Активировать демодоступ

Секретариат

Журнал учета выданных доверенностей

25 ноября 2019
378
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, для чего регистрировать выдаваемые в компании доверенности в специальном журнале. Поделимся готовой формой документа.

Образцы по теме:

Для чего нужен журнал учета выданных доверенностей и кто его должен вести

Доверенность — это «письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами» (ст. 185 ГК РФ). Когда руководитель организации, то есть человек, которому закон предоставляет право действовать от ее имени без доверенности, физически не может представлять компанию, он часть своих полномочий передает доверенным лицам. Передачу этих полномочий и подтверждает доверенность. Общие требования к оформлению документа изложены в главе 10 «Представительство. Доверенность» в статьях 185 – 188 ГК РФ. 

По доверенности материально-ответственное лицо имеет право получать товары, материальные ценности, денежных средств. Доверенные лица — это полномочные представители руководства и от его имени заключают сделки, подписывают договоры и распорядительные документы.

Полномочия, которые получает доверенное лицо по простой доверенности, оговаривают в документе. Представитель организации, которому оформили генеральную доверенность, пользуется такими же полномочиями, как и руководитель. Выдавать доверенность тем людям, которые не работают в компании, не допускается. 

Доверенность на осуществление полномочий генерального директора в его отсутствие

Журнал учета выданных доверенностей

Скачать образец

Максимальный срок действия документа — три года. Если в нем не указан срок действия, документ действителен в течение года. Доверенности оформляют в одном экземпляре. Сотрудник получает ее под подпись. Неиспользованные или отозванные доверенности получатель должен вернуть в организацию. Пока доверенное лицо не отчитается в использовании выданных ему документов, срок действия которых истек, новые доверенности ему не оформляют. 

В интересах, прежде всего, самой компании наладить строгий учет выдачи и возврата доверенностей, контролировать сроки их действия. С этой целью организация ведет отдельный журнал учета выданных доверенностей. 

Оформляет доверенности, как правило, уполномоченный на это приказом руководителя сотрудник бухгалтерии, кадровой или юридической службы, секретарь. Ему же поручают вести и хранить журнал. Эти обязанности можно установить трудовым договором или должностной инструкцией. 

Как правильно заполнить журнал учета выданных доверенностей: какие данные туда вносить

С 2013 года ведение журнала регистрации доверенностей не является обязательным. Но поскольку его наличие — это удобная форма контроля, работодатели предпочитают все-таки его вести. 

Для оформления журнала учета выданных доверенностей используют типовой бланк № М-3, утвержденный Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. 

Форма № М-3 журнала учета выданных доверенностей

Журнал учета выданных доверенностей

Скачать образец формы М-3

Работодатель вправе разработать собственный журнал учета выданных доверенностей, образец которого утвердить в учетной политике предприятия. Он также может выбрать тот способ внесения записей в журнал, который сочтет наиболее удобным:

  • в бумажном виде с внесением записей от руки;
  • в форме электронных таблиц MS Excel;
  • в специализированных программных продуктах. 

Если журнал ведут в бумажном виде, его страницы необходимо пронумеровать и опломбировать в соответствии с общими требованиями. 

Какие графы включить в журнал учета выданных доверенностей

Если форму № М-3 на предприятии не используют, продумайте, какие сведения должны отражаться в журнале, чтобы ответственный за выдачу доверенностей мог без труда проконтролировать их выдачу и сроки действия. 

Рекомендуем включить в журнал следующие графы:

  • порядковый номер записи;
  • регистрационный номер доверенности, если он не совпадает с порядковым номером записи;
  • дату выдачи;
  • срок действия доверенности. Лучше указывать в журнале дату, до которой действителен документ, чтобы своевременно оформить новый, когда закончится действие старого документа;
  • ФИО доверенного лица;
  • перечень полномочий, передаваемых получателю документов;
  • отметка об аннулировании неиспользованной доверенности или досрочном прекращении ее действия;
  • подпись лица, на которое оформили доверенность. 

Если основную часть доверенностей выдают в компании сотрудникам, которые отвечают за получение товарно-материальных ценностей, есть смысл включить в форму и такие графы:

  • наименование поставщика, контрагента;
  • номер и дата счета, договора, иного документа, подтверждающего сделку;
  • отметка о выполнении поручения, для которого была оформлена доверенность. 

Обратите внимание! Доверенность, оформленную на бланке М-2, не регистрируют в журнале учета. Сведений о ее выдаче/получении содержится в корешке самой формы.

Когда и как закрыть журнал учета выданных доверенностей

Регистрационные журналы закрывают ежегодно, в начале января, после того, как удостоверятся, что внесли все записи за прошлый год. Отсчет срока хранения журнала учета начинают с 1 января. Ежегодное обновление журналов регистрации — гарантия, что все его содержимое будет иметь единый срок хранения. Чтобы обеспечить неизменяемость записей в журнале, при его закрытии оформите итоговую запись. 

Срок хранения журнала учета выданных доверенностей — пять лет. Он установлен статьей 459 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Этого срока достаточно, чтобы в случае необходимости получить информацию о ранее выданных доверенностях, ведь максимальный срок их действия ограничивается тремя годами. 

Журнал учета выданных доверенностей: образец заполнения

Полная форма журнала включает три раздела:

  • титульный лист;
  • перечень лиц, ответственных за ведение журнала;
  • сам журнал. 

Журнал учета выданных доверенностей: образец заполнения (фрагмент)

Журнал учета выданных доверенностей

Скачать документ полностью

Итог:

Журнал учета выданных доверенностей не относится к числу обязательных документов. Но он существенно облегчает контроль, кому и когда оформляли и выдавали доверенности, а также позволяет отследить сроки действия доверенностей.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.