Расстановка приоритетов для секретаря и офис-менеджера

2645
Согласны ли вы с тем, что срочное в нашей работе часто маскируется под важное, а для важного не остается времени? Как справиться? Вот один из принципов работы, помогающих правильно расставить приоритеты...

Согласитесь, часто в нашей работе возникают ситуации, когда дела наваливаются буквально отовсюду, и абсолютно все они выглядят важными и срочными!

Секретарей такие ситуации справедливо раздражают, и примеры этого можно увидеть на Форуме нашего сообщества. Как справиться? Одно из решений проблемы расстановки приоритетов в работе называется «Принцип Эйзенхауэра»:

Все дела можно распределить на:

1)Важные и срочные.

2)Важные и несрочные.

3)Неважные и срочные.

4)Неважные и несрочные.

Как видим, все, что мы делаем, определяется двумя критериями: срочность и важность. Есть дела важные и срочные. Собственно, работа спасателя или врача скорой помощи и состоит только из таких дел, ведь представители этих профессий постоянно спасают жизни. Среди офисных работников похожие задачи стоят у кризисных менеджеров, биржевых брокеров: они постоянно в напряжении, от их решения зависит жизнеспособность компании. Иными словами, эти люди ответственны за то, чтобы результат их работы был выполнен как можно быстрее и как можно лучше.

Есть дела неважные, но срочные. Как раз такими вынуждены заниматься секретари, не расставившие вовремя приоритеты и не оговорившие сферы ответственности. Скопировать документы для сотрудника из другого отдела, подготовить отчеты для бухгалтерии… Ни один из просителей, конечно, не согласен ждать, и когда неожиданно появляется дело у непосредственного начальника, которому мы и должны по идее подчиняться, на него не остается времени. Полагая, что времени хватит на все, секретарь работает в атмосфере постоянной спешки, суматохи, которой нет конца: ведь получив согласие один раз, проситель придет снова. Секретарь становится жертвой ложных обязательств, большую часть времени он сфокусирован на ближних целях и лишен времени и возможности спланировать что-либо более масштабное…

Что говорят на это специалисты по тайм-менеджменту? Специалисты говорят, что решение проблемы – в глобальной перестройке жизненных приоритетов: они должны находиться не в области проблем (предположим, сотрудники обиделись за то, что вы не хотите копировать их документы, а начальник сделал выговор за то, что вы не успеваете с его поручениями), а в области возможностей. Делайте не то, что вы должны делать, а то, что вы можете, и, соответственно, за что можете быть полностью ответственны как специалист и профессионал своего дела. Особенно следует подчеркнуть то, что срочность и важность работы должны быть на первом месте у непосредственного исполнителя, а не у других людей – сотрудников, друзей или родственников.

Сформировать у себя самого правильное отношение к работе помогает планирование важных, но не срочных дел. Их, как правило, чаще всего откладывают в долгий ящик, несмотря на очевидную важность. Это повышение квалификации, получение образования, изучение языков… даже такое простое дело, как систематизация документов в папках, значительно облегчит работу, но так как оно не является срочным, его скорее отложат на потом, чем сделают. Отложить важное, но несрочное заставляет четвертый, последний тип дел: несрочные и неважные. Это «убийцы» рабочего времени: интернет, мессенджеры, перекуры и кофе-брейки.

Согласны ли вы с тем, что срочное в нашей работе часто маскируется под важное, а для важного не остается времени? Как применить принцип Эйзенхауэра на практике в каждодневной рутине нам, офисным работникам?

Ольга Михальчук

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль