text
Секретариат

Расстановка приоритетов для секретаря и офис-менеджера

  • 1 февраля 2010
  • 2742

Согласны ли вы с тем, что срочное в нашей работе часто маскируется под важное, а для важного не остается времени? Как справиться? Вот один из принципов работы, помогающих правильно расставить приоритеты...

Согласитесь, часто в нашей работе возникают ситуации, когда дела наваливаются буквально отовсюду, и абсолютно все они выглядят важными и срочными!

Секретарей такие ситуации справедливо раздражают, и примеры этого можно увидеть на Форуме нашего сообщества. Как справиться? Одно из решений проблемы расстановки приоритетов в работе называется «Принцип Эйзенхауэра»:

Все дела можно распределить на:

1)Важные и срочные.

2)Важные и несрочные.

3)Неважные и срочные.

4)Неважные и несрочные.

Как видим, все, что мы делаем, определяется двумя критериями: срочность и важность. Есть дела важные и срочные. Собственно, работа спасателя или врача скорой помощи и состоит только из таких дел, ведь представители этих профессий постоянно спасают жизни. Среди офисных работников похожие задачи стоят у кризисных менеджеров, биржевых брокеров: они постоянно в напряжении, от их решения зависит жизнеспособность компании. Иными словами, эти люди ответственны за то, чтобы результат их работы был выполнен как можно быстрее и как можно лучше.

Есть дела неважные, но срочные. Как раз такими вынуждены заниматься секретари, не расставившие вовремя приоритеты и не оговорившие сферы ответственности. Скопировать документы для сотрудника из другого отдела, подготовить отчеты для бухгалтерии… Ни один из просителей, конечно, не согласен ждать, и когда неожиданно появляется дело у непосредственного начальника, которому мы и должны по идее подчиняться, на него не остается времени. Полагая, что времени хватит на все, секретарь работает в атмосфере постоянной спешки, суматохи, которой нет конца: ведь получив согласие один раз, проситель придет снова. Секретарь становится жертвой ложных обязательств, большую часть времени он сфокусирован на ближних целях и лишен времени и возможности спланировать что-либо более масштабное…

Что говорят на это специалисты по тайм-менеджменту? Специалисты говорят, что решение проблемы – в глобальной перестройке жизненных приоритетов: они должны находиться не в области проблем (предположим, сотрудники обиделись за то, что вы не хотите копировать их документы, а начальник сделал выговор за то, что вы не успеваете с его поручениями), а в области возможностей. Делайте не то, что вы должны делать, а то, что вы можете, и, соответственно, за что можете быть полностью ответственны как специалист и профессионал своего дела. Особенно следует подчеркнуть то, что срочность и важность работы должны быть на первом месте у непосредственного исполнителя, а не у других людей – сотрудников, друзей или родственников.

Сформировать у себя самого правильное отношение к работе помогает планирование важных, но не срочных дел. Их, как правило, чаще всего откладывают в долгий ящик, несмотря на очевидную важность. Это повышение квалификации, получение образования, изучение языков… даже такое простое дело, как систематизация документов в папках, значительно облегчит работу, но так как оно не является срочным, его скорее отложат на потом, чем сделают. Отложить важное, но несрочное заставляет четвертый, последний тип дел: несрочные и неважные. Это «убийцы» рабочего времени: интернет, мессенджеры, перекуры и кофе-брейки.

Согласны ли вы с тем, что срочное в нашей работе часто маскируется под важное, а для важного не остается времени? Как применить принцип Эйзенхауэра на практике в каждодневной рутине нам, офисным работникам?

Ольга Михальчук

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.