Активировать демодоступ

Секретариат

Служебная записка на канцтовары: образец документа

29 октября 2019
1183
Средний балл: 0 из 5

В статье расскажем, как правильно составить и оформить заявку на канцтовары. Объясним, как составить сводные заявки на приобретение канцелярских принадлежностей с помощью Excel.

Скачайте полезные документы:

Заявка на закупку канцтоваровОпределите, какие канцтовары понадобятся
Расходы на канцтоварыРассчитайте, сколько придется потратить на закупку

Служебная записка на приобретение канцтоваров — типовой документ внутреннего документооборота

Служебные записки относятся к внутренним документам компании. Они предназначены для оперативного взаимодействия между подразделениями. Это основа для принятия организационных, административных и управленческих решений. Цель документа — информировать о производственных нуждах или проблемах, решение которых обеспечит эффективную работу отдельного сотрудника или подразделения. Форма служебной записки допускает внесение предложений и обоснование необходимости решения изложенной проблемы, а также вариантов ее устранить. 

Это все касается и служебных записок на канцелярские товары. Потребность в канцелярских товарах есть всегда и ее несложно предусмотреть. Но когда предприятие крупное, в нем много подразделений и сотрудников, такие документы формируются с учетом реальной потребности каждого из подразделений. На небольших предприятиях такие записки составляет секретарь или бухгалтер, способный рассчитать приблизительную потребность сотрудников в канцелярских принадлежностях и бумаге. 

Поэтому раз или два раза в год руководители подразделений или секретари в плановом порядке составляют служебные записки на приобретение канцтоваров и направляют их в административно-хозяйственный отдел или бухгалтерию. Частота, с которой приобретают канцтовары для всей организации на основании этих записок, может быть оговорена локальным нормативным актом. Регламент устанавливает периодичность подачи заявок на канцтовары — раз в год, в квартал или полугодие. 

При необходимости, если канцтовары в подразделении израсходовали досрочно, служебную записку на канцелярские товары потребуется составить во внеплановом порядке. В этом случае она должна содержать объяснение, почему канцтовары закончились раньше расчетного срока. 

Служебная записка на канцелярские товары — типовой документ, один из тех, которые приходится оформлять по стандартным шаблонам несколько раз в год. 

Какие канцелярские товары включают в заявку

Канцтовары бывают двух видов:

  • расходуемые по мере надобности;
  • имеющие разный срок годности, эксплуатации. 

Таблица. Виды канцелярских товаров

Вид

Перечень

Расходуемые по мере надобности

  • бумага;
  • скрепки канцелярские;
  • скотч;
  • бумажный клей;
  • скрепки к степлерам;
  • карандаши и ручки;
  • корректор для текста;
  • блокноты и ежегодники;
  • ластики

Имеющие разный срок годности, эксплуатации

  • ножницы;
  • дыроколы;
  • папки-скоросшиватели;
  • подставки для папок;
  • степлеры;
  • канцелярские органайзеры

 

Требования к оформлению служебных записок на канцелярские товары

Как документ внутреннего назначения, служебная записка не требует наличия обязательных реквизитов, которые нужно заполнять при оформлении внешних деловых бумаг. Но к реквизитам, оформлению и содержанию «служебок» также есть определенные требования.

Оформление служебной записки на приобретение канцтоваров должно отвечать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. В перечень реквизитов, обязательных для заполнения, стандарт включает:

  • должность, фамилию и инициалы должностного лица-адресата записки;
  • наименование документа — «Служебная записка»;
  • регистрационные данные — дата составления, номер;
  • должность, наименование подразделения, фамилию и инициалы автора;
  • заголовок к текстовой части;
  • текст записки;
  • подпись, фамилию и инициалы составителя. 

Как расположены реквизиты служебной записки на канцтовары: образец

Даже если бланк служебной записки на канцелярские товары и образец ее заполнения не утверждены локальным нормативным актом — Положением или Инструкцией по делопроизводству, — заполнять такую заявку нужно по определенным правилам. 

Сведения о должностном лице, которому адресован документ, располагайте в правом верхнем углу. Под ними, через пробел, укажите реквизиты автора записки. Под этим реквизитом проставьте внутренний регистрационный номер, дату регистрации. Ниже, посредине строки укажите наименование документа прописными буквами: «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» и под ним тему сообщения: «на приобретение канцтоваров». 

В текстовой части обоснуйте необходимость внепланового обращения или дайте ссылку на внутренний документ, который устанавливает периодичность составления служебных записок на канцелярские товары в организации. 

Оформите списком или таблицей перечень необходимых канцтоваров. Заказывайте такое количество, чтобы не создавать излишков. Не стоит накапливать запасы — те же ластики, корректоры и клей могут просто прийти в негодность за время хранения. 

Подпишите «служебку» с указанием своей должности, фамилии, инициалов. Поставьте дату. После того, как адресат записки ее подпишет, ваше подразделение получит канцелярские принадлежности, необходимые для работы с деловыми бумагами. 

➤ Какие реквизиты добавил новый ГОСТ

Как оформить перечень канцелярских товаров в служебной записке

Если перечень канцтоваров, необходимых для обеспечения деятельности подразделения или организации, невелик, записка может выглядеть следующим образом. 

Служебная записка на канцтовары: образец

Но поскольку служебная записка на канцелярские товары, как правило, всегда содержит несколько наименований, перечень оформляют в виде таблицы. Она может содержать графы:

  • порядковый номер;
  • наименование подразделения;
  • наименование канцтовара;
  • количество штук;
  • цена за штуку;
  • сумма. 

Если служебные записки на приобретение канцтоваров пишут представители сразу нескольких подразделений, сводную заявку на приобретение принадлежностей удобно оформлять в электронных таблицах Excel. 

Табличная часть сводной служебной записки на канцтовары: образец

Итог

Чтобы минимизировать ошибки при составлении и оформлении, включите служебную записку на канцтовары, образец в альбом приложений к Положению о делопроизводстве и утвердите его руководителем.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.