Пусть меня научат

66
Секретарь – это специалист, который уже обладает целым набором необхо-димых знаний и навыков. Но наша жизнь так быстро меняется, что получен-ных базисных знаний зачастую оказывается недостаточно. Никто не хочет “топтаться на месте”. Как найти способ опередить время или хотя бы не отстать от него? В этом вам поможет обучение на специализированных се-минарах или тренингах.

Чему и как учиться секретарям, офис-менеджерам, помощникам руководителей? Уточним, что речь пойдет не о профессио­нальной подготовке секретаря с целью получения диплома или сертификата. Секретарь – это специалист, который уже обладает целым набором необходимых знаний и навыков. Однако полученных знаний секретарю всегда оказывается недостаточно, жизнь вокруг слишком быстро меняется, компания, в которой вы работаете, расширяется, возрастают и требования к специалистам. Как не отстать от неуловимого времени? В этом вам поможет обучение на специализированных семинарах или тренингах.

Определимся с основными знаниями и умениями, необходимыми в работе секретаря. В первую очередь к ним относятся:

  • знание основ делопроизводства;
  • умение общаться с людьми (и лично, и по телефону), знание делового этикета;
  • владение офисной техникой.

Это требование становится все более объемным: кроме навыков печати, обычно указывается и желаемая скорость, причем часто и на клавиатуре с латинскими литерами, умение работать с офисными АТС, разнообразными факсами, принтерами и т. п.;

  • грамотность, хорошая память;
  • умение организовать свое время и высокая стрессоустойчивость;
  • умение держать себя, чувство стиля и вкуса.

Указанные качества при необходимости можно развить и/или обновить. Иногда базисных сведений недостаточно.

Например, если компания стремится постоянно обновлять офисную технику, то офис-менеджеру или секретарю/помощнику руководителя может быть полезно (если нет специализированной службы) посещать соответствующие выставки, просматривать журналы, каталоги, интернет-сайты, чтобы быть готовым предложить приобрести технику, отвечающую условиям работы фирмы.

Если знаний основ делопроизводства недостаточно или возникла потребность узнать о каких-то изменениях, необходимо изучать соответствующую литературу (в частности, наш журнал постоянно помещает материалы на эту тему и предлагает практикумы для закрепления полученных знаний) или посещать специализированные семинары. Как правильно выбрать такой семинар или тренинг?

Например, по тренеру, который его проводит. Есть известные специалисты по делопроизводству, авторы книг и публикаций, прочитанных вами с интересом, которые нередко проводят и открытые бизнес-классы.

Другим не менее важным критерием являются заявленная тема и программа. Ведь один и тот же тренер может быть лучшим в одной тематике и менее интересным в другой. Курс может относиться к узкой теме, например “Трудовая книжка: работаем без ошибок”. Эта тема интересна не только кадровикам, но и тем секретарям, которым приходится вести кадровое делопроизводство.

При выборе стоит обратить внимание, как долго работает на рынке данная компания. Если давно, то это означает, что у нее хорошо поставлен менеджмент. Поэтому, скорее всего, не будет проблем с оформлением документов и процедурной стороной отношений.

Разумеется, всегда есть и какие-то ограничения. Чаще всего – финансового характера. Как говорится, “по одежке протягивай ножки”. В некоторых компаниях могут пойти навстречу сотруднику и увеличить размер средств на обучение при обосновании целесообразности участия в данной программе. Есть компании, где применяют софинансирование обучения (определенную долю вносит сам сотрудник).

Когда речь идет об обучении, нельзя руководствоваться соображением “лишь бы подешевле”. Если вы верите, что оно вам по-настоя­щему нужно, то стоит ли экономить? Конечно, “на нет – и суда нет”.

Часто от секретаря требуется владение иностранными языками, но при этом реально их использовать удается не часто. Для поддержания знания иностранного языка очень полезно участие в краткосрочных интенсивных программах. Кроме того, появляются тренинговые программы на английском языке по ведению переговоров или искусству презентации.

Не следует сужать выбор семинаров и тренингов теми, которые предлагают нечто специально для секретарей (искусство телефонных переговоров для секретарей, делопроизводство для секретарей, этикет для секретарей и т. п.). Не касаясь конкретных программ, в целом непонятно, почему, например, искусство телефонных переговоров должно быть каким-то особенным для представителей тех или иных профессий. Почему секретарь должен использовать одни техники, а специалист по продажам или закупкам – другие? Возникает опасение, что такая узкая направленность предполагает обращение к менее требовательной аудитории. Если мы стремимся к истинной демократичности отношений, то выделять следует только те знания и навыки, которые специфичны для данной профессии.

Наверное, тонкости бухгалтерской отчетности нужны только профессионалам в этой области, хотя общее представление об экономических показателях предприятия полезно каждому работнику.

Многие считают, что внешность очень важна для секретаря. Безусловно, это один из параметров, на который обращает внимание работодатель, причем все чаще не в смысле “ног от ушей”, а в смысле умения одеваться и причесываться стильно и со вкусом, держать себя, иметь ухоженный и аккуратный вид. Для того чтобы обладать этими качествами, ощущать уверенность в себе, можно пройти соответствующий тренинг.

Искусство общения

Что еще представляется абсолютно необходимым для секретаря? Прежде всего, искусство общения с людьми. Человек, наделенный от природы этим даром или овладевший им с помощью специального обучения, на месте помощника/секретаря первого лица может радикально изменить к лучшему обстановку в компании. Если уметь себя правильно поставить, не допуская ни хамства, ни панибратства по отношению к себе, проявляя уважение и внимание к окружающим, то это может стать “камертоном” для всей компании.

Не так давно руководитель нового подразделения в наукоемкой организации искал (и успешно нашел) секретаря, исходя именно из такой задачи: интеллигентный зрелый человек, способный создать соответствующий климат в коллективе, атмосферу, где пошлость, хамство, разгильдяйство совершенно неприемлемы.

Отсюда следует, что затраты ради развития этих качеств у такого сотрудника служат решением важнейших задач создания корпоративной культуры. Научиться приемам эффективного общения можно на тренингах по искусству коммуникации.

Тренинги коммуникации, в особенности обучение приемам НЛП (нейролингвистического программирования), как правило, являются оттачиванием способности манипулировать людьми. Знать эти приемы полезно, а секретарям необходимо в первую очередь для того, чтобы не стать жертвой такого манипулирования.

Кроме того, искусство общения состоит из множества отдельных навыков, каждый из которых может стать предметом отдельного тренинга.

Например, известен ряд тренингов по развитию эффективных коммуникаций (для руководителей). В их краткое описание включены: “техника публичной речи, эмоции и подтексты, вербальные и невербальные аспекты речи”. А почему только для руководителя? Разве его секретарю или личному помощнику не нужно владеть этим искусством? Иногда это для них более актуально. К тому же руководителю сложнее уделить обучению полных
два дня, а вот прошедший такое обучение помощник сможет
не только сам использовать полученные навыки, но и донести до своего начальника вкратце наиболее актуальные для него приемы и техники. Все то же самое можно сказать о курсе
тренингов “Речь и голос в бизнес-коммуникациях” (для руководителей).

Личностное развитие

Под эмоциональным интеллектом (EQ), о котором сегодня так много пишут и говорят, по сути, подразумевают способность понимать других людей, сопереживать, вступать в контакт на эмоциональном уровне, умение избирать правильный тон общения с конк­ретным человеком. Конечно, можно развивать эмоциональный интеллект, изучая определенные приемы и навыки. Но гораздо эффективнее, когда интерес к собеседнику, внимание и уважение являются искренними, присущими данному человеку на самом деле.

А вот в этом помогут тренинги личностного развития. Здесь научат самостоятельно анализировать свои чувства и мысли, свое отношение к миру и себе самому; помогут подняться над сиюминутными проблемами, осознать свои истинные приоритеты в жизни. Несколько дней интенсивной работы у серьезных мастеров изменят ваше представления о мире.

Специально для женщин

Разработана специальная группа тренингов для женщин. Осознание себя как женщины в совокупности отведенных природой и обществом ролей – это редкая возможность изменить свою жизнь к лучшему. Проводятся как разовые однодневные тренинги, так и регулярные (еженедельные или ежемесячные).

Что это дает работодателю? Очень многое. Ведь полученное знание о себе вы сможете использовать повседневно. Вы ближе познакомитесь с собой, станете более коммуникабельными, спонтанными, творческими и результативными.

Разобравшись в собственных приоритетах, можно увидеть, как работа способствует реализации избранного жизненного предназначения.

Кстати, тому, кто реально хочет приносить пользу окружающим людям, профессия секретаря/офис-менеджера дает эту возможность. Ведь прямой обязанностью “хозяйки офиса” является создание климата дружелюбия и взаимопомощи, предотвращение и разрешение конфликтов. Эмоциональный интеллект и состоит в способности почувствовать состояние другого человека, понять его, умело обратиться к тем струнам его души, которые вдохновят его.

Основные направления обучения

Обратимся к актуальным для секретарей/помощников направлениям обучения:

общее делопроизводство:

– кадровое делопроизводство;

этикет делового письма; организация архива компании; нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами и порядок их хранения; организация рабочего времени; имидж секретаря/помощника; корпоративная культура:

– место секретаря в системе внутрикорпоративных отношений;

искусство общения:

– общение по телефону;

– возможности голоса;

прием посетителей; стресс-менеджмент в работе секретаря;

личностное развитие:

– самоуважение;

– высвобождение скрытых ресурсов личности;

– рост EQ (эмоционального интеллекта);

  • дополнительные навыки:

– иностранные языки;

– искусство презентации;

– базовые финансово-экономические знания;

– обучение использованию определенных программных продуктов и др.

Как известно, “спасение утопающих – дело рук самих утопающих”. Думать, в любом случае, необходимо самому. Конфуций сказал: “Тот, кто учится не размышляя, впадет в заблуждение. Тот, кто размышляет, не желая учиться, окажется в затруднении”.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль