Управляем временем и...собой

987
В профессии секретаря очень важным является умение грамотно планировать рабочее время, а для карьерного роста нужно находить возможности самосовершенствоваться в свободное от работы время. Учитесь на сайте PRO-Секретариат делать больше! А какие секреты управления  временем знаете вы?

В профессии секретаря очень важным является умение грамотно планировать рабочее время, а для карьерного роста нужно находить возможности самосовершенствоваться в свободное от работы время. Учитесь на сайте PRO-Секретариат делать больше! А какие секреты управления  временем знаете вы?

Где найти время на все?

Задания, не сделанные вовремя, множатся, как снежный ком. Сколько ни закрывай глаза и ни говори себе: «Я подумаю об этом завтра», дела никуда не денутся. Чем больше тянуть, тем больше завалов придется разгребать в один вовсе не прекрасный, а ужасный день… Не лучше ли делать все вовремя?

Грамотное планирование – достаточно сложная наука, которой учат на специальных курсах. Однако существуют несколько простых правил, соблюдая которые, вы не только всегда будете справляться со всеми делами, но и. что немаловажно, сохраните достаточную мотивацию.

Работать хорошо и быстро

Специфика работы секретаря такова, что часто нельзя предугадать объем работы на ближайший день или неделю. Это зависит  от текущих дел и поручений руководителя. Однако в случае подготовки крупных дел оптимизировать работу не только можно, но и нужно. Предположим, вам давно пора приняться за составление сводного отчета. Но он такой большой и делать его так скучно, что вы только обещаете себе приняться за него «завтра», и каждый день откладываете начало работы. Но в то же время вы знаете, что делать отчет вам все-таки придется, и осознание этого отнюдь не рождает в вас теплые чувства к еще не начатой работе. Попробуйте сделать так:

  • Разделите работу на несколько частей. Рассортируйте данные по их типу, дате, источнику. Части могут быть разного размера, но по отдельности они уже не будут казаться такими страшными, как весь отчет.
  • Напишите план подготовки отчета. Он должен иметь «запас» – пару дней до «часа икс». Лучше сдать работу пораньше, чем нервничать и заканчивать ее в ударные сроки.
  • Старайтесь делать каждую намеченную часть работы сразу начисто: с первого же раза уделяйте повышенное внимание подсчетам, построению диаграмм, оформлению. Это сэкономит вам массу времени на проверку работы перед сдачей, а кто знает, какие дела появятся через несколько дней!
  • Поработав длительное время,  спросите себя: «Может, сейчас не надо отдыхать? Может, еще поработать, пока работается?» Мысленно согласитесь на это: «Ну, ладно, 15 так 15» и работайте еще 15 минут – вы позволили себе поработать еще, а не заставили себя, так что продуктивность должна быть выше.
  • Записывайте, сколько раз в день вы обычно отвлекаетесь на посторонние сайты, почту, болтовню, и поставьте себе задачу делать это реже. Например, если вы отвлекаетесь 10 раз, то снизьте это число до 7.
  • В начале рабочего дня делайте список текущих дел, и по мере их выполнения вычеркивайте из списка. Вид уже вычеркнутых задач очень стимулирует к тому, чтобы закончить планируемое в срок.

Успевать больше

Без сомнения, вы не забываете о профессиональном росте и стараетесь быть в курсе всех новых требований, предъявляемых на рынке труда к профессии секретаря, постоянно пополняете свой багаж знаний, читаете полезные книги и учите языки. Время, потраченное на самообразование, также можно оптимизировать.

1.Составьте для дополнительных занятий свое расписание. В него должны попасть и планируемое количество прочитанных книг, и регулярные занятия иностранными языками. В дальнейшем строго следуйте ему – сначала будет сложно, но постепенно вы втянетесь и жить по расписанию станет гораздо проще.

2.Совмещайте несколько дел. Едете на работу – читайте книгу. На обед пригласите коллегу, который может поделиться ценным опытом. Готовите ужин – послушайте аудиокнигу. Способов оптимизировать занятия много, придумайте те, которые устроят именно вас.

3.Поддерживайте порядок дома и на работе. Подумайте, что можно сделать, чтобы и дома использовать рабочее пространство как можно более эффективно.

4.Учитесь скорочтению, повышайте скорость печати на клавиатуре, осваивайте компьютерные программы-организаторы рабочего времени. Прогресс не стоит на месте, и, заинтересовавшись, вы найдете достаточно полезных вещей, экономящих усилия и позволяющих грамотно организовать рабочее и личное время.

5.Оптимизируйте общение с окружающими. Избегайте тех людей, которые склонны бесцельно проводить время, тянуть его. Ни к чему продуктивному такое общение не приведет.

В целом, ваш девиз должен быть таким: не стремитесь сэкономить время, а стремитесь достичь большего. Тогда вы успеете все!

Елена Русских



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль