Активировать демодоступ

Секретариат

Сроки ответа на письмо по закону

20 ноября 2019
698
Средний балл: 0 из 5

Любая организация, независимо от сферы деятельности и численности штата, получает внешние запросы и отвечает на них. Расскажем, чем регламентируется срок подготовки ответа.

Скачайте полезный документ:

Журнал учета входящей корреспонденцииУчитывайте письма, которые приходят в компанию
Инструкция по делопроизводствуИспользуйте в работе

С какого момента отсчитывается срок ответа на письмо

Прежде, чем говорить о том, сколько дней на ответ на письмо есть у организации, нужно определиться, когда запрос можно считать полученным. 

Действующее законодательство возлагает обязанность по обеспечению доступа по любым каналам связи на саму организацию. Пункт 3 статьи 54 Гражданского кодекса устанавливает, что компания несет риски за последствия, которые могут возникнуть в случае, когда она не получила юридически значимую для нее информацию. Такую информацию доставляют по адресу, который указали в ЕГРЮЛ при регистрации организации. Закон прямо устанавливает, что сообщение, доставленное по указанному в едином реестре адресу, автоматически считается полученным. При этом неважно, находится ли получатель по этому адресу фактически. 

Статья 165.1 ГК РФ устанавливает, что юридически значимые последствия сообщения — предписания, извещения, уведомления, заявления, требования — наступают для адресата с момента доставки. При этом если адресат по каким-то обстоятельствам, зависящим от него, не получил сообщение, его считают доставленным и в этом случае. 

Пункт 4 статьи 31 Налогового кодекса РФ устанавливает, что сообщение в любом случае считается доставленным адресату по почте заказным письмом на шестой день с момента отправки. Если сообщение направили по электронным каналам связи, датой его получения НК устанавливает следующий день за тем, когда документ разместили в личном кабинете налогоплательщика. 

Обратите внимание! При расчете сроков учитывают не календарные, а рабочие дни.

Таким образом, срок ответа на официальное письмо начитают отсчитывать со следующего дня после того, как конверт с сообщением доставили в почтовое отделение, обслуживающее указанный в едином реестре почтовый адрес компании. Дату регистрации в почтовом отделении определяют по штемпелю на конверте. 

Получается, что организация обязана установить своими внутренними локальными нормативными актами порядок получения и обработки входящей корреспонденции таким образом, чтобы обеспечить соблюдение сроков, установленных для подготовки ответов на письма и иные виды юридически значимых документов. 

В локальном нормативном акте нужно оговорить, как именно устанавливаются сроки исполнения документов, в том числе писем. Эти сроки, в том числе могут устанавливаться:

  • законодательством,
  • организацией, направившей поручение или просьбу;
  • распорядительным документом;
  • резолюцией руководителя. 

Во избежание конфликтов и споров, в инструкции о делопроизводстве можно оговорить обязанность специалиста, регистрирующего входящую корреспонденцию компании, ставить на письмах отметку о поступлении документа. 

Должностная инструкция (фрагмент)

Сколько дней есть у секретаря на подготовку ответа на официальное письмо

Срок ответа на письмо зависит от нескольких факторов:

  • формы собственности организации;
  • вида входящего письма — запрос, распоряжение, уведомление, предписание;
  • инициатора входящего письма — контролирующий орган, орган власти, вышестоящая организация, компания-партнер, физическое лицо. 

Так, в отношении организаций государственного или муниципального подчинения действует Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Срок ответа на письмо по закону для этих организаций составляет 30 дней. Срок доставки ответа при этом не учитывается. 

Закон устанавливает, что письма граждан в государственную или муниципальную организацию должны быть зарегистрированы в течение трех дней. Таким образом, сроки ответов на письма граждан ограничиваются фактически не 30 днями. С момента получения обращения на ответ отводится 33 дня. 

Если говорить о видах писем, то, как правило, в самом запросе, распоряжении, уведомлении или предписании указывают сроки, в которые должен быть подготовлен ответ. Когда входящее письмо получают от контролирующих органов или органов власти, срок подготовки ответа зависит от содержания входящего письма:

  • если в нем содержится просьба представить документы, указывается, как правило срок от 5 до 10 дней;
  • если компании необходимо подготовить возражения, информацию о проведенных сделках или представить развернутый аналитический отчет, на подготовку текста ответа отводится 30 дней. 

Как правило, в запросах, поступающих контролирующих органов и органов власти содержится информация о том, когда должен быть подготовлен ответ. В некоторых случаях срок регламентирован налоговым, уголовным или гражданским законодательством и строго регламентирован. Если законом срок не определен, период, необходимый для подготовки ответа, надзорные органы устанавливают исходя из разумных, на их взгляд, представлений. 

Чем устанавливаются сроки ответа на письмо организации

Коммерческие организации устанавливают сроки подготовки ответов своим внутренним нормативным актом, например, Положением или Инструкцией по делопроизводству. 

Должностная инструкция: фрагмент

Сроки ответа на письмо организации-партнера могут быть оговорены в текстах договорах, которые с ней заключили. 

Коммерческие организации не связаны каким-либо обязательствами по отношению к физическим лицам. Поэтому заставить компанию соблюдать сроки ответов на письма граждан нельзя. Но если организация производит продукцию или предоставляет гражданам услуги, она напрямую заинтересована в качественной обратной связи и обеспечит ее оперативность. 

Что делать, если срок ответа на письмо нарушен

Такую ситуацию также необходимо предусмотреть и оговорить в локальном нормативном акте. Как правило, если исполнитель не успевает подготовить ответ на письмо в установленные сроки, он пишет на имя директора служебную записку. В тексте записки необходимо изложить просьбу о продлении исполнения документа и объяснить, чем именно такая просьба мотивирована.

При этом подготовить служебную записку нужно, как минимум, за несколько дней до истечения срока исполнения. Записку нужно зарегистрировать и передать руководителю. 

Итог

Сроки, в который должен быть подготовлен ответ на письмо, установлены законом, внутренней инструкцией или организацией-отправителем. Если дата исполнения документа не установлена, придерживайтесь срока ответа на письмо по закону — 30 дней.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.