text
Секретариат

Отметки на cлужебных документах

  • 13 февраля 2008
  • 234

Изучаем тему “Отметки на служебных документах”. В каждом номере вас будет ждать новое занятие и новое задание. Читатели, прошедшие полный шестимесячный курс обучения, получат сертификаты журнала первой ступени, годовой курс – сертификаты второй ступени.

Предлагаем вашему вниманию тринадцатое занятие школы. Продолжаем знакомить вас с темой "Отметки на служебных документах". Уроки в нашей школе ведет Валентина Ивановна Андреева, научный редактор журнала "Справочник секретаря и офисменеджера", автор многочисленных книг по делопроизводству, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия. Напоминаем вам, что цикл обучения делится на семестры - по 6 месяцев. В каждом номере вас будет ждать новое занятие школы. Структура каждого урока такова: основные термины, теоретическая часть, нормативная база, контрольные вопросы по теме занятия и практическое задание. Читатели, прошедшие полный шестимесячный курс обучения, получат сертификаты журнала первой ступени. Приглашаем к обучению всех желающих и надеемся на активное сотрудничество между преподавателем и учащимися. Мы будем признательны за все ваши пожелания и замечания по тематике и качеству занятий.

Основные термины

  1. Копия документа
  2. Отметка о заверении копии
  3. Отметка об исполнителе
  4. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
  5. Отметка о поступлении документа в организацию
  6. Регистрационный штамп
  7. Идентификатор электронной копии документа

Отметка о заверении копии

В управленческой практике часто приходится размножать служебные документы (т. е. копировать их). Изготовленный с помощью копировальной техники документ требует удостоверения его соответствия подлиннику (оригиналу). Названная процедура оформляется посредством проставления на копии документа отметки о заверении копии. Отметка проставляется, как правило, от руки ниже реквизита "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку личной подписи; дату заверения. Например:

 Отметки на cлужебных документах

Допускается заверение копий документов печатью, вид которой определяется по усмотрению организации (печать организации или печать структурного подразделения). При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнером ответных действий и т. п. Как правило, такая отметка проставляется на служебных письмах, направляемых в другие организации. На внутренних документах (например, на приказах) отметка об исполнителе требуется только в крупных организациях, где проекты документов подготавливают многие специали-сты. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию составителя документа и номер его служебного телефона.

При оформлении отметки об исполнителе не следует печатать лишних слов и выражений, например: "Исполнитель", "Исп.", "тел." и т. п. Можно указать в отметке не инициалы исполнителя, а его имя и отчество для удобства последующего обращения к должностному лицу.

При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о работнике, изготовившем документ с использованием технических средств: компьютера, пишущей машинки (о секретаре, машинистке, операторе ПЭВМ). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, его телефон, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка включает: краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует ответное письмо или иной документ, свидетельствующий об исполнении данного документа; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова "В дело" (без кавычек); номер дела (со значком №), в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих (получаемых) документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Отметка содержит очередной порядковый (регистрационный) номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Перед значком № обычно добавляют слово "Входящий" в сокращенной форме (Вх. №).

Врегистрационный штамп входят: наименование организации - получателя документа, место для внесения даты поступления и место для внесения регистрационного индекса.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Идентификатор электронной копии документа

На внутренних и исходящих (отправляемых) документах эта отметка проставляется в момент подготовки документа с использованием современных автоматизированных технологий, на входящих (получаемых) документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Нормативная база

1.ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 2.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536.

Контрольные вопросы

1. Почему копию документа обязательно нужно заверять? 2. Чем отличаются отметки о заверении копий, проставляемые на копиях внутренних документов, и на копиях документов, отправляемых в другие организации? 3. Какую роль в документах играет отметка об исполнителе? 4. На каких документах обычно проставляется отметка об исполнителе? 5. Какую информацию можно получить из отметки об исполнении документа и направлении его в дело? 6. На каких документах проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело? 7. Какие сведения о документе содержатся в отметке о поступлении документа в организацию? 8. Какими способами проставляется в письмах отметка о поступлении документа в организацию? 9. Что означает термин "идентификатор электронной копии документа"? 10. Какие процедуры в работе с документами сопровождаются проставлением на документе идентификатора электронной копии документа?

Практические задания вы сможете найти в журнале №7 2007

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.