Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в рф

226
Каковы перспективы развития нормативного регулирования делопроизводства и архивного дела в нашей стране? Какие нормативные документы сейчас действуют? Чем должны руководствоваться специалисты в сфере ДОУ в своей работе? Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в интервью Владимира Петровича Козлова, профессора, доктора исторических наук, руководителя Федерального архивного агентства.

Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в рфКаково состояние нормативной базы архивного дела и делопроизводства в Российской Федерации в настоящее время? Какие нормативные документы сейчас действуют? Чем должны руководствоваться специалисты в сфере ДОУ в своей работе? На эти и многие другие волнующие наших читателей вопросы мы попросили ответить Владимира Петровича Козлова – профессора, доктора исторических наук, руководителя Федерального архивного агентства, члена редакционной коллегии нашего журнала.

Мы не встречались с Вами на страницах журнала больше года, какие изменения в нормативной базе архивного дела и делопроизводства произошли за это время?

  Я не могу сказать, что здесь произошел какой-то существенный прорыв. Однако Федеральное архивное агентство (Росархив) за это время подготовило два нормативных документа. Первый – Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти, которая прошла регистрацию в Министерстве юстиции РФ (Минюсте России) 27.01.06 № 7418.   Концепция построения инструкции следующая. За основу принята действующая Типовая инструкция. Новая редакция инструкции состыкована с государственным стандартом на организационно-распорядительную документацию, с инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства РФ. Инструкция не дублирует положения типовых регламентов, принятых Правительством РФ, в которых имеется значительная часть делопроизводственных положений. Новая инструкция более технологична. Основной акцент в ней сделан на оформление документов, на расположение и описание реквизитов, на образцы бланков документов.   Типовая инструкция уже адаптирована к той системе исполнительной власти на федеральном уровне, которая была создана указами Президента России в марте 2004 г.   Второй документ – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках. Мы недавно завершили работу над ними и направляем эти Правила в Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ (Минкультуры России), которое, в свою очередь, направит их на регистрацию в Министерство юстиции РФ.   Я надеюсь, что в этом году Правила будут зарегистрированы. В первую очередь Правила важны для государственных архивов, но, безусловно, они будут полезны и для работников ведомственных архивов.   Таковы главные итоги прошедшего года. Я думаю, что это неплохой результат – нами завершена работа над двумя документами нормативного характера, которые касаются таких глобальных вопросов, как постановка делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и организация работы государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек по хранению, комплектованию, учету и использованию документов.

Каково состояние нормативной базы архивного дела и делопроизводства в РФ в настоящее время? Какие нормативные документы сейчас действуют? Чем должны руковод­ствоваться специалисты в сфере ДОУ в своей работе?

  К сожалению, в настоящее время у нас еще нет слаженной общегосударственной системы документационного обеспечения управления (как совокупности нормативных документов), которую хотелось бы видеть и использовать в практике работы документационных служб, хотя продолжает действовать Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая была разработана Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и одобрена коллегией Главархива СССР в 1988 г. Однако она опирается на старую законодательную базу и явно не соответствует современным требованиям.   Сегодня основным нормативным документом, устанавливающим общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, является новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.   Значительная часть требований к документационному обеспечению управления зафиксирована в принятых Правительством РФ регламентах, среди которых следует назвать Регламент Правительства Российской Федерации, Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти.   Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает также Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Рекомендательный характер данного стандарта не принижает его значения.   В настоящее время сохраняет свою актуальность Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Документ был утвержден 6 октября 2000 г., и несмотря на то что он был оспорен в Министерстве юстиции РФ, мы все равно рекомендуем им пользоваться, потому что – повторяю – больше по существу ничего нет.   Тем не менее, полагаю, что задача создания и дальнейшего развития законодательной и нормативно-правовой базы ДОУ для нашей страны остается важнейшей государственной задачей. Особенно острое значение она приобретает в связи с развитием электронного документирования и электронного документооборота – эти вопросы должны решаться с учетом опыта, накопленного отечественным делопроизводством.

Расскажите, пожалуйста, о возможности применения международных стандартов в российском делопроизводстве.

  Дело в том, что в соответствии с принципами стандартизации в РФ, закрепленными в Федеральном законе от 27.12.02 № 184-ФЗ “О техническом регулировании”, международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов (ст. 12).   В связи с этим представляет интерес Международный стандарт по управлению документацией ИСО 15489 “Информация и документация – Управление документацией”. Стандарт определяет управление документами любого формата и на различных носителях информации, создаваемыми различными организациями в процессе их деятельности. Разработка такого стандарта явилась ответом на глобализацию мировых экономических отношений.   Представляют интерес стандарты ИСО серии 9000. Они содержат основные положения, требования и рекомендации по совершенствованию систем менеджмента качества. Названные стандарты интересны, и сфера их применения изучается. В частности, ВНИИДАД подготовил специальный научный доклад по данному вопросу.

На какой стадии разработки (решения) находятся проекты законов “О документационном обеспечении управления (ДОУ)” и “Об электронном документе”?

  Говорить об этих законах считаю преждевременным. Так, проект закона “О ДОУ” имеет несколько вариантов разных авторов. Вариант, который заслушивался на комиссии Думы, пока очень “сырой”. То же самое я могу сказать и о проекте закона “Об электронном документе”.   Сейчас прошел стадию первого чтения в Думе проект закона “Об информации, информационных технологиях и защите информации” (взамен закона от 20.02.95 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”). Там есть, на мой взгляд, очень интересное определение документа. В отличие от того, которое было в прежнем законе, оно теперь вполне устраивает и архивистов, и специалистов по документированию. Наконец-то документом признаны не только носители информации с реквизитами, но также и информация на носителях, которую можно идентифицировать.   Этот проект закона отменяет закон “О международном информационном обмене”, нормы которого пагубно отражались на документальном наследии нашей страны. В проекте закона, с одной стороны, само понятие “электронный документ” как бы не принимается (не признается). Признается только электронная цифровая подпись (ЭЦП). Но, с другой стороны, упоминается электронная система документирования. Это говорит о том, что мы не готовы сегодня к появлению закона об электронном документе. Видимо, здесь нужно предпринять постепенные шаги – электронная цифровая подпись и т. д. Поэтому мне кажется, что более перспективен и актуален сегодня закон о традиционном документационном обеспечении управления. Но, повторяю, те варианты, которые есть, еще очень “сырые”.

Как Вы оцениваете перспективы будущей нормативной базы? На чем она будет основана? Это будут законы, национальные стандарты?

  Я думаю, что и законодательство, и стандарты должны иметь место. Как сегодня работать без стандарта, например, на тот же самый электронный документ? Стандарты необходимы и на микрофиши, и на микрофильмы, на компакт-диски, на услуги, оказываемые государственными и муниципальными архивами. Эти стандарты создаются, как правило, на основе какого-то нормативного акта: на основе закона, постановления Правительства и т. д. Одно вытекает из другого.

Что Вы думаете о насущности и необходимости разработки национальных стандартов?

  Могу сказать, что разрабатывать их необходимо. Ведь это осознавали и в советские времена. Мы сейчас работаем над проектом “Виртуальный музей. История письма, документа и архивов в России”. Для него собран огромный фактический материал. Он, например, показывает, какие были дискуссии в 30-е годы прошлого века о формате бумаги. Для непосвященных это может показаться незначительным фактом, а на самом деле это тянет за собой целую индустрию – коробок для хранения документов, печатных устройств и т. д. Это еще раз доказывает – стандарты просто необходимы – на бумагу, на всевозможные реквизиты. Без этого невозможно работать.

А единый общий стандарт нужен?

  И общий нужен. Нужно все, что касается стандартизации системы управления. Здесь важно другое – чтобы ничего не было нафантазировано, а реально отвечало потребностям практики.

Как происходит применение на практике закона “Об архивном деле в РФ” в Москве и регионах России? Планируются ли дополнения, поправки к этому закону?

  Закон, к сожалению, не решил в устраивающей нас форме проблему хранения документов федеральной собственности организаций федерального подчинения, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.   До принятия этого закона существовал территориальный принцип комплектования архивов документами организаций независимо от их формы собственности. Все, что подлежало сохранению, поступало или в архив субъекта Федерации, или в архив муниципального образования.   В ч. 2 ст. 21 Федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации” установлено, что “документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела”.   Однако в ходе реализации данного положения указанной статьи Федерального закона стало очевидным, что вопросы передачи на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, образовавшихся в процессе деятельности федеральных органов и организаций, расположенных на территории субъекта РФ, в государственные архивы субъектов РФ не укладываются в рамки только договорных отношений.   То же касается и регулирования взаимоотношений между этими органами и организациями с архивными органами и учреждениями субъекта РФ. Да, федеральным органам и организациям, расположенным на территории субъекта РФ, предоставлено право передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в государственные архивы субъектов РФ. Однако к полномочиям субъекта РФ, установленным ч. 2 ст. 4 вышеназванного Федерального закона, относится лишь хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов.   Кроме этого, прием документов Архивного фонда РФ от источников комплектования на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив не может осуществляться за плату. Иными словами, организации, сдающие документы на постоянное хранение, не обязаны оплачивать это хранение в государственных и муниципальных архивах. Оплачивать же расходы по хранению документов федеральной собственности в государственных архивах, по мнению субъектов РФ, должен Росархив.   Сегодня ситуация такова, что Росархив не имеет достаточных средств на субсидирование постоянного хранения архивных документов федеральной собственности в государственных и муниципальных архивах субъектов РФ.   Принимать же документы в федеральные архивы в центр – невозможно, так как этим мы разрушаем документную источниковую базу региональной истории. Кроме того, у нас нет возможности ежегодно принимать около полумиллиона дел от двадцати с лишним тысяч территориальных органов организаций федерального подчинения. Уже сейчас, единовременно мы должны были бы принять от них более 6,0 млн (!) дел. При этом нужно учесть затраты на их транспортировку и другие расходы, связанные с перемещением таких колоссальных документных массивов.   В целях уточнения полномочий субъектов РФ по предмету совместного ведения РФ и субъектов РФ Росархивом было предложено внести изменения и дополнения в п. 3 ч. 2 ст. 26.3 Федерального закона от 06.10.99 № 184-ФЗ “Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации”. Эти изменения расширят и уточнят полномочия субъектов РФ по предмету совместного ведения в области архивного дела. Кроме этого, предлагается внести соответствующие изменения и дополнения в Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. Эти дополнения позволят уточнить конкретные полномочия РФ и субъектов РФ, а также устранят неопределенность нормы п. 3 ч. 2 указанной статьи (26.3) Федерального закона.   Уже ясно, что в 2006 г. мы на уровне поправок к закону ничего не сможем сделать, потому что план законопроектной деятельности Правительства уже сформирован. Но мы подготовили проект постановления Правительства РФ “О передаче архивных документов, образующихся в деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных организаций, иных государственных органов РФ, расположенных на территории субъекта РФ, в государственную собственность субъекта РФ в случае передачи их на постоянное хранение в государственные архивы субъектов РФ и в муниципальную собственность в случае передачи их в муниципальные архивы”. Проект в настоящее время находится на рассмотрении в Минкультуры России. Это лишний раз доказывает старую истину, в верности которой я убеждался все 15 лет, пока работаю здесь. А именно: нельзя сферу культуры вообще, а сферу архивов тем более ставить на одну доску с фабриками, электростанциями, портами. Там реальная собственность и реальные ценности в материальном понимании этого слова Здесь – виртуальные. Но ценности эти безусловные, абсолютные, которые, увы, не всем понятны.   Что касается других норм закона, то они уже начинают реализовываться. Во многих субъектах приняты самостоятельные законы, так что в этом отношении работа идет.   Активная деятельность ведется нашим Агентством по реализации других статей Федерального закона. В прошлом году был подготовлен и направлен в Минкультуры России проект постановления Правительства РФ “Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций (в т. ч. Академий наук РФ, имеющих государственный статус, за исключением Российской академии наук), осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности”.   В этот Перечень вошел ряд федеральных органов исполнительной власти (МВД России, Минобороны России, ФСБ России и др.) и отраслевые документальные фонды, такие как Росгеолфонд, Центральный картографо-геодезический фонд и т. д.   Предоставление права депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ федеральным органам исполнительной власти обусловлено спецификой сфер ответственности этих органов, которая находит отражение в содержании документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в организации их хранения.   С этого года мы начинаем работу над новой редакцией Регламента государственного учета документов Архивного фонда РФ.

Какие изменения произошли с архивами коммерческих организаций в связи с принятием закона “Об архивном деле в Российской Федерации”?

  Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию. Мы считаем, что это очень важно, т. к. еще не все собственники документов осознают свою ответственность за сохранность документов (и прежде всего документов по личному составу).   Федеральный закон значительно повысил правовой статус архивов организаций. Возрастает понимание роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур. То есть руководители наконец-то поняли значение архивов и архивной деятельности. Я уверен, что наступит и второй этап, когда будут создаваться корпоративные архивы, то есть объединенные архивы каких-то определенных коммерческих структур – гостиниц, промышленных предприятий – как на Западе. Но пока этот процесс только обозначился.   Возрастание роли архивов коммерческих организаций вызвало к жизни такое явление, как создание специализированных коммерческих фирм по хранению архивных документов, образовавшихся в других юридических лицах (банках, финансовых корпорациях и прочих организациях, где концентрируются большие объемы документов). В зависимости от воли собственника организуют даже использование этих документов по запросам пользователя.   Отдельным серьезным вопросом, имеющим важнейшее социальное значение, является ответственность коммерческих организаций за сохранность и использование документов по личному составу, в т. ч. образовавшихся в деятельности их предшественников. Здесь мы столкнулись с неконструктивной позицией Пенсионного фонда РФ и его отделений, сотрудники которых отказывались принимать справки социально-правового характера, выданные гражданам коммерческими организациями – новыми владельцами документов, не признавая их легитимными. Федеральным архивным агентством была проведена соответствующая работа, и нам удалось убедить Пенсионный фонд в неправомерности его позиции.

Часть наших читателей – архивисты (архивариусы), работающие в коммерческих структурах. Что бы Вы могли им пожелать? Не секрет, что у них существует масса проблем в работе, например, бывает сложно “выбить” помещение для архивохранилища и др.

  Сначала общефилософский ответ. В России с конца XVIII в. и на протяжении всего XIX в. главный вопрос был: что делать? Освободить, а потом просветить крестьянство? Или же сначала просветить, а потом освободить? Это вопрос вечный для России. Конечно, все зависит от образованности руководителя, от его уровня культуры, от осознания им того, что он делает сегодня для будущего – какой оставляет след в истории. Кроме этого, архив – это фундамент стабильного и успешного функционирования организации.   Что можно посоветовать? Первое. Нужно воспитывать и образовывать руководителей. Во многом ситуация зависит от личности архивариуса. Я сужу об этом по региональным руководителям архивного дела. Там, где дела идут не очень хорошо, надо искать причину в работе руководителя.   И второе: нужно самим быть энергичнее, нахальнее, если угодно, в отстаивании этих интересов. Вот так!

Какие интересные проекты были реализованы Федеральным архивным агентством в прош­лом году?

  Важнейшим направлением деятельности Федерального архивного агентства и архивных учреждений РФ в 2005 г. стала подготовка и проведение мероприятий по празднованию 60-летия Победы в Великой Отечественной войне.   В декабре 2005 г. был завершен первый этап мероприятий, связанных со строительством зданий и подготовкой к перемещению фондов и имущества Российского государственного исторического архива.   В рамках подпрограммы “Архивы России” федеральной целевой программы “Культура России (2001–2005 годы)” на 2005 г. приобретены в собственность государства документы выдающихся деятелей литературы и искусства XIX–XX вв. (письма, стихотворения, рисунки Ф. Абрамова, К. Азадовского, В. Белова, М. Дудина, В. Конецкого, Д. Лихачева, Е. Невзглядовой и др.).   В Выставочном зале федеральных архивов проведены историко-документальные выставки, посвященные памятным датам истории нашей страны: “Павел I. Мир семьи” (к 250-летию со дня рождения российского императора), “И.С. Зильберштейн” (к 100-летию со дня рождения) и др. Эти события имели большой общественный резонанс.

Какие книги, статьи были Вами написаны в 2005 году? Над чем Вы работаете сейчас?

  Я переработал и дополнил свою последнюю книгу “Теоретические основы археографии”. В ней размышления о том, как публиковать документы.   А из статей я бы выделил такую: “Исторические похвальные слова – забытый жанр историко-литературных упражнений в России первой четверти XIX в.”. Статья опубликована в сборнике, посвященном 75-летию академика Н.Н. Покровского. Это, пожалуй, наиболее интересная для меня работа в прошлом году.   Еще одна статья – о Николае Карамзине. Она вышла в первом номере альманаха Российской академии наук. Этот альманах обещает стать большим событием в культурной жизни.   Но самой для меня интересной была работа в качестве председателя редакционного совета “Истории сталинского ГУЛАГа” (в 7 томах). За это издание составители получили награду Уполномоченного по правам человека.

В апреле у наших читателей большой праздник – День секретаря. Что бы Вы хотели им пожелать?

  Во-первых, я хотел бы, чтобы профессиональный праздник – День секретаря – был признан официально у нас в России так же, как и профессиональный праздник День архивиста (10 марта), который пока не принят в нашей стране официально, в качестве государственного профессионального праздника.   Во-вторых, конечно, заслуженную заработную плату, потому что это дает возможность человеку закрепиться на своем месте, полюбить свою профессию. Полюбить дело из чистого патриотизма очень сложно.   И третье – то, о чем я уже говорил. Чтобы люди, от которых зависит очень многое в организации делопроизводства, прежде всего это ваши руководители, всегда по достоинству ценили ваш труд.   Он кажется очень малозаметным со стороны… Но вот я переехал из-за ремонта в другой кабинет и оказался на время без приемной и секретаря рядом, и почувствовал себя очень дискомфортно. К хорошему помощнику руководитель привыкает быстро и уже не замечает, что ему не нужно самому набирать номер телефона, приглашать на совещание коллег и т. п. И не только это. Мудрый помощник или секретарь скажет доброе слово, что-то расскажет о своей семье, спросит о моей семье. Все это – огромная психологическая и интеллектуальная поддержка, и она должна цениться!   Я очень рад тому, что в коммерческих структурах и секретари, и архивисты сегодня стали неплохо зарабатывать, что дает им возможность пережить сегодняшние невзгоды.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль