Секретарь как муза. праздник вдохновения

55
Традиционно считается, что секретарь, личный ассистент – незаменимый помощник руководителя. Без него руководитель не может шагу шагнуть: ни письмо составить, ни «бумаги» в порядок привести. И это действительно так. Как только ни называют себя персональные ассистенты: няня, психолог, громоотвод, дизайнер, имиджмейкер, органайзер… В число современных компетенций секретаря входят и профессиональный имидж, и умение вести переговоры – как по телефону, так и лично, и ответственность, и решение финансовых и кадровых вопросов, и проведение мероприятий, и многое другое, о чем мы постоянно рассказываем на страницах нашего журнала. Список можно продолжить. Где же могут применяться творческие способности секретаря? Секретарь – Муза для своего руководителя. Как Вы думаете, это возможно?

Секретарь как муза. праздник вдохновения Традиционно считается, что секретарь, личный ассистент – незаменимый помощник руководителя. Без него руководитель не может шагу шагнуть: ни письмо составить, ни “бумаги” в порядок привести. И это действительно так. Как только ни называют себя секретари и персональные ассистенты: няня, психолог, громоотвод, дизайнер, имиджмейкер, органайзер…

© И.В. ДЕНИСОВА,
тренер-консультант,
эксперт в области деловой культурыТворчество в работе секретаря
В число современных компетенций секретаря входят профессиональный имидж, умение вести переговоры – как по телефону, так и лично, ответственность, решение финансовых и кадровых вопросов, проведение мероприятий и многое другое, о чем мы постоянно рассказываем на страницах нашего журнала.
Среди прочих знаний и навыков сегодня важное место занимает способность к творчеству, инновациям, как иногда говорят – креативу. Ведь жизнь столь динамична, что иной раз приходится быть максимально адаптивным, “включать” интуицию и свое креативное мышление.
Какие порой поручения ни приходится выполнять личному помощнику!

Так, например, руководитель Марии, зная о ее художественных способностях, попросил ее написать картину для подарка партнеру. Босс Анны каждое утро достает галстуки из портфеля и спрашивает ее, какой галстук больше подходит к костюму. Ну, а уж о предпочтениях и фантазийных рецептах приготовления кофе для шефа не понаслышке знают практически все секретари.

Есть навыки, которым можно научиться.

Например, быстро набирать текст, составлять справку в виде таблицы, оперативно подготовить переговорную, работать с разными программами и т. п. Главное в этом случае – выучить алгоритм, последовательность.

Но, как мы уже поняли, есть творческие способности, которые могут пригодиться в деятельности секретаря и личного ассистента и которые при желании можно развивать.
Часто на тренингах в качестве “разогрева” тренеры предлагают такое мини-упражнение: в течение одной минуты придумать как можно больше вариантов нестандарного использования шариковой ручки. Начали считать!

1. Трубочка для коктейля. 2. Пипетка. 3. Стержень без пасты завязать узлом для того, чтобы не забыть что-то. 4. Дренаж для комнатного растения. 5. Заколка для волос. 6. Антистресс: крутить в ладонях, чтобы размять руки. 7. Выкопать ямку в земле. 8. Постучать ручкой в дверь. 9. Кинуть в кого-то, чтобы привлечь внимание. 10. Расплавить пластмассу, чтобы запечатать письмо, как сургучом…

Список можно продолжить.
Если давать себе подобное задание каждый день, то результаты – развивающееся креативное мышление – не заставят себя ждать.
Существуют и другие упражнения, которые можно найти в специальной литературе или интернет-ресурсах.
За творческие способности отвечает правополушарное мышление, в большей степени свойственное женщинам и людям с творческим мышлением.

Пример: одна молодая женщина-секретарь настолько серьезно относилась к своему имиджу, что даже в гостинице умудрилась делать прическу, используя в качестве парикмахерских принадлежностей вилки, которые она нагревала в чашке с кипятильником. Это ли не творческий подход?!

Где могут применяться творческие способности секретаря?
• При подготовке праздников,
• выборе подарков,
• написании рефератов,
• оформлении офиса,
• формировании собственного имиджа и имиджа руководителя, а также в тех случаях, когда необходимо принять нестандартное решение.
Секретарю ежедневно приходится решать интереснейшие творческие задачи. Или… творчески относиться к решению, казалось бы, дежурных вопросов.

Дама-секретарь рассказала, что она, для того чтобы не было мучительно скучно заниматься канцтоварами, представляла, что карандаши – это фрейлины, которых нужно было “лечить” (точить), ручки были кавалерами и нужно было следить, чтобы они не оказались без пустого стержня – “без шпаги”. Когда эти предметы ставились в карандашницу, то они “садились в карету”. Надо ли говорить, что когда она выдавала канцтовары сотрудникам, то она провожала их (мысленно, конечно) “в другое королевство”.

Так, нудное, казалось бы, занятие превращалось в игру, в креативный подход, и работа становилась более увлекательной.Творчество и креативностьТворчество характеризуется деятельностью, порождающей нечто качественно новое, никогда ранее не существовавшее, новые материальные и духовные ценности или итог создания субъективно нового. Основной критерий, отличающий творчество от изготовления (производства), – уникальность его результата.Креативность – это тоже творчество, только, если говорить кратко, направленное на достижение определенной цели.

Например, полотно художника-живописца – это продукт творчества, а разработанный для компании логотип – продукт креативного мышления.

Но при реализации того и другого (творческого и креативного) применяется творческий подход.
И если секретаря попросили поработать перед Новым годом ивент-менеджером – устроителем торжества, то веселый зимний праздник – это творческий продукт, а вот подготовить это событие можно креативно.

Например, для того чтобы елочка зажглась, пригласить не традиционного дедушку Мороза, а… маленькую собачку в белой бороде на руках у Снегурочки…Секретарь как Муза
При всей богатой деятельности секретаря на творческой ниве он не может полностью заменить и вытеснить руководителя. Ведь именно руководитель инициировал бизнес, управляет компанией, фирмой. Но и эти процессы также иногда нуждаются в творческих подходах. Бизнес – это тоже творчество.
Поэтому профессиональной обязанностью секретаря является обеспечение всех условий для работы и… творчества руководителя. В этот момент секретарь к своим многочисленным ролям добавляет роль удивительную и возвышенную – роль Музы (написание в данном случае с прописной буквы оправданно. – Прим. автора).
Музу чаще всего изображают эфирным созданием женского пола, с крыльями и лирой в руках. Образованный человек знает, что музы – это дочери Зевса и Мнемосиды, каждая из которых “отвечала” за свою область искусства и науки: Терпсихора – за танцы, Клио – за историю и т. п.
Широко известны примеры, когда человек, находящийся рядом с выдающейся личностью, становился для него такой Музой.

“Из парижанки, находившей удовольствие в развлечениях богемы, Гала превратилась в няньку, секретаря, менеджера гения-художника, а затем и в хозяйку огромной империи, имя которой – Дали”, – написал автор одной из статей, посвященной С. Дали. Она была для него всем – матерью, супругой, сиделкой, музой, моделью. Гала по-французски означает “праздник”.
Она и впрямь стала праздником вдохновения для Сальвадора Дали.

Ключевое слово здесь “секретарь” и “вдохновение”.
Вдохновение считается экспертами особым психическим состоянием, которое характеризуется эмоциональным подъемом, напряжением духовных и физических сил человека, является мощной предпосылкой творческого процесса. Это состояние требует значительного внимания, мобилизации памяти, воображения и активного мышления.
Для того, чтобы в тишине кабинета руководителя посетило вдохновение, нужно создать ему условия. Часто руководитель просит секретаря: “Таня, ко мне никого не пускать! Мне нужно подумать, написать кое-что!” И Таня буквально “телом” закрывает вход к руководителю, для того чтобы никто ему не мешал, обеспечивает своему руководителю все условия для творческого процесса.

Необходимо продумать и предусмотреть все: любимый чай, переключение на себя телефоны, возможно, напоминание в деликатной форме о том, что нужно выключить мобильный телефон, и т. п.

О предпочтениях и привычках своего руководителя знает каждый личный помощник. Это входит в его профессиональные обязанности.
Важнейшее качество Музы: не только обеспечивать технически творческий процесс, но и, если можно так выразиться, создавать эмоциональный фон, настрой.

Не всем известно, что второй супругой Людовика XIV была маркиза Ментенон, которую король выбрал потому, что она прежде вращалась в среде интеллектуальной элиты, была умна и именно с нею французский государь мог вести долгие беседы о смысле жизни, о религии, ответственности перед Богом. В результате этого общения изменилась придворная жизнь, некогда отличавшаяся широким разгулом, и в целом политика Франции.

Очень важно уметь слушать. Когда руководитель захвачен некоей идеей, ему требуется проговорить ее. В этом случае нужно использовать нерефлексивное слушание. Если руководитель так доверяет личному асисстенту, что хочет обсудить с ним что-либо, то применяется рефлексивное слушание, т. е. умение слушать, задавая уместные вопросы.

Здесь существенным моментом является определенная включенность личного ассистента в текущие задачи (в том числе творческие) руководителя. То есть он (она) как минимум должен понимать, о чем идет речь, и как максимум ставить вопросы таким образом, чтобы руководитель даже не заподозрил, что его секретарь в чем-то некомпетентен. То есть в задачи личного ассистента входит изучение и неординарных вопросов.

Надо сказать, что важно не только слушать, но и всячески выражать понимание и поддержку. Для этого можно использовать навыки нерефлексивного слушания, т. е. просто слушать и невербально демонстрировать свое внимание:

например, участливо кивать головой, дружелюбно смотреть на собеседника, сидеть или стоять, повернувшись и склонившись к собеседнику.

Мы знаем многие великие истории отношений, когда женщина становилась секретарем и Музой для своего Творца.

Например, Анна Сниткина смогла так вести финансовые дела своего гениального мужа – Ф.М. Достоевского, что ему удалось выплатить все свои долги. Анна была для выдающегося писателя всем: собеседником, издателем, банкиром, корректором, стенографисткой…

Если познакомиться с историями великих пар мира, то может сложиться впечатление, что Музой сумеет “работать” только очень близкая женщина. Часто это так. Но здесь очень важно понимание того, что Муза и супруга – не всегда одно и то же.
Сегодня, когда мир стремительно меняется, на профессиональном поприще люди строят прежде всего партнерские отношения.
Справедливости ради надо сказать, что современные руководители скорее разведутся с женой, чем откажутся от личного ассистента, которого (которую) они берут с собой, перемещаясь по карьерной лестнице.
Что еще нужно, чтобы быть Музой? Что нужно, чтобы шелест крыльев не заглушал мысли Творца?
К любому “продукту” творчества люди относятся очень ревностно, трепетно. Иногда сомнение, лишь мелькнувшее в интонации, способно разрушить долгие деловые отношения.
Секретарь-Муза всегда немного в тени. За исключением тех рабочих моментов, когда ей необходимо играть другие роли и решать иные задачи, например представительские.
Итак, создавать атмосферу, понимать, поддерживать, выслушивать руководителя – профессиональные обязанности Музы-секретаря.
Творческих вам успехов на рабочем месте!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль