Незаменимые у нас есть! (по материалам журнала “officepro”)

44
Для помощников руководителей и секретарей всех уровней наступают новые времена. Сегодня они решают многие из тех вопросов, которые раньше находились исключительно в компетенции начальства. Но как им добиться соответствующего статуса и уважения руководителя и коллег?

Работа административного помощника – секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя – это постоянный упорный труд. Но, к сожалению, он не всегда оценивается по достоинству. Сложившееся представление об этой профессии – незаметный человек рядом с руководителем, который “всего-навсего” приносит документы на подпись. Это одна из главных проблем в работе административного помощника: он помогает другим выглядеть “на все сто”, но не всегда может помочь самому себе.

  В последнее время наблюдается тенденция постоянного роста штата административных помощников при снижении количества руководителей среднего звена. Теперь многие вопросы, которые раньше находились в их компетенции, решаются непосредственно помощниками и секретарями различного уровня. Последние же не всегда получают соответствующий статус и признание, и для многих административных помощников существует проблема утверждения себя как специалиста в глазах коллектива и начальства. Все дело в психологии: люди предпочитают идти с важными, по их мнению, вопросами непосредственно к руководству, минуя помощников и секретарей.  Но, по мнению американской журналистки Дженни Маккин, есть путь, следуя которому административные помощники могут доказать остальным сотрудникам значимость своей работы и своих идей. Предложенные ею методы взяты из жизни реальных людей и могут быть осуществлены на практике любым человеком, причем для достижения успеха не придется “пускать пыль в глаза”.  В этом обзоре представлено несколько полезных советов от американских помощников руководителей, секретарей и офис- менеджеров, которые сталкивались с подобной проблемой.

Научитесь ценить окружающих и себя

  Чтобы помощник мог принять решение по принципиальному вопросу, изменить что-то в работе компании, предложить перспективную идею, необходимо сделать так, чтобы руководитель выслушал его.  Для этого самому административному помощнику необходимо научиться ценить окружающих. Уважение к коллегам должно стать “золотым правилом”: относитесь к людям так, как бы вы хотели, чтобы они относились к вам. Старая истина – но, увы, мы часто о ней забываем.  В рабочей ситуации это выражается в умении слушать собеседника, и прежде всего руководителя. Вы должны демонстрировать внимание ко всем его идеям и предложениям, готовность понять и помочь их осуществлению. Тогда вполне вероятно, что начальник тоже будет слушать предложения, исходящие от своего помощника.  Конечно, простого внимания к руководителю будет недостаточно. Вы сами должны научиться уважать себя.

Следите за речью

  Несмотря на меняющуюся ситуацию, среди руководителей по-прежнему преобладают мужчины, а их помощниками являются в основном женщины.  Для женщин, которые были воспитаны в традиционных семьях, где им отводилась подчиненная роль, часто характерен извиняющийся и почтительный тон, им трудно говорить авторитетно и властно.

Проблемы такого рода встречаются у женщин из Азии. Они могут быть достаточно образованны и компетентны, но при всем этом не вызывать должного уважения у коллег-мужчин. Причина в том, что если они просят человека поставить подпись, это звучит примерно так: “Извините, что я вас беспокою. Я очень сожалею, но, пожалуйста, если вы не возражаете, когда я могла бы подойти и получить у вас этот документ обратно?” Эта довольно нелепая фраза красноречиво свидетельствует о недостатке уверенности в себе.  

Конечно, невозможно сразу преодолеть стеснение и освоить “деловую” манеру разговора. Но есть маленький секрет – нужно избегать произносить предложения, похожие на вопрос. Вопросительная и извиняющаяся нота в голосе создает впечатление сомнения и неуверенности, поэтому доверие к вам сразу падает.

Не спешите

  Обдумывая свое предложение, потратьте время на изучение возможностей его осуществления – особенно если речь идет об улучшении работы офиса. Не стройте воздушных замков: всегда предлагайте конкретное решение. Для этого налаживайте контакты, изучайте потребности и нужды руководства и коллег. Вам необходимо собрать и обобщить достоверные факты и прецеденты существующих проблем и найти способы их преодоления.   Презентация, основанная на реальных данных, а не на предположениях, будет, естественно, более весомой.

Например, объясните, что отправка вашего корпоративного информационного бюллетеня по почте стоит 500 долл. США в месяц, но посылая его по Интернету, компания сможет экономить несколько тысяч долларов каждый год.  

При разговоре старайтесь не создавать у руководителя впечатление излишней встревоженности. Не заостряйте слишком сильно внимание на проблемах, а предлагайте решения.  Хорошо подготовленная и базирующаяся на фактах презентация поможет вам продвинуться по карьерной лестнице. Если вы предлагаете идеи, которые убедительно обоснованы – независимо от того, приняты они или нет, – люди станут относиться к вам внимательнее и будут тщательно рассматривать дальнейшие ваши предложения, потому что вы заслуживаете доверия.   Если ваше предложение отклонили – не стоит принимать отказ близко к сердцу. Возможно, ваша идея невыполнима сейчас или у руководителя не было времени ее оценить как следует. Внимательно выслушайте все замечания. Надо учиться извлекать полезный опыт из своих неудач и идти дальше. Помните – уважение к вам как к специалисту и признание важности вашей работы не приходят просто так.

Ищите подходы

  К каждому человеку необходим индивидуальный подход. Некоторые руководители легко принимают новые предложения, достаточно лишь точно их описать, другим же необходимо подробное обоснование – и чем толще будет ваша папка с проектом, тем лучше. По-разному воспринимается и форма подачи информации – электронная почта, распечатанный текст с подписью, устный доклад.  Следует изучить все нюансы характера руководителя, вы должны знать, читает ли он доклады или лучше подойти к нему с устным сообщением, быстро ли он схватывает информацию или нужно все “разложить по полочкам”, нужно ли напоминать ему о состоявшемся разговоре.   Время – очень важный фактор в деловом мире, поэтому нужно уметь выбрать подходящий момент для беседы. Вы должны удостовериться, что человек, с которым вы хотите поговорить, не торопится, у него не назначена встреча через пять минут или, наоборот, он идет с утомительных переговоров и не способен воспринимать новую информацию.

Изучайте своих руководителей и коллег. Вы заметите, что одни больше готовы к деловому разговору утром, другие – днем, а кто-то предпочитает оставлять важные дела на вечер. А иногда лучше искать встречи вне офиса, когда можно обсудить предложения без надоедливых телефонных звонков и постоянных посетителей. Идеальный вариант – договориться с руководителем, что, например, каждую пятницу вы обсуждаете текущие вопросы и планы.  

Хотя не существует двух одинаковых руководителей, можно принять на вооружение один совет, который поможет вам выработать правильную линию поведения. Всегда держите свои идеи и предложения под рукой, будьте готовы предоставить всю необходимую руководителю информацию – тогда вы сможете полноценно использовать возможность для серьезного разговора.

Работайте над имиджем

  Постарайтесь изучить больше информации о вашей компании и сфере ее деятельности. Если вы хорошо осведомлены о специфике вашей фирмы и разбираетесь в вопросах функционирования отрасли, всегда можно “блеснуть” своими знаниями. Это поднимет ваш статус в глазах руководства.  Держитесь лидеров. Если вы стремитесь приблизиться к руководству, хотите уважения и серьезного к себе отношения – пытайтесь больше общаться с начальниками. Перенимайте их опыт и демонстрируйте свои таланты.   Старайтесь участвовать в ключевых проектах. Вы получите возможность накопить бесценный опыт, познакомиться с людьми, проявить себя. Чем больше вы будете знать о важнейших направлениях деятельности компании, тем больше сотрудников обратится к вам за информацией.  Придерживайтесь делового стиля в одежде. Окружающие отнесутся к вам более серьезно, если ваша одежда будет соответствовать положению. Работа в банке предъявляет совершенно иные требования к гардеробу, нежели работа в компании по разработке программного обеспечения. Обратите внимание на то, что носят другие, особенно руководство. Если существует большая разница в одежде высшего звена и рядовых сотрудников, выбирайте “золотую середину”.  Не сплетничайте. Вы потеряете доверие, если будете заподозрены в распространении сплетен.   Мы надеемся, что наши советы помогут вам стать увереннее в себе, почувствовать себя “на своем месте” в вашей профессии, поднять ваш престиж в глазах коллег, правильно донести свои идеи и предложения до руководства и сделать достойную карьеру.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль