text
Секретариат

Формы документов

  • 1 января 2015
  • 4371

Систематизация и хранение документов - Формыдокументов

В этом подразделе вы найдете шаблоны и примеры, необходимые для правильной систематизации и хранения документов организации: формирования номенклатуры дел, проведения экспертизы ценности, подготовке документов к архивному хранению.

Систематизация документов и формирование дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество не законченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой ЭПК.Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

  • Форма Номенклатуры дел организации
  • Пример Номенклатуры дел организации (файл доступен только подписчикам)
  • Форма Номенклатуры дел структурного подразделения организации
  • Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
  • Пример итоговой записи к номенклатуре дел организации (файл доступен только подписчикам)
  • Приказ о подготовке НД организации (файл доступен только подписчикам)


Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

  • Пример оформления Положения об экспертной комиссии (файл доступен только подписчикам)
  • Форма описи дел постоянного хранения
  • Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
  • Форма описи дел по личному составу
  • Пример описи дел постоянного хранения (файл доступен только подписчикам)
  • Форма акта о выделении к уничтожению дел
  • Пример акта о выделении к уничтожению дел (файл доступен только подписчикам)

Подготовка документов к архивному хранению

Передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
В конец каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начало – для учета особо ценных документов – бланк внутренней описи документов дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

  • Форма листа-заверителя дела
  • Пример листа-заверителя дела (файл доступен только подписчикам)
  • Форма внутренней описи документов
  • Пример оформления внутренней описи документов (файл доступен только подписчикам)
  • Форма обложки дела
  • Пример оформления обложки дела (файл доступен только подписчикам)
  • Форма итоговой записи и заверительной надписи
  • Пример итоговой записи и заверительной надписи (файл доступен только подписчикам)
  • Форма описи дел организации постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
  • Форма примерного договора

Вернуться в раздел "Систематизация и хранение документов"

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.