Активировать демодоступ

Секретариат

Инструкция по делопроизводству

10 июня 2019
13188
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, как за 6 шагов разработать и оформить локальные регламенты по делопроизводству с учетом особенностей компании и изменений в системе стандартизации.

Вся информация о делопроизводстве в компании

 

Скачайте полезные документы:

Для чего разрабатывается инструкция по делопроизводству в организации

Положение или инструкция по делопроизводству не относятся к числу обязательных локальных нормативных актов. Исключения затрагивают только государственные учреждения и организации. При этом предприятия, которые стремятся вести свою деятельность в соответствии со стандартами, разрабатывают локальные акты, регламентирующие технологические процессы.

Локальные акты по делопроизводству разрабатывают в соответствии с общероссийскими стандартами. При этом в инструкции по делопроизводству закрепляется технология обработки документации, которая характера для конкретной организации. Это позволяет компании оформлять документы по общим правилам и использовать единообразие, чтобы обеспечить оперативный обмен документами. 

Шпаргалка от экспертов «Системы кадры»: как принять локальный нормативный акт

Инструкция по делопроизводству

Скачать шпаргалку полностью

Инструкция по делопроизводству регламентирует процессы, по которым создают, обрабатывают, обновляют и контролируют исполнение документов. Она устанавливает общие требования к оформлению реквизитов и изложению текстов. Значит, компания может оперативно обрабатывать и своевременно исполнять документы. От этого напрямую зависит правильность управленческих решений и достижение стратегических целей. 

Какими регламентами руководствоваться при разработке инструкции по делопроизводству

Инструкция закрепляет общие правила, приемы и технологии, по которым специалисты создают и обрабатывают документы компании. Но прежде чем ее разрабатывать, разберитесь с терминами, которые используют в делопроизводстве. Так составите юридически грамотный документ. Изучите ГОСТ Р 7.0.8-2013, чтобы понять и правильно использовать профессиональную терминологию. 

Основные нормативные акты, которыми следует руководствоваться в качестве образца:

  • примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года №44;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти, далее — Методические рекомендации, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года №76.

Используйте как образец типовые инструкции по делопроизводству, разработанные для различных ведомств государственной власти. 

Образец инструкции по делопроизводству от экспертов «Системы кадры» 

Инструкция по делопроизводству

Скачать образец

Структура инструкции по делопроизводству

Используйте как основу перечень разделов и содержание, которые предложены в Методических рекомендациях. Адаптируйте их к специфике вашего предприятия. Например, структура Инструкции для организации, в которой документооборот ведется и в бумажном, и в электронном виде, может выглядеть следующим образом:

  • Общие положения.
  • Основные понятия.
  • Создание и оформление документов.
  • Особенности создания и оформления отдельных видов документов.
  • Организация документооборота.
  • Особенности работы с электронными документами.
  • Работа исполнителя с документами.
  • Учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков. 

Примерное содержание каждого из разделов Инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству

Скачать таблицу полностью

Инструкция по ведению делопроизводства в организации: пошаговый алгоритм разработки

Положения или инструкция по документообороту и делопроизводству в крупной компании будет разрабатывать профильная служба. В маленькой организации с небольшим документооборотом такое поручение руководитель может дать секретарю, штатному делопроизводителю или сотруднику кадровой службы. 

Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству из 6 шагов

Шаг 1. Издать приказ о разработке инструкции по делопроизводству. Приказом руководитель назначает ответственного разработчика и устанавливает срок исполнения поручения. 

Образец приказа о разработке инструкции по документообороту

Инструкция по делопроизводству

Скачать образец

Шаг 2. Составить перечень действующих нормативных актов, стандартов, которые устанавливают требования и регламентируют делопроизводство. Изучить отобранные материалы. Проанализировать организационную структуру предприятия, внутренних и внешних документопотоков, составить график документооборота

Шаг 3. Подготовить проект инструкции по делопроизводству в организации. 

Шаг 4. Согласовать проект с руководителями подразделений и служб, участвующих в документообороте организации. Устранить замечания. 

Шаг 5. Передать документ на подпись и утверждение руководителю. Издать приказ об утверждении инструкций

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству

Скачать образец в начале статьи >> 

Шаг 6. Ввести инструкцию в действие, разослать документ по подразделениям, ознакомить с ним сотрудников под подпись. 

Инструкция по делопроизводству 2019: что учесть при составлении

Часто сотрудник, которому поручили разработать документ, старается облегчить себе задачу и скачать инструкцию по делопроизводству в интернете. Но типовая инструкция по делопроизводству 2019 из сети не учитывает ни особенностей производства, ни сложившейся в компании организационной структуры.

Кроме того, год назад, с введением нового ГОСТ Р. 7.0.97-2016, изменились общие требования к созданию и оформлению, состав реквизитов официальных документов. Изменения коснулись даже оформления титульных листов и бланков. Эти новшества не всегда отражают в тех примерах, которые вы найдете в интернете.

Даже если примерная инструкция по делопроизводству 2019 скачана в сети, ее нужно адаптировать к особенностям деятельности вашей организации и проверить, соответствует ли она требованиям нового ГОСТа. 

Изменения, введенные в действие новым ГОСТом: таблица

Инструкция по делопроизводству

Скачать таблицу со всеми изменениями в начале статьи >>

При создании инструкции по делопроизводству 2019 используйте возможности текстового редактора MS Word.

  1. оформляйте наименования разделов как заголовки, используя меню «Стиль», чтобы реализовать удобную навигацию документа: пользователю достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl+F, чтобы активировать перечень заголовков и перейти в нужный раздел;
  2. используйте гиперссылки для мгновенного перехода к документам, упоминаемым в тексте;
  3. конвертируйте текст Инструкции в формат .pdf, чтобы и навигация, и переход по ссылкам работали — это можно сделать прямо в редакторе MS Word, выбрав тип документа при сохранении. 

Итог

Инструкция по делопроизводству в организации — документ, который лучше разработать самостоятельно. Это позволит учесть все организационные и технологические особенности процесса, характерные для конкретного предприятия.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.