text
Секретариат

Как секретарю улучшить рабочий процесс с помощью компьютера?

  • 20 сентября 2010
  • 2536

С распространением компьютеров выполнять текущую работу секретаря становится все легче. Компьютеры помогают нам находить, хранить и сортировать информацию, быстро и аккуратно готовить документы, распечатывать бланки и приказы, планировать задачи на текущий день, неделю, месяц. Однако зачастую мы используем компьютер не столько рационально, как могли бы...

Как секретарю улучшить рабочий процесс с помощью компьютера?С распространением компьютеров выполнять текущую работу секретаря становится все легче. Компьютеры помогают нам находить, хранить и сортировать информацию, быстро и аккуратно готовить документы, распечатывать бланки и приказы, планировать задачи на текущий день, неделю, месяц.

Однако зачастую мы используем компьютер не столько рационально, как могли бы. Из скромного помощника компьютер превращается в пожирателя рабочего времени. Но, освоив несколько несложных приемов работы с компьютером, мы сможем не только сэкономить время, но и открыть для себя массу новых возможностей.

Итак, как оптимизировать время, проводимое за компьютером.

1. Вопреки распространенному времени, планировать дела лучше не за компьютером, а на бумаге – в органайзере и на карточках. Такой способ организации дел не даст вам отвлечься на мессенджеры, почту и другие развлечения, доступные за компьютером. К тому же, исследования по тайм-менеджменту показали, что оптимальное время планирования дел – 5-10 минут: за это время достаточно занести в план все самое важное, не отвлекаясь на частности.

2.Программное обеспечение, помогающее планировать дела и проекты, самые популярные из которых – Outlook и MS Project, нравится многим, но с одной оговоркой: эти программы отлично работают у тех, кто ощущает к ним склонность. Перед тем, как внедрять в рабочий процесс компьютерные планировщики, трезво оцените свои потребности и наклонности. В конце концов, кому-то нравится вносить любое дело в виртуальные базы данных, а кто-то работает эффективно только с традиционными бумажными органайзерами.

3. Не проверяйте электронную почту слишком часто. Это достаточно делать один или два раза за день – так вы освободите много драгоценного времени.

4. Избегайте онлайн-мессенджеров, таких, как ICQ. Лучше всего, если вы будете в рабочее время доступны только своим коллегам, с которыми вам необходимо оперативно общаться по работе – но не более.

5. Автоматизируйте рабочие процессы. К примеру, бланк документа совсем не обязательно готовить каждый раз заново. Освоив принципы работы в Word, вы сможете создать шаблоны документов на все необходимые рабочие случаи. Кстати, полезные обучающие статьи по работе в Word можно найти в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Автоматизировать можно не только создание документов, но и хранение файлов, архивов, написание писем.

6. Совет по организации файлов в вашем компьютере: не сохраняйте файлы на рабочий стол: это тормозит работу компьютера, а в случае переустановки операционной системы файлы, хранящиеся на Рабочем столе, удаляются без возможности восстановления. Своевременно переносите файлы в «Мои документы» или другие папки на жестком диске!

7. И, напоследок, о праздничных роликах, играх и презентациях, которые так любят присылать нам коллеги в преддверии всех крупных праздников. Не правда ли, знакомо: в канун праздника ваш почтовый ящик бомбардируют десятки одинаковых роликов, которые шлют вам все ваши коллеги… Пожалуйста, не пересылайте эти файлы дальше: как правило, они очень тяжелы и их одновременная пересылка десяткам адресатов создает серьезную нагрузку на почтовый сервер вашей фирмы. Действительно важные письма могут просто не дойти! Лучшим выходом в такой ситуации может стать организация коллективного просмотра забавного ролика на одном из компьютеров фирмы.

Наталья Волгина
 

 

Станьте автором сайта!

Вниманию участников сообщества PRO-Секретариат! Хотите поделиться с коллегами своими мыслями по поводу работы, отношений с коллегами, устройства офиса? А может быть, вы вели дневник на отдыхе, и теперь у вас есть красочный отчет об отпуске с фотографиями? Или вам удалось решить  психологическую проблему на работе, и вы мечтаете поделиться своим решением с другими? Пишите нам – мы с удовольствием опубликуем ваши статьи на сайте.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.