Ступени карьеры секретаря

486
Должность секретаря и успешная карьера – это почти нереально, скажете вы. А вот и ошибаетесь. Как говорила героиня одного известного фильма: “нет ничего невозможного для человека с интеллектом”. Героиня нашей рубрики прошла путь от секретаря до начальника административного отдела и отдела кадров. Главное, считает она, постоянно учиться и проявлять инициативу, а еще – не упускать удачно складывающиеся обстоятельства.

Ступени карьеры секретаря

В жизни современного человека работа играет все большую роль. Придя на новую работу, многие из вас стремятся не засиживаться долго в одной должности, постоянно совершенствуются, чтобы быстрее продвигаться вверх по служебной лестнице. Предлагаем вашему вниманию интервью с Еленой Вячеславовной Прилуцкой, которая не так давно работала секретарем-референтом, а сейчас совмещает должности начальника административного отдела и отдела кадров.

- Расскажите, как складывалась ваша карьера? Что интересного вы узнавали для себя на каждом новом месте работы? Какие навыки приобретали?

Иногда стимулом для принятия решения о повышении квалификации может служить негативная ситуация, например, потеря постоянного места работы.

До августа 1998 г. я работала в успешно развивающейся компании ЗАО “Росинвестнефть”. Когда в стране произошел дефолт, многие фирмы были вынуждены сократить численность сотрудников. Решение о сокращении штата на 75% было принято и в моей организации. Так я оказалась на бирже труда, где получала пособие по безработице. Невостребованность, неуверенность в завтрашнем дне заставили меня срочно что-то предпринять. Я использовала шанс, который предоставлялся безработным гражданам Комитетом труда и занятости при Правительстве Москвы для повышения квалификации, и окончила курсы секретарей-референтов со знанием английского языка. Обретя уверенность в себе, приступила к поиску новой работы, используя все возможности, от рассылки резюме по Интернету, до подачи объявлений в газету “Из рук в руки”. Стали поступать предложения от работодателей, но не все были для меня интересны: где-то не устраивала зарплата, где-то месторасположение офиса или же фирма не внушала доверия…

В результате я выбрала ОАО “Центральный Московский Депозитарий” (ЦМД). Это крупнейшая российская компания, работающая на отечественном фондовом рынке с 1994 г. и устойчиво лидирующая с 1997 г. в рейтинге регистраторов, проводимом Профессиональной ассоциацией регистраторов, трансфер-агентов и депозитариев (ПАРТАД).

Как оказалось, я не ошиблась. Меня встретил большой, дружный коллектив с устоявшимися традициями, корпоративной культурой. Рядом были профессионалы, за работой которых было интересно не только наблюдать, но у которых хотелось учиться и перенимать опыт.

До 2003 г. я работала в аппарате вице-президента ЦМД секретарем-референтом.

- Что входило в ваши обязанности. Какие профессиональные качества наиболее значимы для секретаря?

Мои обязанности заключались в следующем:

  • организационное обслуживание руководителя, осуществление оперативной связи (телефон, факс) с представителями сторонних организаций и сотрудниками структурных подразделений;
  • координирование потоков входящей и исходящей корреспонденции в департаменте вице-президента компании, направление документов сотрудникам согласно резолюции;
  • ведение делопроизводства и формирование отработанных документов в соответствии с номенклатурой дел;
  • работа в корпоративной электронной архивной системе;
  • организация переговоров, встреч, рабочих совещаний, подготовка необходимых документов руководителю при проведении переговоров;
  • планирование и координирование рабочего дня руководителя.

Я уверена, что работа секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, – тех, кого принято относить к разряду “обслуживающего персонала”, имеет важнейшее значение для организации. Основная задача секретаря заключается в оказании помощи и облегчении деятельности руководителя для освобождения части его времени на решение значимых задач управления.

Секретари также являются теми работниками, которые способствуют наиболее быстрому прохождению информации через различные структурные подразделения компании, что обеспечивает нормальное, четкое функционирование организации в целом. Секретарь, настроенный на карьерный рост, безусловно сам может определить интересующие его пути развития в данной компании. Естественно, нужно четко представлять себе, чего именно хочешь добиться и правильно оценивать свои возможности.

Наиболее значимыми из профессиональных качеств секретарей, по моему мнению, являются:

  • знание профессиональных особенностей данной профессии;
  • высокий уровень исполнительской дисциплины;
  • умение общаться с людьми;
  • соблюдение этических норм поведения;
  • доброжелательное отношение к людям;
  • адекватное восприятие требований со стороны руководства.

Отсутствие вышеперечисленных качеств дает основание говорить о профессиональной непригодности к данной профессии.

Путь карьерного роста секретаря, на мой взгляд, связан с получением обязательного высшего образования (желательно в гуманитарной или экономической области), приобретением специальных знаний, таких как: современные информационные технологии, основы менеджмента, экономики и права, но самое главное – с приобретением комплексного опыта работы. Нередко продвижение секретаря по службе зависит от стечения обстоятельств, когда в один миг все навыки оказываются востребованными.

Одним из примеров удачного стечения обстоятельств в моем случае я считаю структурные изменения в дочерней компании ОАО “ЦМД” – ЗАО “Энергорегистратор”. В связи с принятием решения о создании коллегиального исполнительного органа – правления – в компании встал вопрос о необходимости организации делопроизводства в соответствии с положением о правлении. Мне была предложена должность ответственного секретаря правления. Теперь наряду с привычными функциями секретаря-референта в мои обязанности в соответствии с должностной инструкцией входило:

  • документальное и информационное обслуживание, а также организационно-техническое обеспечение деятельности правления;
  • организация делопроизводства правления;
  • подготовка повестки дня к заседаниям правления;
  • ведение протоколов;
  • контроль за исполнением решений правления.

- В настоящий момент вы работаете в ЗАО “Учетная система”, расскажите немного о своей деятельности нашим читателям.

Следующим примером удачного стечения обстоятельств было создание новой компании, входящей в группу ОАО “ЦМД”, – ЗАО “Учетная система”.

Приобретенный опыт, огромное желание повышать свой профессиональный уровень, стремление к содействию производственным процессам в структурных подразделениях не остались не замеченными со стороны руководства новой организации. Мне была предложена должность начальника административного отдела компании со следующими должностными обязанностями:

  • организация делопроизводства;
  • организация архивного хранения документов;
  • производственно-хозяйственное, материально-техническое, социально-бытовое и медицинское обеспечение работников общества;
  • заключение (изменение, расторжение) договоров аренды и субаренды;
  • организация бесперебойного транспортного обслуживания руководства и сотрудников структурных подразделений;
  • организация доставки и отправки корреспонденции с курьером, обеспечение сохранности и конфиденциальности поступающих и исходящих документов.

- Какие еще функции, помимо ваших основных, вы выполняете?

В начале деятельности любой компании первостепенным является подбор руководителей структурных подразделений и квалифицированных специалистов в соответствии с профилем организации. В связи с этим на начальном этапе вопрос приема секретаря-референта в ЗАО “Учетная система” не рассматривался. Штатная единица секретаря-референта находится в административном отделе, естественно, эти функции входили в мои обязанности. С увеличением объема поставленных задач встал вопрос о необходимости подбора секретаря-референта.

При проведении собеседований с кандидатами на эту должность первостепенным для меня был выбор сотрудника, отвечающего требованиям, предъявляемым к данной профессии, и обладающего профессионально важными качествами применительно к этому виду деятельности. Важно, чтобы у секретаря было желание использовать все свои знания, приобретать опыт и стремиться повышать квалификацию.

Сейчас в моем непосредственном подчинении находятся специалист административного отдела, секретарь-референт, водитель и курьер. Я стремлюсь четко организовывать, координировать и контролировать исполнение их функций и обязанностей.

Для успешного функционирования, определения основных задач административного отдела было разработано и введено в действие положение об отделе, а для рационального распределения обязанностей между сотрудниками, определения требований к ним, наделения их необходимыми правами и повышения степени ответственности за порученную работу – должностные инструкции.

По внутреннему совместительству я являюсь также начальником отдела кадров. В мои должностные обязанности входит:

  • оформление приема, перевода и увольнения работников ЗАО в соответствии с трудовым законодательством и приказами генерального директора;
  • обеспечение подготовки и оформления трудовых договоров;
  • ведение личных дел сотрудников компании;
  • заполнение, учет и хранение трудовых книжек;
  • учет предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графика очередных отпусков;
  • разработка и внесение изменений в штатное расписание и структуру компании;
  • консультирование сотрудников по вопросам трудовых отношений и законодательства о труде;
  • подготовка и учет приказов, распоряжений генерального директора;
  • ознакомление сотрудников компании с организационно-распорядительными документами;
  • участие в поддержании нормального морально-психологического климата в компании, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций;
  • выдача справок о трудовой деятельности сотрудников.

В своей деятельности я руководствуюсь Трудовым кодексом РФ, Уставом компании, квалификационными справочниками, методическими указаниями и рекомендациями по работе с кадрами, приказами и распоряжениями генерального директора компании, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об отделе кадров, должностной инструкцией.

Работа по подбору персонала и кадровому делопроизводству очень интересна и ответственна. Необходимо строго соблюдать трудовое законодательство для обеспечения как со стороны организации, так и со стороны сотрудника соблюдения всех прав, выполнения обязанностей и установления ответственности в период действия трудового договора.

Для повышения квалификации в области кадровой работы я пользуюсь специальной литературой, электронными правовыми системами, посещаю тематические семинары по практике применения трудового законодательства.

Процесс подбора сотрудника, отвечающего всем требованиям руководства, не всегда проходит в короткие сроки. Первое время в ЗАО “Учетная система” не было юриста. Но вопросы правового обеспечения деятельности компании безусловно были актуальны.

Естественно, подготовка доверенностей, материалов для общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и протоколов не входила в мою компетенцию, но для поддержания нормального функционирования деятельности компании я старалась содействовать руководству при подготовке всех необходимых документов. И здесь немаловажную роль сыграло то, что при работе в предыдущих организациях в качестве секретаря и ответственного секретаря правления мне приходилось сталкиваться с документами, которые разрабатывались в правовом управлении.

Сейчас в компании функционируют все структурные подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием.-Ваши советы и пожелания нашим читателям

Помните, что должность секретаря – это всегда отличная стартовая площадка для карьерного роста, и ваша профессиональная судьба находится в ваших руках. Тому, кто намерен успешно продвигаться по служебной лестнице, нужно активнее проявлять личную инициативу, быть готовым оказать поддержку и трудиться с полной отдачей.

Немаловажным условием для успешной карьеры является способность работать в коллективе, постоянно совершенствоваться в своей деятельности, повышать свой общеобразовательный и профессиональный уровень, посещать курсы повышения квалификации. Секретарь должен понимать, что он является не частным лицом, а представителем конкретной фирмы, чьи интересы должен поддерживать и отстаивать.

Одним из важных аспектов в деятельности секретаря является умение взаимодействовать с руководителем. Стиль работы, спектр обязанностей, уровень ответственности секретаря в значительной степени зависят от того, как работает сам руководитель. Ведь начинающие секретари очень быстро перенимают манеру поведения и стиль работы своего непосредственного начальника. А для правильного выполнения заданий сотруднику важно получать конкретные, четкие указания.

Любая фирма только выиграет от того, что подбор кандидатов на секретарские должности будет осуществляться с учетом тех профессиональных и личностных характеристик, которые действительно важны для представителей данной сферы деятельности.

Ступени карьеры секретаря

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль