Офис как территория профессионального комфорта

131
Современный офис – это место, в котором мы работаем, делаем бизнес, создаем наше будущее и проводим значительную часть нашей жизни. Но в офисе присутствуют не только рабочие процессы в чистом виде, но и многие факторы, сопровождающие нашу работу и оказывающие значительное влияние на нее, например: физические размеры рабочего пространства, климатические условия, дизайн помещения, интерьер и, конечно, человеческая атмосфера, отношение сотрудников друг к другу. Поговорим об этом подробнее.

Современный офис – это место, в котором мы работаем, делаем бизнес, создаем наше будущее и проводим значительную часть нашей жизни. Но в офисе присутствуют не только рабочие процессы в чистом виде, но и многие факторы, сопровождающие нашу работу и оказывающие значительное влияние на нее, например: физические размеры рабочего пространства, климатические условия, дизайн помещения, интерьер и, конечно, человеческая атмосфера, отношение сотрудников друг к другу. Поговорим об этом подробнее. В последние десятилетия большое распространение получили так называемые офисы открытого типа, в которых большое число сотрудников располагаются в одном пространстве, в котором стены заменяют символические перегородки, а дверей нет вовсе.
По самым приблизительным подсчетам в офисах такого типа на сегодняшний день работают около 40 миллионов деловых людей. В таких условиях об уединении говорить не приходится, все видно и все слышно со всеми вытекающими последствиями, которые так или иначе влияют на сам результат работы. Именно поэтому очень важно, чтобы офис вообще, а открытого типа особенно, был территорией профессионального комфорта и взаимного уважения. Надеюсь, лучше понять, что это означает, вам помогут следующие советы и рекомендации. Ваше рабочее место
Правильно организованное рабочее место, особенно в офисе открытого типа, помогает не только вам, но и вашим коллегам в том же пространстве. Если все, чем вы пользуетесь многократно в течение дня, будет находиться на расстоянии вытянутой руки, вам не придется ежеминутно вскакивать, бежать или ехать на стуле с колесиками от стола к шкафу и обратно, отвлекая других от работы.
Организуйте рабочее пространство профессионально. Заваленный рабочий стол выглядит неопрятно, абсолютно чистый – странно. Во всем нужна “золотая середина”: все, что нужно, и ничего лишнего.

“ДА” (должно быть или возможно)

“НЕТ” (не рекомендуется или недопустимо)

• Комнатные растения в горшках в разумном количестве и ухоженном состоянии
• Цветочные композиции по тем же правилам
• Картины, репродукции, постеры нейтрального содержа­ния
• Корпоративные дипломы и сертификаты в рамках на стенах
• Художественные фотографии, имеющие отношение к корпоративной деятельности
• Корпоративная символика
• Рабочий порядок на столе и других рабочих поверхно­стях
• Картины, репродукции, постеры узких направлений “на любителя”
• Личные фотографии, не имеющие отношения к работе
• Неубранная использованная посуда
• Еда на рабочем столе
• Личные вещи на рабочем столе
• Пачки бумаг и документов на подоконнике, на стульях и на полу
• Смешные игрушки и прочие милые штучки на столе, компьютере, стенах
• Неаккуратные наклейки на папках
• Конфиденциальные документы на виду
• Корзинки для мусора (особенно переполненные) на видном месте
• Мусор, брошенный мимо корзинки
• Пыль на полкахВнимание! Пиджак или другая одежда на спинке рабочего стула

Корпоративное личное пространство
Самое главное: офис открытого типа не означает всеобщую доступность в любое время.

  • Не появляйтесь неожиданно за спиной коллеги.

Стучите о перегородку и (или) спрашивайте разрешения коллеги пройти на его территорию. Считайте, что все секции имеют двери.

  • Не “перевешивайтесь” через перегородку, даже если она невысокая. Офис – не кукольный театр!

Не начинайте разговор через перегородку. Встаньте со стула, пройдите к нужной секции, обозначьте свое появление стуком или голосом.

  • Не бродите и не слоняйтесь без дела по отсекам. Для обозначения разной степени доступности можно использовать систему “Светофор”:

красный – “я занят”, желтый – “я доступен, если это действительно необходимо”, зеленый – “я занимаюсь рутинной работой, обращайтесь”.

  • Не обращайтесь к коллеге, если он (она) разговаривает по телефону. Не стойте “над душой” в ожидании завершения телефонного разговора. Вернитесь на свое рабочее место и зайдите позднее или лучше предварительно позвоните.

В крайнем случае можно написать короткую записку и тихо положить ее на рабочий стол коллеги или на специально отведенное для этого место. Но не стойте и не ждите, что коллега будет читать ее во время телефонного разговора! Сразу уходите. Можно отправить электронное сообщение с вопросом об удобном времени для разговора. Но не пытайтесь привлечь внимание коллеги, разговаривающего по телефону, знаками и жестикуляцией.

  • Не любопытствуйте по поводу того, что (какой документ) изображено на экране чужого компьютера. Не перебирайте и не передвигайте документы и предметы на чужом столе.
  • Не “хозяйничайте” на чужой территории несмотря на то, что все пространство офиса считается корпоративным.
  • Ничего не берите с чужого стола без разрешения. Помните, что вы – гость на чужой территории. Спросите разрешения, а потом верните взятую вещь на прежнее место. Только в крайнем случае можно взять что-либо без разрешения, но напишите записку, что вы взяли и когда вернете. И не сочтите за труд выполнить то, что обещали!

Звуки
Конечно, речь не идет о том, чтобы все сотрудники говорили шепотом и передвигались абсолютно бесшумно. Предлагается только снизить уровень шума, который может быть слышен за перегородкой: громкость разговора, телефонные звонки, звуковое компьютерное сопровождение.

  • Говорите негромко.
  • Так же негромко кашляйте, чихайте и т. п.

Имейте в виду, что даже такое невинное занятие, как поедание яблока, тоже слышно.

  • Установите низкий уровень громкости звонка вашего телефонного аппарата. Отвечайте на входящий звонок после первого или, в крайнем случае, второго сигнала. Разработайте систему ответа на звонок коллеге, который отсутствует на рабочем месте.
  • Если слышимость по телефону оставляет желать лучшего, сделайте следующее:

попросите перезвонить, перезвоните сами, перенесите разговор в отдельное помещение или используйте другой способ коммуникации.

  • Избавьтесь от привычек постукивать ногой, барабанить пальцами по столу, вертеться на скрипящем стуле без необходимости, щелкать ручкой, мурлыкать себе под нос.
  • Сведите личные беседы к минимуму. Следите за тем, как и что вы говорите, за формой и содержанием.
  • Конфиденциальные вопросы обсуждайте в отдельном помещении.
  • Встречайтесь с посетителями и клиентами в отдельном помещении. То же самое относится к внутренним совещаниям с коллегами.
  • Не используйте “громкую связь”.

Если в телефонном разговоре необходимо участие более чем двух сторон, используйте отдельное помещение.

  • Сведите до необходимого минимума компьютерное звуковое сопровождение.
  • Не оставляйте мобильный телефон с включенным звонком без присмотра.

Выключайте звонок или берите мобильный телефон с собой, когда покидаете рабочее место.

  • Установите нейтральную мелодию вашего мобильного телефона.

Не рекомендуется кукарекание и другие звуки дикой природы, пожарная сирена, песни с сомнительным текстом и т. д.

  • Используйте функцию голосовой почты или автоответчик для приема входящих звонков в ваше отсутствие.
  • Используйте один наушник, если корпоративные правила позволяют слушать радио.

При этом вы должны слышать, что происходит на вашем рабочем месте, например звонок вашего телефона.

  • Практикуйте избирательное слушание. Даже если вы слышите, что происходит в соседних отсеках, это не значит, что вы должны это комментировать.

Ароматы
В офисах открытого типа ароматы распространяются беспрепятственно и очень быстро и в отличие от звуков длятся гораздо дольше, а с ними вместе и проблема, которую они создают.

  • Не ешьте на рабочем месте.

Не от всякой еды исходит запах, но обоняние сотрудников очень индивидуально как по остроте, так и по переносимости ароматов.

  • Не выбрасывайте в корзинку для мусора ничего, что имеет (или может приобрести) запах.
  • Не переусердствуйте с духами, парфюмерной водой и лосьонами после бритья, соблюдайте личную гигиену.

Переговорные комнаты
Переговоры, даже в офисах открытого типа, проходят в отдельных помещениях, поэтому проблемы посторонних звуков, ароматов и несанкционированного доступа уже не так актуальны. И все же с точки зрения профессионального комфорта и взаимного уважения есть о чем поговорить:

  • Четко соблюдайте процедуру резервирования во избежание накладок и недоразумений, особенно, если они могут возникнуть в присутствии внешних посетителей.
  • Не заглядывайте в переговорную комнату, когда там проходит встреча или мероприятие.
  • Во время встречи с внешними посетителями отключайте звонок мобильного телефона и, разумеется, не отвечайте на входящие звонки (вы можете оставить ваш телефон другому сотруднику, включить автоответчик, сделать временную переадресацию вызовов на другой номер).
  • Если вам будет действительно необходимо ответить на ожидаемый звонок, предупредите участников встречи заранее и заранее принесите извинения. Если вы единственный сотрудник, присутствующий на встрече со стороны компании, то ведите разговор не выходя из переговорной и сократите его до 30 секунд. Если на встрече кроме вас присутствуют и другие сотрудники вашей компании, то встреча может не прерываться (в этом случае вы можете выйти в коридор, быстро ответить на звонок и вернуться).
  • Если вы временно покидаете переговорную, то по возвращении вас не обязаны информировать о том, что было в ваше отсутствие. Включайтесь в процесс сами.
  • Если вы опоздали к началу встречи: входите тихо, не привлекая внимания, садитесь на ближайшее место и включайтесь в работу.

Не нужно громко здороваться, представляться и спрашивать, что происходит. Если ведущий сочтет приемлемым, он сам представит вас присутствующим.
В перерыве (или по окончании) подойдите к ведущему, извинитесь за опоздание и кратко объясните причину.

  • По окончании мероприятия обеспечьте первоначальный порядок: стулья расставлены ровно, со стола убраны ненужные бумаги и материалы, флипчарт (flipchart) обновлен, доска вытерта, корзинка для мусора пуста (использованные одноразовые стаканы и чашки неопрятно выглядят даже в корзинке).

О правилах пользования офисной кухней и другими рабочими зонами читайте в следующем номере журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль