text
Секретариат

Должностная инструкция руководителя службы доу

  • 6 июля 2017
  • 1151

Аббревиатурой ДОУ обозначают подразделение юридического лица, отвечающее за документооборот организации. Крупные организации формируют целые структурные подразделения, а функциональные обязанности сотрудников такого отдела содержат должностные инструкции службы доу.

Четко налаженный документооборот организации – залог ее успеха. Результатом слаженной работы специалистов-

Должностная инструкция руководителя службы доу

документоведов является быстрый доступ к любому акту компании, четкая регистрация потоков входящих и исходящих документов, порядок во внутренних и внешних взаимоотношениях.

В небольших организациях, где с документооборотом может справиться один человек, как правило, эти обязанности возлагают на секретаря или делопроизводителя. Компании, где с объемом документации в одиночку не справиться, вынуждены создавать целые службы. Разумеется, трудовые функции руководителя и рядовых сотрудников будут отличаться.

Создание должностной инструкции руководителя

Т.к. в статье мы рассматриваем функционал руководителя, то и процесс создания его должностной инструкции приведем применительно к наличию службы.

Все должностные инструкции службы доу должны быть взаимосвязаны с положением об отделе. При этом наименование структурного подразделения компании, отвечающего за документооборот, может быть разным:

 управление делами;

 канцелярия;

 служба документационного обеспечения;

 управление документооборота;

 секретариат;

 отдел делопроизводства и т.д.

Обилие различных наименований не изменяет сути – такое подразделение отвечает за работу с документами. Оно выполняет следующие задачи:

подготовка проектов документов;

согласование, визирование;

регистрация документации;

движение документов внутри компании и прием-передача третьим лицам;

надзор за надлежащим исполнением принятых актов;

обеспечение доступа к документам;

 сохранность, архивирование.

Как правило, именно эти задачи прописываются в положениях о данном структурном подразделении. Таким образом, должностной состав службы доу призван обеспечить выполнение этих задач. А руководитель службы доу несет ответственность за надлежащее их исполнение.

Читайте также:

Какими действиями достигается выполнение – как раз и указывается в должностной инструкции.

Справка

Как и любая иная должностная инструкция, ДИ руководителя содержит разделы:

  1. общие положения (где прописываются требования к профессиональной подготовке сотрудника, его подчиненность, порядок назначения на должность, перечень локальных нормативных актов и актов законодательства, которые должен знать руководитель);
  2. служебные обязанности (четкое перечисление по пунктам функционала сотрудника);
  3. права (любой работник помимо обязанностей обладает и правами);
  4. ответственность.

К перечисленным разделам может добавляться информация об условиях работы руководителя, о поощрениях, о заменяемости на период отсутствия, о нормах этики, принятых у работодателя и др.

Проект ДИ, как правило, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем, вводится приказом руководителя. С должностной инструкцией руководитель службы доу знакомится под роспись. После выполнения всех этих шагов документ приобретает юридическую силу и становится обязательным к исполнению руководителем.

Функциональные обязанности руководителя службы доу

При написании раздела ДИ, содержащего служебные обязанности, за основу следует брать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Наиболее близкой должностью к рассматриваемой является заведующий канцелярией. Его основной функционал описан так:

организация работы канцелярии;

обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции;

контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

обеспечение работников подразделения необходимыми инструктивными и справочными материалами, оборудованием;

контроль за своевременной сдачей дел в архив.

Вышеуказанные служебные обязанности можно взять за основу, а в ДИ учесть специфику организации, продумать, какими действиями руководитель службы доу сможет обеспечить выполнение поставленных перед отделом задач. И эти действия описать максимально четко.

Справка

Например, руководитель службы доу в кредитной организации может быть наделен следующими специфичными обязанностями:

  1. обеспечение сохранности банковской тайны при работе с документацией;
  2. обучение использованию программного обеспечения электронного документооборота организации.

Какие-то из служебных обязанностей руководителя будут дублироваться с обязанностями, которые содержат должностные инструкции службы доу. Это нормально, т.к. все подразделение выполняет единые задачи, а к обязанностям руководителя добавляется контроль за всеми действиями подчиненных и замена отсутствующих сотрудников.

Службы документационного обеспечения управления могут сами состоять из подразделений и отделов. Часто такая разветвленная структура формируется на особо крупных предприятиях с филиальной сетью. Например, работники службы доу могут объединяться по структурным подразделениям в зависимости от функционала. Так, служба документационного обеспечения может содержать отдел по копировально-множительной работе, архив, службу курьерской доставки, группу по методологии (для разработки инструктивных и методических материалов, образцов и форм документов), отдел делопроизводства, отдел регистрации.

Разумеется, чем сложнее должностной состав службы доу, тем объемнее и конкретнее должны быть должностные инструкции службы доу. Отличаться друг от друга они будут не только в части служебных обязанностей сотрудников, но и набором нормативно-правовых и локальных актов, которые обязаны знать сотрудники, объемом прав, условиями работы (очевидно, что разъездные условия работы сотрудника службы экспедиторов будут иные по сравнению с сотрудником отдела регистрации).

Чем конкретнее, объемнее будут указаны служебные обязанности руководителя, чем полнее будут должностные инструкции службы доу, тем слаженнее будет поставлена работа.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.