Номенклатура дел в организации

478
В каких документах установлены правила составления и оформления номенклатуры дел?  О содержании и оформлении этого документа, а также о форме номенклатуры дел для государственной и негосударственной организации вы узнаете из статьи журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера" (№12 2009).

Одной из важнейших функций делопроизводственной службы является составление номенклатуры дел. Если номенклатура дел разработана в соответствии с установленными правилами, более четко осуществляются процессы: обоснованного распределения документов в дела; формирования дел; обеспечения поиска документов и учета дел и предварительного определения сроков хранения документов.

Правила составления и оформления номенклатуры дел установлены следующими тремя документами:

  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (ГСДОУ).
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (даны определение и процедура согласования, подписания, утверждения).

Может ли секретарь разрабатывать номенклатуру дел?

Может, если в соответствии с его должностной инструкцией он отвечает за организацию делопроизводства. Если же такая служба создана как структурное подразделение: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел документационного обеспечения, – то ответственность за составление номенклатуры дел (НД) возлагается на эту службу.

При наличии архива в организации он оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел.

Общие сведения о номенклатуре дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке*.

Номенклатура дел представляет собой план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов.

Этот план предусматривает дела, которые должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, в нем также устанавливаются сроки хранения дел.
Таким образом, все документы, поступающие в организацию и создаваемые в ней (за исключением технической документации и печатных изданий), будут распределяться в соответствии с заголовками дел, вынесенными на обложку. Номенклатура дел – документ, обеспечивающий систематизированную группировку документов в дела.

НД дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел упрощается процесс создания индивидуальной номенклатуры.

Индивидуальная номенклатура дел создается для конкретной организации с учетом ее специфики.

Она содержит предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовки дел конкретизируются с учетом специфики организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
Секретарь обязан знать различие между номенклатурой дел, разработанной по функциональному (производственному) принципу, и номенклатурой, разработанной по структурному принципу.

Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. Для ее составления надо взять устав или положение об организации и выделить основные функции, для реализации которых создана организация.

Например: руководство, договорная деятельность, кадровая работа и др.
Если организация имеет структурные подразделения, номенклатура составляется для каждого из них, а затем они объединяются в сводную номенклатуру дел. Для составления сводной номенклатуры дел надо использовать структуру (штатное расписание) организации. При составлении номенклатуры дел, наряду с нормативно-методическими документами общегосударственного характера, названными выше, необходимо использовать:

  • организационные документы, отражающие функции, структуру организации (регламент, устав или положение организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание);
  • номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки), справочные картотеки, базу данных о документах, созданных с помощью компьютера;
  • официальные (служебные) документы организации;
  • перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения и др.
Так как в номенклатуре дел устанавливаются сроки хранения документов, надо знать о наличии типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, а также перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение, и уметь ими пользоваться.

Вопрос о том, нужно ли разрабатывать номенклатуру, не имеет смысла. Каждая организация обязана иметь номенклатуру дел. Это записано во всех общегосударственных нормативно-методических документах.

Номенклатура дел составляется на каждый год. Работа по ее составлению начинается в последнем квартале текущего года, а с 1 января будущего года она вводится в действие. Если в вашей организации НД не имеется, лучше начать работу по ее составлению как можно раньше, чтобы успеть к концу года.

Первоначально необходимо определить круг вопросов и документов, которые могут возникнуть в деятельности организации в предстоящем году.

Причем необходимо учитывать не только документы, создаваемые организацией, но и те, которые поступают из других учреждений.
Для того чтобы номенклатура включала все дела, в которых будут группироваться документы, необходимо обратиться в структурные подразделения, чтобы они дали перечень дел, которые предполагается завести в следующем году. Сводная номенклатура дел хранится постоянно.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации, в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30‑2003**. Форма номенклатуры закреплена в ГСДОУ и Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел едина для организаций различных организационно-правовых форм собственности.

Главное различие в форме номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти, муниципальных, государственных (бюджетных) организаций и организаций частных (негосударственных) заключается в том, что частные организации не обязаны проходить процедуру согласования сводной номенклатуры дел в государственных архивах, так как они не обязаны передавать свои документы на хранение в государственные архивы. Поэтому на номенклатуре дел частных организаций часто отсутствует гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. Есть частные организации, в структуре которых отсутствует архив. В таких случаях на номенклатуре дел не будет проставлена виза заведующего архивом или архивиста (архивариуса), ответственного за архив.Форма номенклатуры дел государственной организации
Номенклатура дел в организации
Эта форма номенклатуры дел государственной организации не отличается от формы номенклатуры дел негосударственной организации, в которой есть архив, заключившей договор с государственным архивом. Единственное отличие в том, что НД негосударственой организации будет согласована экспертной комиссией (ЭК) организации, а не центральной экспертной комиссией (ЦЭК), которая создается в министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть.Форма номенклатуры дел негосударственной организации, в которой нет архива и договора с государственным архивом
Номенклатура дел в организации
Как видно из этой формы, номенклатура этой негосударственной организации должна согласовываться только с экспертной комиссией (ЭК) организации, которая обязательно создается в организации любой формы собственности.

О составлении номенклатуры дел, заполнении ее основных разделов читайте в следующем номере журнала.


*ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
**ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (утв. постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль