновременно с этим члены комиссии определяют, не представляют ли эти документы какой-либо ценности: практической, культурной, научной или исторической. Эти дела и бумаги складывают отдельно и затем могут передать на хранение в муниципальный архив, библиотеку, музей. 

Если документ, по мнению комиссии, не утерял своей важности, срок его хранения в архиве организации продлевают. Работодатели вправе увеличивать сроки хранения по сравнению с теми, что установлены нормами закона и отраслевыми регламентами. Но это нужно оговорить в ЛНА. 

Бланк акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению

Те документы, которые нужно утилизировать, вносят в перечень — приложение к акту об уничтожении документов, не подлежащих хранению. Если предприятие крупное, такие акты составляют в каждом структурном подразделении. Затем на их основе составляется сводный акт, его утверждает руководитель организации. После этого отобранные бумаги могут быть уничтожены.

Обратите внимание! Подлежат утилизации и включаются в акт об уничтожении только те документы, у которых срок хранения истек до 1 января того года, когда составлен акт.

Памятка: какие документы подлежат уничтожению в 2020 году

2018 год, если срок хранения составляет 1 год;

2016 год, если срок хранения составляет 3 года;

2014 год, если срок хранения составляет 5 лет;

2009 год, если срок хранения составляет 10 лет;

1974 год, если срок хранения составляет 45 лет;

Основные способы уничтожения документов: какой выбрать

Основная задача утилизации деловых бумаг с истекшим сроком хранения — невозможность восстановить их в дальнейшем. Эту задачу нужно выполнить независимо от того, какой способ уничтожения документов выберет компания. В настоящее время используется три способа утилизации деловых бумаг. 

Способ 1. Термический. Сжигание— самый простой и дешевый способ избавиться от документа. Он гарантирует невозможность восстановить информацию и не требует сложного дорогостоящего оборудования. К недостаткам можно отнести запрет на сжигание бумаг на открытом воздухе, действующий в населенных пунктах. Кроме того, сжигание большого количества документов потребует времен и бдительности от исполнителя. Сшитые в дела документы горят не очень хорошо и нужно следить, чтобы все папки прогорели до основания. 

Памятка: сколько хранить различные документы организации

2. Химический. При этом способе уничтожения документов используют обработку химически активными веществами. Они воздействуют на бумагу, разлагая ее и превращая в однородную массу. К достоинствам способа относится надежность — после обработки восстановлению документы уже не подлежат. Но он достаточно затратный — нужно специальное оборудование и реактивы. Кроме того, исполнитель должен строго соблюдать правила техники безопасности. 

3. Механический или шредирование. Для этого способа уничтожения документов используют специальное оборудование — резаки, которые режут бумагу на множество тонких полосок из которых уже невозможно восстановить документы. Этот способ экологичен и безопасен для окружающей среды и исполнителя, использовать его можно, как силами специалистов компании, так и заключив договор со специализированной организацией. Привлечение стороннего исполнителя целесообразно при больших объемах документов, подлежащих уничтожению. 

Как подтверждается факт уничтожения документов

Если компания избавляется от бумаг с истекшим сроком хранения своими силами, факт их утилизации подтверждается актом об уничтожении. Его составляют в произвольной форме. Форму утверждают как приложение к Положению или Инструкции о делопроизводстве.

Образец акта об уничтожении документов

Если утилизировать документы поручили специализированной компании, уничтожение документов также нужно подтвердить актом, подписанным руководителем организации-исполнителя. 

Когда сотрудник увольняется, его личные документы и их копии, хранящиеся в личном деле, нужно утилизировать с помощью шредера, без составления акта об уничтожении. 

Чтобы исключить конфликтные ситуации, уничтожить такие документы нужно в присутствии работника. После этого в личной карточке попросите его сделать запись: «Копии личных документов уничтожены в моем присутствии». Он также должен расписаться и указать дату.

Обратите внимание! Запрещено уничтожать документы с истекшим сроком хранения просто разорвав их на части и отправив в мусорную корзину. Также нельзя использовать их как черновики.

Технология уничтожения конфиденциальных и особо ценных документов

При уничтожении документов ограниченного доступа и особо ценных, необходимо исключить возможность ознакомления с ними посторонних лиц, а также неполной утилизации, кражи или подмены. 

Проконтролировать процесс, независимо от того, какие способы уничтожения документов используются, можно, если соблюдены следующие условия:

  • решение об уничтожении приняли коллегиально, в процессе уничтожения участвуют члены комиссии;
  • на каждом этапе утилизации составляют соответствующие акты;
  • комиссия делает отметку об уничтожении в акте только по факту физической и безвозвратной утилизации бумаг.

Без оформления акта, но при коллегиальном участии членов комиссии, могут утилизироваться проекты, черновики и испорченные бумажные и электронные носители конфиденциальной информации, другие незавершенные и второстепенные материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов. 

Итог

При выборе способа уничтожения документов с истекшим сроком хранения обеспечьте безопасность их утилизации и невозможность последующего восстановления.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.